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QES体系文件控制程序

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DXC/QES·CX01-2011

1.目的

为了加强公司的文件管理，确保文件起草、印制、发放、保管等工作统一规范，防止

文件的丢失、误传和误用，确保工作场所得到并使用有效版本文件，特制定本程序。

2.范围

适用于公司各部门及项目部。

3.职责

3.1总经理：负责《管理手册》的审批。

3.2管理者代表：负责《程序文件》的审批。

3.3总工程师、副总经理：负责三级文件的审批。

3.4办公室：负责《管理手册》和《程序文件》的管理。

3.5各部门：负责本部门文件的管理工作。

4.程序

4.1文件的分类和层次

4.1.1文件的分类

a.管理体系文件：管理手册、程序文件、第三层次文件（如：管理制度、管理办法、

管理规定、工作手册等）。

b.合同文件：施工合同、分包文件、供货合同等。

c.技术文件：图纸、施工组织设计、项目质量计划等。

d.外来文件：法律、法规、规程、规范、技术标准。

e.其他文件：包括公司其他管理文件及上级下发的文件。

4.1.2文件的层次

a.第一层次文件：管理手册。

b.第二层次文件：程序文件。

c.第三层次文件：包括管理制度、管理办法、管理规定、工作手册等。

4.2文件的编制和审批

4.2.1管理体系文件

a.《管理手册》由办公室组织编制，管理者代表审核，总经理批准。

b.《程序文件》由办公室组织文件编写小组编制、管理者代表审核，总经理批准。

c.《第三层次文件》由主控部门、项目部起草，本部门负责人会审，公司主管领导批

准。

4.2.2技术文件

a.《施工组织设计》由项目经理负责组织编制，公司工程科负责审核，公司总工程师

批准。

b.《施工方案》由各项目部技术负责人组织编制，公司工程科批准。

4.3文件的编号

4.3.1文件管理要建立文件编号系统，具体编号方法详见本程序附件。

4.3.2所有管理手册和程序文件由办公室统一实施编号。

4.4文件的控制

4.4.1办公室对上级下发的及公司下发的所有文件实施控制，建立《文件收文/控制清单》。

每年更新一次并下发给各部门、项目部。

4.4.2工程科负责对规程、规范、技术标准等外来文件实施控制，建立控制清单，并随

时进行更新。

4.5文件的发放、签收

4.5.1文件发放前由主管领导识别其适用性并明确发放范围。

4.5.2办公室负责文件的发放，建立《文件发放记录》。文件发放采用网络发文的形式，

对特殊情况进行书面发文。收文单位在收到文件（网上/书面）后填写本部门的《文

件收文/控制清单》，对收到的文件进行有效的管理和控制。

4.5.3办公室应确保在对环境管理体系和职业健康安全管理体系有效运行的关键岗位和

其他使用处获得相应文件的有效版本。

4.6体系文件的使用和保护

4.6.1各单位要保持文件清晰，应注明日期（包括修改日期），标识明确、易于查找、妥

善保存。

4.6.2当文件使用人的体系文件破损严重影响使用时，可到办公室办理更换手续，交回

破损文件，换取新文件。新文件仍沿用原发放号码。

4.6.3文件发生丢失，其持有人应申请补发。

4.7体系文件的评审

4.7.1文件发布前由办公室组织有关部门对文件进行评审，不适用则进行修改。

4.7.2管理体系文件的评审应形成文件评审记录。

4.8文件的修改与更新

4.8.1修改权限

a.《管理手册》和《程序文件》修改时，应填写《文件更改申请单》，报请管理者代表

批准后进行修改。

b.《管理手册》由管理者代表提出修改意见，总经理批准。

c.《程序文件》由各主控部门提出修改意见，管理者代表批准。

d.第三层次文件由编写部门提出修改意见，公司主管领导批准。

4.8.2修改方式

a.修改部门以《文件修改通知单》形式下发更改内容，并确定具体更改方法。

b.局部更改：

划改：当更改内