文件管理培训教材PPT课件.pptx

BYD文件管理;内容概要：;一、文件制作管理规定;2.系统文件层级划分

2.1本公司管理系统文件按其性质分为三阶：

第一阶文件（MS）：手册。

第二阶文件（MSP）：程序文件及相关规定。

第三阶文件（WI）：只在各事业部范围内适用流程，职责及相关系统文件。

2.2文件签核表制作格式：

2.2.1编制管理系统文件及技术规范时，需填写【文件发行/修

订/废止通知单】（见附表1，引用《文件控制程序》之附

表2），交部门主管审核，最高主管批准，

2.2.2如果提案单位拟定的文件须在OA上公布时，需再填写

【管理文件审批表】（见附表2，引用《公告文件、通知

及对外公文制作管理规定》之附表1），交部门主管或副

总裁审核，并由副总裁决定是否交由总裁批准，然后交由

总裁办负责在OA上公告。;3.系统文件格式

3.1系统文件基本格式如下：

首页/修改页：文件之封面/文件修改记录表。（见附件1）

内容说明页：文件概括简要说明，根据需要设置。

目录页/内容页：文件之目录/文件之正文。（见附件2）

附件：文件内容涉及之附图，附表等。

3.2系统文件首页格式说明：

文件名称：填入所编制的程序文件名称。

文件属性：填入文件属性：分“技术规范”和“系统文件”两种。

版次/修订状态：

版次：依序以A，B，C……Z表示。（I,O,X除外）

修订状态：依序以0~5表示。

正式发行时，新版次从A开始;修订状态次从0开始。文件修订时须变更其修订状态，即每修改一次，修订状态向前递进一位，当文件的修订状态为5时，

亦需变更版次，版次变为B，修订状态随着变为0。当内容页数有增加或减少时，同样采用以上方法次进行变更。

针对开发段前期的版次采用AX、BX、CX…..ZX形式，直至转为量产。;4.系统文件编码原则

文件共分为一、二、三阶文件：

4.1一阶文件：手册（MS）------18模块

MS–X

ManagementSystem章节和模块代码：;4.2二阶文件：程序文件及相关规定（MSP）

MSP–XX–X-NNN

程序代码模块代码内层级码流水码

ManagementSystemProcedure一级主程序为1，

二级支持性程序为2，

三级支持性规定及指导书为3,

如：MSP-08-1-001

4.3三阶文件：各事业部内部所有文件（WI）

WIXXX-NNN

程序代码事业部代码模块代码流水码

WorkingInstruction

如：WIA01-0001;4.4事业部或产品部代码：;5.系统文件正文格式

每份文件制作内容都需含概以下七要素:

1、目的；2、适用范围；3、参考文件；4、定义；

5、职责；6、程序；7、附件；

5.1目的：阐述编写此文件的意图，该条文的叙述应

简单明了。（此项均需设置）

5.2适用范围：阐述此文件适用的工作范围或生效单位及

需规范的作业范围。（此项均需设置）

5.3参考文件：列出文件引用的标准和使用本文件涉及到

的其它主要系统文件，包括其编号和文件

名称。（此项需设置，如无参考文件则注

明“无”即可）