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公司档案管理办法及实施细则

企业档案管理办法及实施细则

为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性

和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《中华人民共和国

档案法》、《武汉市档案管理条例》，结合公司实际，特制定

本办法。

一、档案管理

1、具体内容

1.1档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部

档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、

会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成

以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。

1.2公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维

护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

1.3公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。

2、文件的收集与归档

2.1各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管

理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室

办理移交。2.2一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形

成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。会议

文件由办公室收集。2.3档案室在接收移交的档案后，应对移

交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。

2.4档案室对档案应辨别全宗、辨别年度、辨别种别划分

寄存、排列，寄存档案必须有专用的档案装具，档案排列办法

要科学，以便查找。2.5定期进行对库房档案的清理查对工作，

做到账务符合，对破坏、载体变质的档案要及时进行修补或复

制。

2.6收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回

原处。3、公司文件材料归档的基本具体要求

3.1归档的文件材料必须完整。

3.2归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经

营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

3.3归档的文件材料必须条理明白，符合其形成纪律。

4、公司文件材料的归档规模

4.1保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；

学习培训资料；工作计划、总结等。

4.2行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规

性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；

发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。

4.3人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工诨名

册、薪酬福利、培训登记表等。

4.4会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报

表及其说明，各种季度报表、月报表。

4.5谋划贩卖方面：有公司谋划决策和经销管理的各种记

录、文件、条约、协议等文件材料，市场经济信息和用户效劳

工作中形成的文件材料等。

4.6工程建设方面，涉及到的有关工程材料、项目条约、

工程图纸等。

4.7生产计划方面。有各种计划、统计报表和生产管理、

统计分析活动中形成的各种文件材料

4.8物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供

应和工具管理中形成的各种文件材料

4.9其他方面。

5、档案级别的划分：

5.1档案等级的划分尺度按照档案文件的性子、重要性、

档案类型、及常用程度划分为四个等级。

5.1.1一级为绝密文件

5.1.1.1国家保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等，

其等级划分为一级。

5.1.1.2公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、

总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会

议记录等，其等级划分为一级。

5.1.1.3本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一

级。

5.1.1.4本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属

于人事方面的档案，为绝密文件，其划分级别为一级。

5.1.2二级为机密文件

5.1.2.1本公司对外的正式发文与有关单元来往的文书。此

类型文书属机密文件，划分等级为二级。

5.1.3三级为秘密文件

5.1.3.1本公司的各种工作打算、总结、报告、请示、批复、

集会记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为秘密文

件，划分等级为三级。

5.1.3.2本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照

片、录音、录像等。属于秘密文件，其等级为三级。

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