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公章管理制度

一、公章的定义及分类

1.公章是指公司、企事业单位及其他组织在开展业务活动中，为证明文件的真实性、合法性而使用的印章。

2.公章分为以下几类：

（1）法定公章：包括公司章、法人章、财务章、发票章等。

（2）业务公章：包括部门章、项目章、合同章等。

（3）其他公章：包括临时章、备用章等。

二、公章的管理原则

1.合法合规原则：公章的使用必须符合国家法律法规及公司规章制度。

2.权限管理原则：公章的使用权限应当明确，实行逐级审批制度。

（1）法定公章：由公司法定代表人或其授权人审批。

（2）业务公章：由相关业务部门负责人审批。

（3）其他公章：由公司指定负责人审批。

3.安全保管原则：公章应当妥善保管，防止丢失、损坏、被盗用。

三、公章的使用范围

1.法定公章：

（1）公司对外签订合同、协议等法律文件。

（2）公司出具的各类证明、证书。

（3）公司对外开具的发票、收据等财务凭证。

2.业务公章：

（1）部门内部文件、通知等。

（2）项目文件、合同等。

（3）其他业务相关文件。

3.其他公章：

（1）临时性文件、通知等。

（2）备用公章在法定公章、业务公章无法使用时，可临时替代。

四、公章的保管与使用

1.公章的保管：

（1）公章应由专人负责保管，确保安全。

（2）公章保管人应定期检查公章的使用情况，发现问题及时上报。

（3）公章保管人变更时，须办理交接手续，明确交接时间、地点、数量等。

2.公章的使用：

（1）使用公章时，应填写《公章使用申请表》，注明使用事由、用途、数量等。

（2）审批通过后，公章使用人应按照规定用途使用公章，不得私自借给他人或挪作他用。

（3）公章使用完毕，应及时归还，并由保管人确认使用情况。

五、公章的监督管理

1.公司设立公章监督管理部门，负责公章的日常管理工作。

2.公章监督管理部门应定期对公章使用情况进行检查，发现问题及时纠正。

3.对违反公章管理制度的个人或部门，公司应视情节给予相应的处罚。

4.公章监督管理部门应建立健全公章管理档案，确保公章使用的可追溯性。

六、公章的刻制与报废

1.公章的刻制：

（1）刻制公章必须严格按照国家相关法律法规和公司规定进行。

（2）刻制公章前，须提交《公章刻制申请表》，经审批通过后方可进行刻制。

（3）公章刻制完成后，应由保管人验收，并办理入库手续。

（4）新刻制的公章应在启用前进行公告，以便公司内部周知。

2.公章的报废：

（1）公章因损坏、丢失、被盗等原因需要报废时，应提交《公章报废申请表》。

（2）经审批通过后，对报废的公章进行封存或销毁，并做好记录。

（3）公章报废后，应及时公告，以免造成公章误用。

七、公章使用的安全措施

1.加强公章保管人的安全意识，定期进行安全培训。

2.公章使用时应采取防伪措施，如使用防伪纸、荧光油墨等。

3.公章保管区域应安装监控设备，确保保管环境安全。

4.对公章使用过程中可能出现的风险进行评估，并制定应急预案。

八、公章使用的审计与合规

1.公司应定期对公章使用情况进行审计，确保使用合规。

2.审计内容包括但不限于公章使用申请、审批、保管、归还等环节。

3.对审计中发现的问题，应制定整改措施，及时整改。

4.违反公章管理制度的行为，应依法依规追究相关责任人的责任。

九、公章管理的培训与宣传

1.定期组织公章管理相关培训，提高公司员工的法律意识和公章管理能力。

2.通过内部宣传栏、培训会议等形式，加强公章管理制度的宣传。

3.对新入职员工进行公章管理制度的培训，确保其了解并遵守相关规定。

十、公章管理制度的修订与更新

1.公章管理制度应根据国家法律法规的变化和公司实际需要，及时进行修订和更新。

2.修订和更新公章管理制度时，应充分征求相关部门和员工的意见。

3.修订后的公章管理制度应进行公告，并组织相关培训，确保公司员工充分理解和执行。

十一、公章使用的责任与追究

1.公章使用人应严格遵守公章管理制度，对使用公章的行为承担法律责任。

2.若因公章使用不当造成公司损失或法律纠纷，相关责任人应承担相应责任。

3.对涉嫌违规使用公章的行为，公司有权进行调查，并根据调查结果采取相应措施。

十二、公章管理的监督与举报

1.公司设立举报渠道，鼓励员工对公章管理中的违规行为进行监督和举报。

2.对举报人的信息严格保密，保护举报人合法权益。

3.对查实的举报，公司应给予举报人适当奖励，并对被举报人进行严肃处理。

十三、公章管理制度的执行与检查

1.公司各部门应严格执行公章管理制度，确保公章使用的合规性。

2.公章监督管理部门应定期对各部门公章使用情况进行检查，发现问题及时纠正。

3.对公章管理制度执行不力的部门或个人，公司应视情节给予通报批评、处罚等处理。

十四、公章管理制度的解释与争议解决

1.本公章管理制度由公司公章监督管理