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第三方检测机构记录管理程序

第三方检测机构记录管理程序

1.目的

为保证对检测活动的复现、验证和追溯，确保记录完整和安全，

特编制本程序。

2.范围

适用于各种质量活动和检测记录的管理。

3.职责

3.1质量负责人:

3.1.1负责组织建立公司的全部记录；

3.1.2批准记录借阅与销纳；

3.2技术负责人:负责技术记录的管理。

3.3综合办公室:归口管理和保存各类文件、记录；

3.3.1资料管理员负责记录的收集、分类（卷）、标识、编目归档、

保管以及记录的借阅、回收和销毁；

3.3.2仪器设备管理员负责仪器设备管理记录的整理和控制；

3.3.3物品管理员负责物品管理记录的收集整理、归档和控制。

3.4各检测室:指派人员负责本室记录的整理、归档和控制。

3.5全体员工：应在质量活动和技术活动中认真及时记录活动的过

程和数据。

3.6质量负责人应维护本程序的有效性。

4.工作程序

4.1记录的分类

本公司将记录分为两大类：质量记录和技术记录。

4.1.1质量记录

所有质量管理体系活动（过程）中产生的记录。包括：文件控制

记录、各种质量计划、质量监督记录、内部审核记录、管理评审记录、

纠正措施记录、预防措施记录、不符合检测和/或校准工作记录、处理

客户抱怨的记录、员工培训和考核记录、仪器设备管理记录、评价外

部服务和采购活动的记录等。

4.1.2技术记录

所有技术活动（过程）中产生的记录。包括：合同评审记录、原

始观察记录、导出数据、跟踪验证的记录、检测和/或校准记录、期间

核查记录、比对、能力验证和内部质量控制的结果记录、分包记录、

已发出的每份检测和/或校准报告副本等。还包括各种记录表格、图表、

工作单、工作笔记等。

4.1.3记录的承载媒体可以是纸张，或磁带、软盘、移动硬盘、光

盘等电子媒体。

4.1.4记录保存时间

各类质量、技术活动记录如需保存一年以上的，均应形成档案。

包括：

a)管理体系文件档案，保存2年

b)员工技术档案，长期保存

c)仪器设备和标准物质档案，长期保存

d)检测报告资料的保管期限，检测资料档案保管期限为6年。

e)检测档案可是纸质或电子文件。电子文件应与相应纸质文件一

并归档保存。

f)保管期限到期的检测资料档案销毁应进行登记、造册后经技术负

责人批准。销毁登记册保管期限为6年。

4.2记录格式的编制、审批

4.2.1记录格式应科学、适用，包含足够的信息。质量负责人负责

组织管理部门制定适合于本公司管理体系运行所需的各种质量活动记

录格式，并负责其审批；

4.2.2各检测室负责人负责根据承检产品或项目的特点组织制定技

术活动所需的记录格式。编制过程中应充分听取专业技术人员的意见，

确保科学适用并满足检测活动能够追溯的要求。技术负责人负责技术

活动记录表格的审批。原始记录应包括以下内容：

1)原始记录的标题(如:XX产品/项目检测原始记录)；

2)原始记录的唯一编号和每页及总页数的标识；

3)检测对象的状况；

4)封样记录（适用时）；

5)检测的依据和方法；

6)使用的仪器设备名称和编号；

7)记录观察得到的数据、计算公式和导出的结果；

8)检测时的环境条件；

9)检测日期；

10)检测人员、校核人员的识别；

11)参与样品制备人员的标识(如果适用的话)；

12)附以分包检测的报告（如果有的话）。

4.2.3各种记录格式经审批后，由资料管理员按《文件控制和管理

程序》规定编号管理。凡在公司检测活动中使用的表单均应有唯一性

编号，受控管理。

4.2.4综合办公室保存记录格式的原件。

4.3记录的填写要求

4.3.1全体员工应在质量活动中认真填写和记录质量活动的过程和

数据,要求做到：及时、真实、内容完整、字迹清晰，能准确识别。书

写时应使用蓝/黑色钢笔或签字笔，不得漏记、补记、追记。如有特殊

保存要求的，员工在填写质量活动