《会务接待工作手册》.docx

《会务接待工作手册》

名目

第一章接待工作.三、交通

四、会谈五、参观六、住宿七、餐饮

其次章会务工作一、预备

二、材料三、食宿四、交通五、场地六、其他

七、会务工作中一些留意事项第一章接待工作

接待工作是呈现xxxx风貌、显示治理水平的主要工作之一，也是完成各项业务工作的重要组成局部。接待工作一般都具有较严格的打算性，但有时也会有突发和易变的特点，这就要求接待部门的工作既热忱周到，急躁细致，又有条不紊，井然有序。

同时，在接待工作中，应严格遵守上级单位和公司的有关规定。

一、接待工作根本要素接待工作主要应留意5w要素。what〔什么事〕、when〔什么时间〕、who〔什么人〕、how〔怎样做〕和where

〔什么地方〕。

1、what〔事由〕

首先应了解客人来访的目的。这是接待工作的根底，由于随后一切工作都必需依此而进展，通常包括以下几种：商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参与典礼、礼节访问等。

2、when〔时间〕

这是指客人来访的日期和时间，包括到达时间、在我单位逗留时间、离开时间、以及相关的车次航班状况等。

3、who〔人员〕

人员是指来宾的根本组成状况，包括人数、姓名、身份〔职务、级别等〕、性别、民族等，尤其应了解来访客人中最高领导的状况。

同时，依据来访事由和人员状况，确定我方出面接待人员，一般应把握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出面接待的最高领导。

4、how〔方式〕

方式则是指接待所承受的形式，这主要由接待的事由来打算。不同的事由将打算接待地点的选取和布臵。

5、where〔地点〕

地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。例如：进展大会或典礼，

当级别较高的客人来访时，可在正式会场旁备一小型休息室，供双方领导在会前小憩和见面。所选用会谈场所的座位数宜略多于双方总出席的人数，到达既能融洽沟通又相对宽松的效果。另外，就近原则也是要考虑的因素，使会谈、住宿、就餐的地点相对靠近或顺路，可以节约时间和精力。

二、预备接待前的预备是做好接待工作的重要组成局部，是整个接待工作能够顺当进展的根底。预备工作包括来访信息确实认、补充；确定接待规格；制定接待打算等方面。

〔一〕确认来访信息

来宾信息的收集，是做好接待预备工作的根底。在接到接待任务后，首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面：

1、来访客人状况。包括来访人数；主要成员姓名、身份〔职务、级别等〕、性别、民族〔在食宿等方面有无特别要求和风俗习惯〕、随行联系人及联系方式等。

2、来访打算。包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交

4通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。

此外，还应告知来宾我方接待人员的姓名、联系方式等信息，便于双方的沟通和信息的准时更。联系时要留意复述关键信息，如人名、号码、日期、航班班次等，请对方确认，以保准确。

〔二〕补充相关信息

由来宾方面供给的信息格外有限，缺乏以支持接待工作圆满完成。因此，接待人员要依据状况扩展信息。

1、来访单位的状况。包括来访单位的概况、特色和所处地区的概况等。这些信息摘录、整理、打印后分送参与接待的主要领导和工作人员。

2、重要来宾的主要经受。来宾地位尊贵，需要进展一对一的接待时。接待人员应了解嘉宾的个人信息，包括个人资料、主要经受等。这样才能在接待中做好细节工作，使彼此心情愉悦。

〔三〕规格定位接待工作中，规格定位是一个格外重要的环节。在把握有关信息后，主要依据来访人员状况、时间与目的，准时向主管领导汇报，确定我方接待规格及参与人员，并制定接待打算。一般来讲，接待规格依据实际状况分为三种形式。

1、对等接待，这是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体一样而实行的一种接待形式。

2、高格接待，是指我方出面接待的领导比客人职务高而实行的一种接待形式。5

3、低格接待，是指陪客比来客职务低而实行的一种接待形式。在接待工作的预备中，只有对接待规格做出正确的定位，才能确定应当邀请哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完成接待打算。

〔四〕制定打算制定打算是接待工作的重点之一。尤其是重要来宾来访，应准时向主管领导和有关同志汇报，听取领导对接待工作的安排意见，同时召开接待工作会议，在安全保卫、交通用车、伴随人员、经费开支、活动方式、日程安排、接待规格、接待地点、汇报内容、参观路线、后勤保障、宣传报导等方面做出准确、恰当的部署，

确保接待打算顺当实施。制定打算可通过填写《接待事务安排表》使打算完整和具体，其中的关键内容包括以下三方面：

1、物质预备，包括。住宿安排、用餐安排、会谈地点、参观点、接待用车和有关文字材料等。

2、参与人员，依据对方来访目的、活动需要来确定，其中的重点是落实我方出面接待的最高