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档案管理规章制度

xx公司档案管理规章制度

一、总则

1.为了加强公司档案的管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。

2.本制度所称档案，是指公司在生产、经营、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案管理机构及其职责

1.公司设立档案室，负责档案的管理工作。

2.档案室的主要职责是：

a)负责档案的接收、整理、分类、编号、保管、统计和提供利用等工作；

b)对公司各部门的档案工作进行监督和指导；

c)组织开展档案的鉴定、销毁工作；

d)办理档案的借阅、归还、转让等手续；

e)遵守国家档案保密规定，确保档案安全。

3.各部门的档案员负责本部门档案的收集、整理、保管和利用工作。

三、档案的归档与移交

1.凡属于公司档案范围内的文件材料，都应按照有关规定及时归档。

2.纸质档案应使用符合档案保护要求的纸张和装具进行整理，并定期进行修补和复制。

3.音像档案应使用磁性载体或光盘等载体进行存储，并定期进行备份和迁移。

4.电子档案应使用符合档案保护要求的设备进行存储，并确保数据的安全性和完整性。

四、档案的保管与保护

1.档案室应具备防火、防盗、防潮、防鼠等安全设施，确保档案的安全。

2.档案室内应保持清洁、整齐，定期进行清扫和消毒。

3.对破损或变质的档案应及时进行修复或复制。

4.遵守国家档案保密规定，对涉密档案进行加密和保护。

5.对于重要档案，应采取异地备份或定期备份等措施，防止数据丢失。

五、档案的利用与开发

1.公司员工因工作需要查阅档案时，应经相关部门负责人批准，并办理相关手续。

2.外单位人员查阅档案时，应持介绍信并经过相关部门负责人批准。

3.利用档案时，应尊重档案的原貌和真实性，不得擅自修改、伪造或泄露档案内容。

4.对于重要的档案信息，应进行深入挖掘和分析，为公司决策提供依据。

5.鼓励员工积极参与档案的开发和利用工作，提高公司的档案管理水平。

六、档案的鉴定与销毁

1.档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定工作。

2.鉴定工作应根据档案的内容、性质、价值等因素进行综合评估，确定是否需要继续保存或销毁。

3.对于需要销毁的档案，应遵循相关规定和程序进行销毁。销毁前应进行登记和审批，并确保销毁过程符合保密要求。

4.对于仍需继续保存的档案，应采取相应措施加以保护和管理。

七、附则

1.本制度自发布之日起施行。

2.本制度的解释权归公司档案室所有。

3.本制度可根据公司实际情况进行调整和修订。

档案管理规章制度（1）

xx公司档案管理规章制度

一、总则

1.为了加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案资源，为公司生产、经营、科研、管理等提供及时、准确、完整的档案资料，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》等法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

2.本制度适用于公司各部门、所属单位（以下简称各部门）的档案管理工作。

二、档案管理机构与职责

1.公司设立档案馆（室），负责档案的管理工作。档案馆（室）应配备专职档案管理人员，负责档案的接收、整理、保管、统计、鉴定、利用和保密等工作。

2.各部门应明确档案工作负责人，协助档案馆（室）做好档案管理工作，并指定专人负责本部门的档案工作。

三、档案管理范围

1.公司各类文件、资料、合同、协议、证明等纸质文件材料。

2.公司各类电子文件、数据、照片、录音、录像等非纸质文件材料。

3.公司对外交往中形成的重要文件、资料等。

四、档案管理流程

1.文件资料的收集

各部门在日常工作中形成的文件资料，应及时整理、归档，交档案馆（室）统一管理。任何个人不得据为己有或拒绝归档。

2.文件资料的整理

档案馆（室）负责对收到的文件资料进行整理，编制目录并装订成册。文件资料应真实、准确、完整，并符合国家有关标准。

3.文件资料的保管

档案馆（室）应建立健全档案保管制度，确保档案安全、完整、可用。档案馆（室）应定期对档案进行检查、清查，做到账物相符，防止档案损坏、丢失。

4.文件资料的利用

档案馆（室）应积极开发档案信息资源，按照规定向社会提供服务。利用档案时，应遵循合法、公正、客观的原则，不得泄露国家秘密和商业秘密。

5.文件资料的销毁

对于失去保存价值的文件资料，档案馆（室）应按规定进行鉴定、审批后进行销毁。销毁时应指定两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。

五、档案管理人员职责

1.遵守国家有关档案管理的法律法规和公司规章制度，认真履行档案管理工作职责。

2.负责档案的接收、整理、保管、统计、鉴定、利用和保密等工作，确保档案安全、完整、可用。

3.对所承办的业务活动和所接触的档案资料保