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外贸客户接待流程是怎样的
一、方向
公司接待客户的宗旨、原则和目的
宗旨:让客人感到宾至如归,亲切舒适
原则:注重细节、尊重客户并促进发展
目的:提高公司来访客户的下单率(包括当场下单和访后下单),并将来访客户发展为忠诚客户
二、客户来访前各部门准备工作:
1.行政部:(业务员提前3-5天通知行政部,做好来访准备。)
1)准备一套高质量的茶具或咖啡杯,提升公司形象和品位。最好选择纯白色瓷杯或玻璃杯,要求行政部在7月15日前购买好茶具或杯子。
2)饮品:客人到达前一小时告知前台,询问客人喜欢茶、咖啡还是饮料。
3)纪念品:除了公司常规的相框,业务员提前3天通知行政是否需要额外准备纪念品。行政部提前一天交给业务员,如果是相框,最好在客人到来时先拍照,以便企划部有足够时间设计相框。
4)工具箱:包括电池、剪刀、螺丝刀、订书机等,放在行政部,专门用于接待客人。
5)环境布置:客人到达前半小时打开展厅空调,由业务员通知时间。在展厅循环播放客户国家的国歌。
6)欢迎牌:写上客户国家、公司名和客户姓名。在欢迎牌前摆放一盆花。
2.仓库:业务员需提前一天告知仓库客人来访,仓库准备和测试样品并充电。客人到达时,若业务员有要求,仓库人员需陪同测试产品。
3.展厅管理:业务员提前一天通知展厅管理员,整理展厅并查漏补缺,确保所有产品充电。
4.业务员或跟单:
1)负责与各部门沟通传达信息。
2)业务员或跟单需提前一天准备报价单和目录,熟悉产品价格。
3)在客人到达之前电话跟进,主动询问客人位置并与司机沟通。
二.细节(按时间段)
1.电梯接待:业务员在上楼过程中告知客人会有简短的欢迎仪式,与客人聊天并面带微笑,轻松自在地问候客户。
2.欢迎仪式:公司所有同事站在公司门口,列队欢迎客户并热烈鼓掌。
3.客人进入公司后,由业务员介绍各部门代表,代表们要热情地与客人问好握手。若是大客户,总经理需出来迎接。
5.送客人出门:1)询问客人是否需要我们叫车,由行政部安排出租车到楼下,不要让客人自己找车。2)赠送纪念品并送客人到楼下,互相拥抱道别。
一、机场接人流程
很多人以为这是一个容易的事情,但是你要想到飞机可能会晚点,你的客户可能中国的手机号码还没有开通,根本没有办法联系等等的问题。
首先,如果你是新人,那么一定要亲自去机场接人,绝对不能只是叫个司机过去就行了,这个时候一定要显示你的重视,而且作为新人,一般你手上都没有什么单要去跟,所以客户才是你最重要的,在网上发几十份的邮件也比不上你亲自去与客户面对面的谈。
其次,如果你是第一次见这个客户,那么你一定要准备接人板板上面一定要写明公司的名字,然后是客户的名称,在乘客出口处,一定要大大方方的举起来,有些人会觉得不好意思,其实没有什么必要的,对于一个跑来外地谈生意的人,没有什么比他一下飞机就有人立刻把他接走来的更加的开心。因为如果他下了飞机,还要找来找去都找不到你,这个时候他一定会很担心,特别是那些第一次来中国,而且英文水平也不是很高的那些客户,这一点更加重要。
第三,接到客户,简单的认识之后,要搞清楚下面几个问题:
1.咨询一下客户是否要办中国的手机卡。
2.客户是否要简单的吃点东西(飞机上虽然有餐饮供应,但是有些客户是不喜欢那些食物的)
二、如何在车上交谈
一般来说,现在很多工厂跟机场的距离是比较远的,就我而言,大概就是2个小时左右,在这2个小时里,你也不可能什么都不说,所以你也要注意以下几点:
1.做足一切准备
来接客户之前,你一定要准备好公司的简介,一些的样板之类的东西。客户未必要看,但是如果他真的要看的时候,你一定要拿的出来,特别是对于一些时间很紧迫或者是工作狂的,他们是不会放过任何的时间的。如果客户是跟老婆或者孩子一起来,那么别忘了在车上准备一点小零食/饮料之类的东西,孩子毕竟不是大人,他们的目的不是谈生意,但是你也要照顾好。
2.客户要休息
如果客户在车上要求休息,很多新人觉得这是个非常好的建议,因为根本不需要自己去准备任何的话题,也不怕出错,但是你一定要知道,如果客户这样做的话,你就少了一个跟客户沟通的过程,当然如果你看到他真的也很累,他要休息也是很正常的。
3.简单的咨询一下旅程
跟客户聊聊旅程,这些都是很客套的话题
---机票好订吗?
---飞机上舒服吗?
---餐饮可以吗?
---飞机票需要确定回程吗?
对于一般的东南亚的客户来说,这个通常是不用的,因为飞机的航班比较多,而且比较密,而且去东南亚也非常方便,所以这个问题可以忽略,但是如果你遇到的是非洲或者中东的客户,这个问题非常重要,因为那边的航线比较少,而且很爆,他们订机票的时候,基本上是没有确定回程日期的,所以你一定要第一时间帮他们去排期,特别像阿联酋航空,卡塔尔航空这些,你要提前很长时间准备的,所以一定要聊这个话题。所有做外贸的新人,一
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