会议费用分担协议.docx

会议费用分担协议

合同编号：__________

甲方：

乙方：

鉴于甲方与乙方拟召开会议，为明确双方在会议费用分担方面的权利和义务，经双方友好协商，特订立本协议，以共同遵守。

第一条会议主题与时间

1.1会议主题：__________

1.2会议时间：__________

第二条会议地点

2.1会议地点：__________

第三条会议费用及分担比例

3.1会议费用包括：__________

（1）场地租赁费用：__________

（2）会议资料费用：__________

（3）交通费用：__________

（4）住宿费用：__________

（5）餐饮费用：__________

（6）其他费用：__________

甲方承担比例：__________

乙方承担比例：__________

第四条费用支付与报销

4.1甲方负责会议费用的预付及报销事项，乙方应予以配合。

4.2甲方支付会议费用后，乙方应向甲方提供合法、有效的发票。

4.3乙方应在会议结束后____个工作日内，向甲方提交会议费用报销申请及相应证明材料。

第五条违约责任

5.1任何一方违反本协议的约定，导致会议无法顺利进行，应承担相应的违约责任。

5.2因不可抗力因素导致会议无法按约定进行，双方互不承担违约责任。

第六条争议解决

6.1双方在履行本协议过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。

第七条附则

7.1本协议一式两份，甲乙双方各执一份。

7.2本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至会议结束之日止。

甲方（盖章）：__________

乙方（盖章）：__________

签订日期：__________

一、附件列表：

1.会议费用预算表

2.会议场地租赁合同

3.会议资料制作费用报价单

4.交通费用明细表

5.住宿费用明细表

6.餐饮费用明细表

7.其他费用明细表

8.合法、有效的发票

二、违约行为及认定：

1.甲方未按约定时间支付会议费用：甲方未按照本协议约定的时间支付会议费用，视为违约。

2.乙方未按约定提供合法、有效的发票：乙方未按照本协议约定的时间向甲方提供合法、有效的发票，视为违约。

3.乙方未在规定时间内提交费用报销申请及相应证明材料：乙方未在会议结束后规定时间内向甲方提交会议费用报销申请及相应证明材料，视为违约。

三、法律名词及解释：

1.甲方：指本协议中承担一定义务，享有相应权利的一方。

2.乙方：指本协议中承担一定义务，享有相应权利的一方。

3.会议费用：指为召开会议而产生的各项费用，包括但不限于场地租赁费用、资料制作费用、交通费用、住宿费用、餐饮费用及其他费用。

5.不可抗力：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、社会事件等。

四、执行中遇到的问题及解决办法：

1.会议费用超出预算：若实际会议费用超出预算，甲乙双方可协商调整分担比例或寻找其他节省费用的方案。

2.甲方未按时支付费用：甲方应及时与乙方沟通，说明原因，并尽快支付欠款。若甲方延迟支付超过约定时间，应承担相应的违约责任。

3.乙方未按约定提供发票：乙方应及时向甲方提供合法、有效的发票。若乙方未能按约定提供发票，甲方有权要求乙方支付相应的税款及罚金。

4.乙方未按时提交报销申请及证明材料：乙方应及时向甲方提交会议费用报销申请及相应证明材料。若乙方未能在规定时间内提交，甲方有权拒绝报销相关费用。

五、所有应用场景：

1.企业间的业务交流会议

2.行业协会举办的研讨会

3.学术团体组织的学术会议

4.政府部门召开的政策解读会

5.各类培训课程及讲座

6.其他需要分担会议费用的场景