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文明城市创建软件资料收集整理要点

各成员单位、各乡镇的软件收集整理工作主要包括：收集、审核、整理（排序、编目）、报送。

一、材料收集：

要求：材料须准备原始材料，具体要求为：全、细、特。

所谓“全”，就是各创建单位要对照本单位的创建目标，将三年内的资料准备齐全，不漏一项，不漏一条，不漏一分。

所谓“细”，就是要将本单位的软件资料做细、做实，切不可大而化之。

所谓“特”，就是对本单位的特色工作、项目、经验等，要多做、多说、多写，将兴化的文明创建特色做大、做靓。

内容：软件资料主要包括文字资料、影像资料和实物资料。以文字资料为主，影像资料应围绕文字资料做好收集，实物资料主要是奖牌奖杯等，其中授予我市（不是部门或乡镇）的国际、国家和有关部委正式颁发的、与文明创建直接相关的奖项，其奖牌奖杯在收集后要统一报软件资料组统一备检。

按照《创建文明城市软件资料收集整理提要》的要求收集近三年（2009至2011年）的软件资料。这里有个情况需要说明，就是对涉及到2008年甚至更早的，可延伸收集范围，以保持软件资料的有机连续性和完整性。

所有材料均须由出具单位盖章，以保证真实性，明确责任。

二、整理编目：

1、创建软件资料的分类和编号方法：

根据《江苏省文明城市测评操作手册》的有关要求，创建软件资料共分为122大项和若干小项，具体编号格式如下：

Ⅲ-X-X-X

其中，一级类目“Ⅲ-X”代表测评内容序号，具体编码为“Ⅲ-1~Ⅲ-122”；二级类目“Ⅲ-X-X”代表测评标准对应的编号，用阿拉伯数字分别填写；三级类目“Ⅲ-X-X-X”代表该案卷在该标准所有案卷中所处的位置，具体编号时，从该测评标准的第一卷起用阿拉伯数字“1”依次编大流水号。

2、文件材料和文件目录的打印格式要求：

文件材料、文件目录统一用与市政府发文规格相同的A4纸，文件材料页面设置按规定文件格式。

《文件目录》格式统一设置为：标题用一号字标宋体，项目栏用小四号字宋体，填写内容用五号字仿宋体。表格格式为上下居中。

例：文件目录格式：

文件目录

Ⅲ-1-2-1

件号

责任者

文号

题名

日期

页号

备注

01

兴化市委

兴委组

[2009]

96号

关于调整兴化市创建省级文明城市指挥部领导成员、成员单位和工作机构的通知04

文件目录中文号项必须与文件中文号一致，文号格式分为三行，第一行为机关代字，第二行为发文年度（用方括号），第三行为发文顺序号，没有文号的软件资料则此项不填；注意如果同报期号不可放在此项内，用括号放在题名项的最后。责任者可用通用的简称；题名栏中可省略责任者项；日期项按8位数字填写，如2009年4月6日则填8位数字分为上下两排，每排四个数字），页号为该份文件第一页在本卷中所处的页号。各单位上报纸质文件目录时，同时必须将电子文稿上报至创建办软件资料组。

3、软件资料整理要求

创建软件资料统一规定以件为整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文、超过两件的，则将的所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。复印件均要加盖单位公章。

4、装盒、排序要求：

所有材料一律按单份文件装盒，绝大多数单位在任务分解表中的责任项目都在两项以上，因此，不同项目的文件资料要按项目分别排序装盒，同时在装盒时要注意，上级文件在前，本级文件和下级文件在后，行文时间早的文件在前，迟的在后，做到一项一盒或一项多盒，不同项目的文件材料不能混合装盒。同一项目中不同年度的文件应分别装盒。最后将打印好的文件目录放在每盒材料的最上面。

文件资料装盒后用铅笔在档案盒的侧面标上三级编号，以便最终统一归档迎接验收检查。

5、图片、声像资料的整理：

各成员单位、各乡镇在创建过程中，形成了大量的照片和影像资料，这些也是软件资料的收集范围，而且是相当重要的部分，因为它能很直观地反映我们的创建过程，这部分材料的收集和整理，有特殊的要求。照片首先要用专用照片夹放好，然后再装盒，同时要妥善保管好底片，每张照片下面要附说明，也要编制相应的目录。影像资料（录像带）要刻录成光盘，附上说明，编好目录，再装盒保存。

各成员单位、各乡镇在整理文字资料时，要配合整理相关随卷图片资料和说明，使软件资料图文并茂、生动形象