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关于电子文件管理系统建设的影响

因素分析三篇

篇一：关于电子文件管理系统建设的影响因素分析

在社会组织和个人的活动中，电子文件管理系统（erms）正在逐步应用到电子

文件的管理活动中，根据ICA的提法，电子文件管理系统是“为业务活动提供

证据而对电子化生成文件进行形成、利用、维护和处置的自动化系统。这些系

统要维护恰当的背景信息（元数据），将文件与其证据支持相联系。”电子文

件管理系统在电子文件的捕获、维护、利用和处置方面具有重要的功能，分析

影响电子文件管理系统建设的相关因素，研究电子文件管理系统的建设方式，

以期更好地实现系统的文件管理功能。

一、业务分类提高系统的简易性

（一）业务分类方案设计的要点。电子文件管理系统的主要功能包括对电子文

件的分类组织功能，完善系统的分类组织功能是建设完善电子文件管理系统必

不可少的前提。系统的业务分类依据和分类方案的设计是系统进展的显著标志。

系统中包含要求分类组合的许多因素，其中有对业务分类方案（bcs）、文件保

留目录、安全分类、元数据要求等。这些因素共同体现了系统中的文件分类方

案的设计实施，综合考虑各组合因素的标准，以科学的分类原则为指导，实现

系统的文件管理功能，更准确地表达文件的保存价值。

（二）业务分类方案的实现。在系统的文件分类方案中，职能分类原则贯穿在

文件分类和元数据管理等各组合因素标准中，在BCS（businessclassification

schemes）中，具有相似职能范围的文件被存放在相同的位置，形成一种按照业

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务归类的逻辑结构，这种按照组织业务归类形成的逻辑结构，使BCS不仅仅是

表面看起来的文件计划，而且更突出了BCS的根本特质，更完整地表达了组织

的原则。

另一方面，元数据的保留也离不开职能分类原则。围绕职能分类保留元数据不

但可以减少系统保存的数据量，减轻系统负担，还可以快速查找到与特定范围

关联的信息记录的起点，提高检索速度，增加系统的使用简易性和组织管理的

一致性。

当然，职能分类原则在系统中的应用情况取决于电子文件法律、法规的完善，

以及用户惯有的文件管理方式的改变。在主客观条件都得到改善的条件下，职

能分类无疑是系统高效实现文件管理功能的最佳方式。

二、需求的分析是系统建设的动力支持

系统的需求动力是系统进展完善的必要条件和重要支撑，系统的需求可以分别

按照需求层次和需求类型来划分，

（一）需求层次。按照需求层次划分，系统的需求动力来自三方面：首先，有

来自组织的管理者或者用户对系统的目标要求，他们要求系统的功能符合他们

的文件管理操作要求，更能适应他们的组织文化，这一层次的目标要求体现了

高层次的需求和价值。其次是来自文件管理者的需求，他们期望系统能有效解

决他们在电子文件管理中的困惑，提高他们电子文件的管理实践效果。最后是

来自系统的技术开发人员的需求，技术开发人员研究系统的功能设计时候主要

是围绕前两层次需求，综合考虑前两层次需求对系统的功能要求。实际上，这

三个层次的需求不是孤立存在的，他们之间互相影响，不断互动共同推动系统

的进展。第三层次的需求依赖前两个层次需求，是前两层次需求在系统实现上

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的集中体现，第三层次的需求实现由前两层次需求共同支撑。可见，系统设计

时要充分考虑不同群体在不同层面的合理需求。

研究系统的需求层次时，有两方面需要特别注意。一方面，第一层次的需求描

述具有模糊性抽象性的特点。对于第一层次需求而言，如何正确提炼要求并作

具体描述，如何准确表达需求含义，如何找到可靠的实践支撑，这些都会影响

到系统的功能设计。另一方面，所有的需求都具有多样化的特点，每个群体的

需求不同，处理方式也会有差异。对于组织而言，更加关注对所掌握信息资源

的持续性一致性的控制，而用户更多考虑自己的管理方式是否受组织控制的影

响。系统的设计和运行必须妥善处理组织的统一需求和用户个人需求之间的矛

盾，充分考虑和理解电子文件管理实践来调和这两种极端，实现系统的顺利运

行。

（二）需求类型。国际上对电子文件管理系统的需求类型分类从功能需求和非

功能需求来划分。在具体实践中，非功能需求对系统的进展具有更重要的意义。

非功能性需求是指系统为满足用户业务需求而必须具有且除功能需求以外的特

性，一般非功能性需求描述了系统的易