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声像公司档案制度

声像公司档案制度

一、前言

声像公司作为一家专业的影音制作公司，为了规范公司内部的档案管理工作，制定了本档案制度。本制度的实施应能够保证声像公司档案管理工作的规范化和标准化,提高档案的质量和管理水平，确保公司的各项工作运转顺利。

二、档案管理的目的和原则

1.目的

(1)保护文化遗产、资料和信息；

(2)保证公文、证照、合同等敏感档案的安全；

(3)保证档案资料的可持续性的保存、利用和传承；

(4)早期提供信息服务和支撑管理决策；

(5)使档案资料数据信息化、多媒体化；

(6)随时提供分析、咨询，方便实现管理，促进企业发展。

2.原则

(1)在国家及相关法律法规的指导下确立档案管理的目标和任务；

(2)以档案保护和档案服务为主要任务，充分发挥档案资料的价值和作用；

(3)加强档案管理的现代化建设，实行科学化、规范化、信息化、口碑宣传、教育培训；

(4)加强档案管理的宣传和教育工作，增强档案保护的意识。

三、管理范围

声像公司档案管理的范围包括：公司制定文化遗产保护的规划及实施方案、公司公文管理、公司合同管理、公司知识产权管理、公司财务管理、公司电子档案管理、公司网络资料与信息管理、公司人事管理、公司各项会议记录管理及其它有关会议文件资料等。

四、档案管理的组织和领导

(-)档案管理的组织

档案管理是由声像公司管理部门主管，由声像公司档案管理专门小组负责实施。档案管理的具体工作分工应当遵循分工，协作的原则，落实各岗位职责。

(二)领导机构

声像公司应当设立档案管理工作机构，而机构应当有明确的领导机构，由声像公司总经理或其委派的副总经理或董事长等领导机构担任。领导机构应当对档案管理工作进行领导、协调和监督，负责决策重要档案事项。

(三)档案管理人员的岗位设置

声像公司档案管理的岗位须包括档案管理主管、档案科长、档案员等。

五、档案的归档和保管

(-)档案的归类和归档

.应当根据档案的组成和时效性进行归类和归档，并按照相应的流程进行随时更新；

.在归类和归档的过程中，应当注意档案资料的安全和隐私，禁止档案资料的私自查阅、复制和泄露等行为；

.根据档案的保密程序，将涉密的档案资料进行特别处理，有需要时应当报请领导机构批准。

(二)档案保管的措施

.声像公司档案的保管需要做到有明确的管理责任和条理，防止档案资料遭受毁坏、损失和窃取；

.声像公司档案保管的仓库需要具备安全可靠性，保管环境必须干燥、通风、整洁，并实现对档案的安全访问控制；

.声像公司档案保管的仓库需要加强防盗、防火、防水、防震等措施，防止档案受到不可预见的变故而丢失。

六、档案的利用和保密

(-)档案利用的条件

.档案利用应当遵循公平、公正、公开的原则；

.档案利用的条件一般应当满足：申请者身份真实、利用时间有限、目的明确、审批通过；

.对于需要提供档案利用的机构或个人，应当按照程序进行档案利用协议的签订、归还和保管等手续。对于不存在利用手续的档案，其盗用、摧毁和泄密等行为概不容忍。

（二）档案保密的原则

.依照国家及相关法律法规，严格保密公司涉密档案资料；

.对于归档的档案及其复制品和副本均要严格控制，加强保密意识，并避免出现泄密情况。

.对于与保密规定相冲突的利用申请，必须经遂予否决。

七、档案管理的监督和考核

（-）档案管理的监督

.声像公司档案管理的监督应当实行内部监督、外部监督相结合的档案监督模式,保障监视机构运行的规范、透明、公开和专业；

.声像公司档案管理的内部监督考核工作应当有定期的检查，以检视档案管理具体工作的合规性和合理性；

.声像公司档案管理的外部监督考核工作应当建立外部监督的档案审核机构，以监督和评估档案管理的质量和效果，保障声像公司档案管理的规范性和卓越性。

二）档案管理的考核

.要求声像公司档案管理的组织、财务、人事等管理部门必须对档案管理工作予以高度肯定，并在工作考核中加以纳入；

.声像公司档案管理信息管理工作部门应当严格实施档案管理制度，并对工作人员进行考核和监督；

.对于在本规定中所提及的各种不当行为发现的、确认的，应当予以认真处理，并给予扣分、撤职或开除等处理措施。

八、附则

本档案制度的解释权和修订权归声像公司档案管理委员会和声像公司管理部门各一半所有。本档案制度自公布之日起施行。如有违规行为，将受到相应的纪律处分，严重者将受到相应的法律制度惩处。

以上就是声像公司档案制度，希望各位员工能够认真遵守，有效保证公司档案管理工作的规范化和标准化，确保公司各项工作运转顺利。