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合同管理流程

编制

日期

审核

日期

批准

日期

修订记录

日期

修订状态

修订内容

修订人

审核人

批准人

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流程概况

流程目的

健全公司合同管理规范，规范公司合同管理程序，控制公司经营风险。

适用范围

适用于公司各类合同的管理。主要包括勘察合同、设计合同、营销合同、施工合同、材料/设备采购合同、工程监理合同、其他等为保证公司城市公司开发、公司经营的合同、协议。不含商品房销售合同及认购协议书的审定。

定义

合同经办部门：合同起草、报审的主责部门。

工程类成本控制部

材料设备类合同——招标采购部

设计类合同——设计管理部

营销类合同——营销策划部

报批报建类合同——总经办（报批报建）

通用类合同——人力行政部

合同归口管理部门：总经办（法务）。

流程主导部门

合同责任部门

流程参与部门

总部各部门、各城市公司

部门

流程中承担职责

总经办（法务）

组织标准合同的编制、发布、更新和管理；

负责编制各类合同标准模板；

审核权限范围内的合同拟定、签订；

负责合同履约检查；

负责合同的归档管理，并定期与财务管理部、合同使用部门对账。

负责组织合同变更和解除的处理，及时做好终止或解除记录；

负责合同纠纷处理时及时向行政管理部（对接外部律师）递交合同纠纷说明，同时应迅速收集有关证据。

合同执行部门

负责建立权限范围内的合同台帐；

负责合同洽谈与分发；

负责收集保存合同履行过程中相关记录、数据、证明材料等，进行对方履约情况评价，为建立公司合格供方提供依据。

人力行政部

负责合同档案管理。

流程图

工作程序

合同标准文本的编制

总经办（法务）负责拟制职责范围内的合同标准文本，相关部门给予协助。分别是：

总经办（法务）负责编制工程类/材料设备类合同标准模板，成本控制部、工程管理部、城市公司工程部参与；

总经办（法务）负责编制设计类合同标准模板，设计管理部协助；

总经办（法务）负责编制营销类合同标准模板，营销策划部协助；

总经办（法务）负责编制报批报建类合同标准模板，报建人员协助；

总经办（法务）负责编制通用类合同标准模板，人力行政部协助；

成本控制部负责编制各类标准合同的商务部分及造价咨询合同的标准版本；

拟制完成后总经办（法务）填写《合同标准文本审批表》，组织各类合同对应部门、财务管理部及以上部门分管高管合议会签，总经理审批。

批准后的合同标准文本由总经办（法务）保留正本并发布使用。

根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，应持续及时修改合同标准文本，合同标准文本修改同编制程序，每年举行一次。

合同拟定及签署

合同拟定及洽谈

合同除即时结清者外，应当采用书面形式。

合同的起草工作应争取由我方或以我方为主承担。总经办（法务）拟定合同文本（包括电子版），已制订并实施合同标准文本的，应采用标准文本。采用合同标准文本的，经双方协商，可对标准条款进行修改，也可增加补充条款。

政府有关部门有强制性规定，可采用政府有关部门要求的合同文本。

公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务，应参照以往相类似的合同文本另行拟定合同，并由法务审核后方可使用。

合同所有条款都必须具体、明确、完整，用词准确，责任清晰，不能含糊不清、模棱两可。手写部分字体要工整、认真，不得随意涂改。

当通过招投标或其它合法途径确定合同谈判单位后，合同经办部门应在谈判前对合同谈判对象的主体资格、资信状况、履行能力、经营状况、市场需求、产品/服务质量、价格等背景资料进行了解和调查。对方委托代理人签订合同的，经办人必须要求对方代理人出具有对方法定代表人签字并盖公章的书面授权委托书，同时要对授权的具体内容和授权期限进行审核。

重大的或涉外的合同谈判，应由法务人员（外聘律师）、外聘专家和经济、技术等专业人员参加。重大合同是指：（1）法律关系复杂的合同，或（2）其签订和履行将对公司的生产经营活动产生重要影响的合同；或（3）公司对外签订的标的额在200万元以上的合同（建议）。

合同经办部门在合同洽谈前，需就以下谈判准备事项进行安排：

确定谈判的目标；

确定必要时可作出的让步；

确定我方及对方的实际需求（或目标）和强制（或约束）条件；

准备初步的谈判日程及谈判内容的先后次序；

确定谈判的人选、分工和谈判的原则等。

合同审批

与合作方洽谈一致后，合同经办部门按照《合同审批表》的要求，将草拟好的合同（按合同类别，需相关部门参与）分别报相关部门分管高管审核，各审核人应在各自的职权范围内对合同提出书面修正补充意见，经办人员根据修改意见整理出最终的合同文本，报总经理审批。

审核分管高管可根据需要，要求总经办（法务）提供与合同有关的补充证明材料（按合同类别，需相关部门参与），承办人应予以配合。如审核分管高管对合同主要内容提出修改意见，合同承办部门需重新组织与供方的洽商（