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公司采购制度管理制度及流程

一、引言

为确保公司采购活动的规范性和效率，降低采购成本，提高采购质量，制定本制度。本制度旨在明确公司采购管理的组织架构、职责权限、操作流程及监督机制，适用于公司各部门的采购活动。

二、采购组织架构及职责

1.采购决策机构

公司设立采购决策机构，负责审批采购计划、采购方式、采购合同等重大事项。采购决策机构由公司总经理、财务总监、相关部门负责人组成。

2.采购执行部门

公司设立采购部门，负责具体采购活动的组织实施。采购部门职责如下：

（1）编制采购计划；

（2）组织实施采购活动；

（3）签订采购合同；

（4）验收、移交采购物资；

（5）管理供应商关系；

（6）办理付款手续；

（7）汇总、分析采购数据。

3.监督审计部门

公司设立监督审计部门，负责对采购活动进行全程监督，确保采购活动的合规、廉洁。

三、采购流程

1.采购计划

采购部门根据公司业务需求，编制年度、季度、月度采购计划，提交采购决策机构审批。

2.采购方式

采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。采购部门应根据采购项目的特点、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。

3.采购公告

公开招标和邀请招标的采购项目，采购部门应在公司内部及外部媒体发布采购公告，明确采购项目、资质要求、投标截止时间等。

4.投标评审

采购部门组织评审小组，对投标文件进行评审，确定中标供应商。

5.签订采购合同

采购部门与中标供应商签订采购合同，明确合同内容、交货时间、质量标准等。

6.验收、移交

采购物资到货后，采购部门组织验收，确保物资质量符合合同要求。验收合格后，办理移交手续。

7.付款

采购部门根据合同约定，办理付款手续。

8.采购数据分析

采购部门定期汇总、分析采购数据，为公司决策提供依据。

四、供应商管理

1.供应商评审

采购部门应对潜在供应商进行评审，包括资质审查、生产能力、质量管理体系、售后服务等方面。

2.供应商库建立

采购部门建立供应商库，对合格供应商进行分类管理。

3.供应商评价

采购部门定期对供应商进行评价，根据评价结果调整供应商库。

五、采购监督与审计

1.监督审计部门对采购活动进行全程监督，确保采购活动合规、廉洁。

2.监督审计部门对采购合同执行情况进行跟踪审计，发现问题及时纠正。

3.监督审计部门定期对采购数据进行审计，分析采购活动的效益。

六、附则

1.本制度解释权归公司所有。

2.本制度自发布之日起实施。

3.如有与本制度相抵触的规定，以本制度为准。

七、采购风险管理

1.风险识别

采购部门应识别采购过程中可能出现的各种风险，包括市场风险、质量风险、合同风险、交付风险等，并制定相应的预防措施。

2.风险评估

采购部门对已识别的风险进行评估，分析风险的可能性和影响程度，确定风险等级，并据此制定风险应对策略。

3.风险应对

采购部门根据风险评估结果，采取有效措施降低或消除风险，确保采购活动的顺利进行。

4.风险监控

采购部门应建立风险监控机制，对采购过程中的风险进行持续监控，及时调整风险应对措施。

八、采购人员培训与考核

1.培训

采购部门应定期组织采购人员进行业务知识和职业道德培训，提高采购人员的业务能力和职业素养。

2.考核

公司设立采购人员考核制度，对采购人员的业务水平、工作绩效、廉洁自律等方面进行定期考核。

3.激励与惩罚

根据考核结果，对表现优秀的采购人员给予奖励，对未能履行职责或违反规定的采购人员给予相应的处罚。

九、采购信息化管理

1.采购信息系统

公司建立采购信息系统，实现采购活动的信息化管理，提高采购效率。

2.信息共享

采购部门应与其他部门实现信息共享，确保采购活动与公司其他业务环节的有效衔接。

3.数据安全

采购部门应加强数据安全管理，确保采购数据的真实性、完整性和保密性。

十、持续改进

1.采购部门应定期收集内部和外部反馈，对采购制度及流程进行评审和改进。

2.公司鼓励员工提出改进采购管理工作的意见和建议，对采纳的建议给予奖励。

3.采购部门应根据市场变化、公司发展战略等因素，不断优化采购策略，提升采购管理水平。

十一、外部协调与沟通

1.采购部门应与政府相关部门、行业协会等外部组织保持良好沟通，了解行业政策、市场动态等信息。

2.采购部门应与供应商建立良好的合作关系，通过定期沟通，优化供应链管理。

3.在处理采购争议和问题时，采购部门应积极与相关方协调，确保问题得到及时、妥善解决。

十二、采购预算管理

1.预算编制

采购部门根据公司年度经营计划和业务需求，编制年度采购预算，包括采购资金、采购数量、采购品种等。

2.预算审批

采购预算提交财务部门审核，由采购决策机构审批。

3.预算执行

采购部门在预算范围内开展采购活动