毕业典礼暨学位授予仪式会务服务投标方案（技术方案）.docx

毕业典礼暨学位授予仪式会务服务投标方案目录

第一章技术响应文件 3

1.1.项目需求理解 3

1.1.1.采购需求响应 3

1.1.2.实施原则 4

1.1.3.其他要求 5

1.2.具体服务要求 6

1.2.1.项目理解 6

第二章会务服务策划方案 9

2.1.目标 9

2.1.1.基本原则 9

2.1.2.会务人员选聘 9

2.1.3.会务人员培训 10

2.1.4.会务服务操作规程 11

2.2.会务服务人员仪表、仪态要求 15

2.2.1.会务服务需求确认： 20

2.2.2.座谈会座位安排： 29

2.2.3.设备调试 31

2.3.会议会务统筹能力、质量控制 35

2.3.1.营销部 35

2.3.2.前厅部 53

2.3.3.餐饮部 60

2.3.4.工程部 71

2.3.5.保安部 75

2

2.3.6.财务部 81

第三章视频拍摄方案 83

3.1.前期准备 83

3.1.1.中期拍摄 84

3.1.2.后期制作 84

3.1.3.动画制作 85

3.2.整体策划方案 87

3.2.1.制作组与需求方初次沟通，了解需求 88

3.2.2.与客户亲密接触，详尽了解需求方要求88

3.2.3.制片组和创意人员做出初期创意脚本方案

和报价 89

3.2.4.项目应急措施 101

3.2.5.项目质量保障体系及措施 104

3.2.6.现场管理应遵守的原则 105

3.2.7.技术服务 106

第四章后勤保障方案 107

4.1.会议安全保证措施 107

4.1.1.会议活动安全管理措施 108

4.1.2.安全用品及备用物料管理 108

4.1.3.项目安全人员管理 109

4.1.4.安全应急预案管理 110

4.2.其他需要补充的内容 112

4.2.1.服务承诺 112

3

第一章技术响应文件

1.1.项目需求理解

1.1.1.采购需求响应(我方完全理解并响应)

项目基本概况

项目名称：XX协和医学院2021届毕业典礼暨学位授予仪式会务服务

服务地点：东单三条九号及首都剧场，以最终确定地点为准

举办时间：2021年7月3日-4日(上午半天),以最终确定时间为准

进场筹备(设备安装及彩排)时间：2021年7月3日(暂定，具体以实际通知为准)

项目背景及内容：

毕业典礼是院校一年一度的大型学生活动，是协和文化教育的重要组织形式，对于学生来说是一生难忘的重要时刻。

本次采购拟选聘一家合格的供应商，能够承担或协调解决舞台幕及背景板制作、背景板、展板制作、导引牌制作、胸卡、邀请函、议程、典礼手册制作等；灯光音响电子屏幕租赁、现场直播、摄像、录制及剪辑、发布、摄影师、导播师、音响师等；椅子、讲台、车辆等租赁；会场速记、化妆师、矿泉水物资、大合影场地平整等工作。

4

会务服务内容：

会务服务工作主要涵括如下方面(包括但不限于):

(1)领导和嘉宾的接待及交通等；

(2)设计创作会议通知、参会证件、参会须知等会议材料；

(3)全程高清摄影摄像，并提供同步在线直播(视具体情况而定);

(4)协调专项活动场地安排、提供相应设施设备租赁等；

(5)设计、制作、发放参会嘉宾证、工作人员证、参会证、车辆通行证、邀请函等各类票证；

(6)会场报到接待(提供相应人员、设施设备);

(7)会场现场统筹管理服务；

(8)礼仪人员管理

(9)策划营造落实会场氛围，宣传制作；

(10)设计、制作胸卡、议程、毕业典礼手册、背景板、展板、大合影场地平整等物料；

(11)安排工作人员提供全程会务保障服务。

1.1.2.实施原则

会务服务的周到性和贴身性。会议材料的准确性和时效性。实施费用的合理性及节约性。

5

1.1.3.其他要求

供应商须具有举办同类大型活动经验，能够快速响应，熟悉院校活动风格，设计制作、视频拍摄等精美质量达到高标准。

供应商提供详细的会务服务策划方案，整个大会活动的工作流程、工作时间表。

供应商应提供详细的项目实施方案(包括拟投入的项目实施管理及技术人员、设备配置、承诺完成时间等)。。

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