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物资采购支付管理制度
第一章:总则
第二章:物资采购具体内容
第三章:采购业务原则和权限管理
第四章:采购流程
第一章总则
为了规范公司采购业务流程,防范采购业务风险,控制采购支出,保证公司正常秤经营活动,降低采购成本和付款风险,特制定本制度。
第二章物资采购具体内容
本制度所指采购物料具体指:
日常办公用品、耗材:笔、打印纸、笔记本、办公用品等。
办公设备及交通工具:电脑、打印机、复印机、扫描仪、硬盘、汽车等。
生产设备:所有生产用的机器、配件、工具用具等。
办公家具:桌椅、文件柜、保险柜等。
本制度所需招标的支出具体指:
大设备支出。
工程项目支出。
房屋建筑物支出。
第三章采购业务原则和权限管理
采购业务原则
公司所有采购业务均由相关对口采购人员负责。
日常办公用品、办公家具、由行政办公室负责;
生产设备及其他由生产部采购人负责;
供应商的选择应遵循三家报价的原则,如为单一供尖商或独家供应商,采购部门必须加以说明或解释;
合同管理原则,需经招标的采购必须按照经济合同管理制度与供应订立采购合同;
为了节约采购成本和提高采购效率,一般采购业务应尽量采用集中采购的方式统一采购,寻找供应商并签定年度供应协议,减少紧急采购;
供应协议每年由采购部门和使用部门共同评估,总经理批复后,总经理决定是否更换供应商;
采购货款除小额(1000元以下)采购外必须通过银行结算;
各类采购严格执行预算审批额度,超过预算或有特殊情况的需执行追加预算程序。
本公司应按以下采购权限进行采购:
公司采购部是负责物品采购的管理部门。
在保障服务和节约成本的前提下,价值100以下的物品经公司使用部门负责人批准后由公司采购员于当地采购。
招标项目采购支出,须经公司股东会决议后进行招标,后由采购部执行采购。
公司各部门协助采购并监督和审查各采购活动。
第四章采购流程
物资采购流程
需要进行招标采购物资的程序
申请人填写《物资采购计划申报审批表》→部门负责人审批采购申请→公司负责人审批采购申请→股东会决议→公司进行招标选定供应商→公司采购部进行采购→仓库管理员/专业部门进行验收→仓库管理员填写入库单进行入库→采购员执行申请付款流程
不需要进行招标采购物资的程序
申请人填写《采购申请单》→部门负责人审批采购申请→公司负责人审批采购申请→公司采购部进行采购→仓库管理员/专业部门进行验收→仓库管理员填写入库单进行入库→采购员执行申请付款流程
招标流程图
由采购部制定招标计划→由招标小组审批→采购部发布招标公告邀请潜在单位→由投标人领取并登记资格预审文件→采购部汇总登记单位资料,提交确定投标人选→招标小组确定投标方人选→采购部制作或委托第三方制作招标文件和标底→投标人领取招标文件→第三方制作招标文件、标底→招标小组确定标底→采购部接受整理投标文件→招标小组开标→确定中标单位→向中标单位发中标通知书→中标签约。
物资采购流程管理
采购申请
公司各部门所需物品均由各使用部门提交采购申请,物品请购需填写“物资采购计划申报审批表”,招标采购项目需提交“招标采购申请”。
使用部门应尽量提前提出采购申请,给与采购部门足够的采购时间,采购部门应在合理的采购时间内及时完成采购任务;
预算负责人应将采购申请与采购预算进行核对,并标明预算执行情况。预算内申请正常执行采购流程,预算外需提交情况说明。
使用部门按照采购流程完成采购申请单的相关审批后传递到采购部。
选择供应商并订购
采购部应对所需物品选择至少三家供应商,对采购物品询价对比,提交总经理审批,确定供应商后签订当年供应合同。
采购部接到请购单后,应对采购申请进行严格审核,确定采购的品种、规格和数量,遵循定点采购原则,无定点采购的物品遵循“三家比价”原则选择供应商进行采购;
采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容;
不能在请购部门约定时间到达的,采购员需及时通知以便请购部门及时调整应对方案。采购员必须监控采购订单的完成情况,每天定时检查未完成请购单。
采购物资出现质量问题或需要维护时,采购人员需及时配合相关部门与供应商联系。
3、验收
(1)采购货物到达后,仓库管理员应立即根据采购申请单与到货进行认真核对,根据验收结果填写外购入库单,除一份自留以外,其余传递到采购部、财务部,以分别登记相关台账,在验收时,如出现与采购申请不符的,应如实做出相应记录,并填写书面报告报采购部,及时补充或更换。
(2)仓库管理员需当场与相关人员交接和验收,并记录相应的验收记录,需要专业部门进行验收的,入库单上需要有专业人员的验收签字。
4、付款
采购部每月定期向财务部提交需支付的采购费申请。
财务部在收到采购部递交的有关文档时,必须及时做好以下审核工作:
检查所有表
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