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时间管理哈佛经理时间管理
经理时间管理通则
□作业促效法
1.将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来
最近的办公自动化设备,大多具备便捷的功能,复印机自动送稿(ADF),即
为功能之
因此,不必再费事地一张张换稿,一次次按键。即使不在一旁看着,也无所
谓,可以大大
的节省人力与时间。
可是,这种精心设计出来的功能,却出人意料的并未受到广泛的应用。其原
因之一在于原稿的纸张大小不一。例如,在公司内部报表文件上经常可以发
现,文章是用文书处理机打在A4的纸上,而图表资料纸是B4大小。即使只
有一张大小不一,自动送稿功能(ADF)的威力,也要大大减小了,因此必须
首先统一资料等所有文件的纸张大小,不只是复印上,在各方面都将大大提
高效率。
2.单面使用活页纸
从学生时代起,我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然,有时也会使用一般
笔记本。不过,从讲究效率的观点来说,活页纸是最佳选择,而且最好只使
用活页纸的单面。
或许,这样会令人觉得太浪费,但是以单面使用每一张只记一个项目,即使
随着思路起伏随手记下,事后还是能分门别类自由地调整页码,使笔记更加
清楚易读。也就是说,必要的时候活页纸可以插换。此外复印时只单面使用,
可以免去一张张翻页的麻烦,得以顺利的进行作业。
3.把书架上大套书籍书背向下排置
百科全书类的大套书籍,可以称之为知识的宝库,平常应经常翻阅利用才是。
事实上,这类书籍往往被束之高阁,无人问津。
把大套书籍排上书架时,都要书背向下排置。大套书籍所以被人敬而远之
原因之一,在于难以放在普通的书架上。只要向下排置,就可以解决这个困
扰。把书背向下排置时,令书底朝外并在上面写上书名,这么一来就可以随
手抽取查阅,不会再有笨重、不便的感觉了。
4.利用百科全书的硬纸盒来收藏,可收一举两得之效
把百科全书排上书架时,应该一定先把硬纸盒取下来,让它“赤裸裸”地排
在书架上,其理由是,事先取下硬纸盒,需要时,即可迅速的抽取查阅所需
资料。而且取下的硬纸盒另有妙用。
百科全书或全集之类的大套书,一套都有数十册之多,利用这些硬纸盒做“整
理盒”,分门别类地收藏明信片、书信等信件资料,实在非常方便,盒子
容量又多,大小又适合放置书信、明信片,所以,按类别或用途分别收藏是
最理想不过了。以后检索找寻,自是“手到擒来”。
5.将经常使用的工作用语记号化、简略化
在处理的事务过程中,只要在访客的名片上,简单地写上“人、住、印、档”,
然后交给秘书,她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入名片簿
存档。像这样将经济使用的工作用语记号化、简略化,在交待工作的时候,
可以不必在口头上一一指示或写字条提醒要点,得以省去不少麻烦。不只
是一般的事务工作,连书信中经常使用的客套话也可加以简略化。例如“悉”
表示“来函敬悉”,“祺”表示“敬祝商祺!”等等,如此即可大大的提高
拟稿的速度,很快就可以交给秘书去打字。
6.将重要的剪贴资料印成B5大小
很多人都有剪贴报纸、杂志的习惯,不过,如果以此来整理应用资料,
未必是提高效率的方法。
例如,把资料贴在剪贴簿上或收集在信封中,在检索的阶段上,这种办法相
当不便。在管理者办公室中,剪下的报纸、杂志文章一律要复印,而且利
用复印机放大缩小的功能,全部统一成B5大小,这么一来,不但日后容易
整理,而且检索工作也会更为轻松愉快。
7.在活页纸的两侧打孔
我们习惯在活页纸的两侧打上二十六个孔,因为想同时对照两种资料时,可
随意夹左夹右,资料自然一览无遗。单面使用法的优点是,在这种情况下,
将性能发挥到极点。
如果有两侧打孔的活页纸,在装订归档之时,就更加方便,何乐而不为呢?
8.参考书籍在复印出所需资料后,要立刻归位
书架乱七八糟,找一本急需要的书都得花上大半天,当然会导致工作效率降
低。书架要以自己的方式随时整理得有条不紊,如此工作才能顺利的进行下
去。整理的要诀在于——尽快将使用过的书籍归位。
通常,工作前所需的资料,在一本书中顶多占两、三页左右,因此,不管搬
出多少本书,应都应只把必要的章节印下来,随即把书籍放回书架上,这么
一来,书架才能保持有条不紊,过后也不必为了找寻书籍,而浪费许多不必
要的时间。在整理与检索上,都是非常有效率的,实在是一举两得。
9.编制派得上用场的“专属用书”〖HT5”,5SS〗每个月都要写相当多
稿件。写一、两张稿件,往往就需要查阅好几本参考书,在这种情况下,一
本本翻阅查寻,就
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