员工档案管理基础标准.docVIP

职员档案管理标准

1范围

本标准要求了人事档案管理职能、管理内容和要求及检验和考评。

本标准适适用于企业人事档案管理工作。

2引用标准

《中国档案法》

《中国保密性》

《干部档案工作条例》

3管理职能

3.1人事档案管理工作，在总经理领导下，由人力资源部具体实施，明确专员负责。

3.2职责

3.2.1总经理负责领导全企业人事档案管理工作，组织落实党和国家相关人事档案管理方针、政策、法规、条例和纪律。

3.2.2人力资源部在总经理领导下，实施上级相关人事档案管理政策要求，责任人事档案搜集、判别、整理和保管；办理人事档案查阅、借用和传输；做好人事档案管理安全工作。

3.3权限

3.3.1

3.3.2

3.3.3人事档案专责人必需保守档案秘密，有权拒绝不按要求进行借用、查阅人事档案。

4管理内容及要求

4.1档案管理

4.1.1

4.1.2

4.1.3

4.1.3.1本企业通常干部档案。

4.1.3.2本企业工人（包含退休，逝世和劳动协议制工人）档案。

4.1.3.3流感人员档案。

4.1.4

4.1.4.1所保管人事档案，要逐人具体登记编号，新建和转递人档案要在十天内登记、编号、整理完善后归档保管，做到正确、实用、排列有序、查找方便、提供快速。

4.1.4.2定时对所管档案进行检验、核实，每六个月查对一次档案数量，每十二个月全方面检验分析一次，对所缺材料要查明原因，和相关部门联络，立即补充，对不应存档材料立即清理。

4.1.5

4.1.5.1人事部门应设专门档案室保管档案，并设有整理、查阅、接待场所，场所要利于保密。

4.1.5.2档案要存放于铁制保险柜中。

4.1.5.3档案室要完备各项安全防范方法，确保档案防火、防盗、防晒、防潮、防尘、防蛀。

4.2档案利用

4.2.1

4.2.1.1凡包含职员本人入党、入团、出国、考察、审查、职位任免、工作调动、离退休、组织处理、福利待遇、婚丧等，需要了解情况时，能够提供本人档案。

4.2.1.2凡因编写党史、人物传记、地方志、史志要了解当事人经历和社会实践情况，和她人案件亲密关系，而当事人因病重不能口述、书定或死亡，可提供档案中履历和自传部分。

4.2.1.3公安、保卫、纪检、监察等部门因业务需要，了解职员相关情况时，可提供相关部分。

4.2.1.4其它特殊情况。

4.2.2

4.2.3

4.2.3.1查阅

4.2.3.1.1查阅人事档案，应由二人进行。

4.2.3.1.2人事部门应视查阅用途，确定是否提供人事档案或提供相关材料。

4.2.3.1.3上级主管部门（或领导）需查阅档案，人事部门给予提供。

4.2.3.1.4查阅档案，必需在人事部门指定地点进行，不得拿出或带到其它地点。

4.2.3.2借阅

4.2.3.2.1人事档案通常不外借，特殊情况下需要阅借，必需陈说理由，经人事部门责任人同意，填写“档案借阅单”后方能借阅。

4.2.3.2.2上级主管部门（或领导）需要借阅档案，人事部门给予提供。

4.2.3.2.3借用档案要在二周内归还，到期可续借，逾期不归还人事部门要催要，借阅人不得将档案私自转借。

4.2.4

4.2.5

4.2.6

4.2.6.1

4.2.6.2利用者不能查阅本人及其亲属档案。

4.2.6.3利用者必需珍惜档案，注意档案清洁，不得随意拆散档案，或在档案上勾、抹、涂、

画、折角、叠页等，不得私自装人或撤出材料，不得从档案中抽换材料，不得随便公开议论

和摘抄，复制档案内容。

4.2.6.4借用档案有妥善保管，严格保密，不得转借。

4.3调查证实材料

4.3.1外单位要索取人事调查证实材料，应有市及以上机关组织、人事等部门“调查证实材料介绍信”或“函调证实材料信”

4.3.2调查证实材料信、函不能直接利用档案。

4.3.3

4.4档案转递。

4.4.1

4.4.1.1转递档案原因。

4.4.1.1.1职员调出本企业

4.4.1.1.2干部职员变动、任免改变了主管、协管单位。

4.4.1.1.3职员刑满释放异地安置或到其它单位工作。

4.4.1.2转递档案材料原因

4.4.1.2.1需要补充进入档案材料

4.4.1.1.2经判别应由上级或外单位保留材料。

4.4.1.2.3经判别应由上级或外单位复查材料。

4.4.1.2.4经判别应退回单位补办手续或重新制作材料。

4.4.2

4.4.2.1档案及档案材料必需经过机要交通转递或由组织，人事部门派专员送取。

4.4.3

4.4.3.1转出

4.4.3.1.1转出人事档案或档案材料应填写《人事档案材料转递通知单》和档案或档案材料一起发出。

4.4.3.1.2成批转出时应编制《人事档