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文明城市创建软件资料收集整理要点
各成员单位、各乡镇的软件收集整理工作主要包括:收集、审核、整理(排序、编目)、报送。
一、材料收集:
要求:材料须准备原始材料,具体要求为:全、细、特。
所谓“全”,就是各创建单位要对照本单位的创建目标,将三年内的资料准备齐全,不漏一项,不漏一条,不漏一分。
所谓“细”,就是要将本单位的软件资料做细、做实,切不可大而化之。
所谓“特”,就是对本单位的特色工作、项目、经验等,要多做、多说、多写,将兴化的文明创建特色做大、做靓。
内容:软件资料主要包括文字资料、影像资料和实物资料。以文字资料为主,影像资料应围绕文字资料做好收集,实物资料主要是奖牌奖杯等,其中授予我市(不是部门或乡镇)的国际、国家和有关部委正式颁发的、与文明创建直接相关的奖项,其奖牌奖杯在收集后要统一报软件资料组统一备检。
按照《创建文明城市软件资料收集整理提要》的要求收集近三年(2009至2011年)的软件资料。这里有个情况需要说明,就是对涉及到2008年甚至更早的,可延伸收集范围,以保持软件资料的有机连续性和完整性。
所有材料均须由出具单位盖章,以保证真实性,明确责任。
二、整理编目:
1、创建软件资料的分类和编号方法:
根据《江苏省文明城市测评操作手册》的有关要求,创建软件资料共分为122大项和若干小项,具体编号格式如下:
Ⅲ-X-X-X
其中,一级类目“Ⅲ-X”代表测评内容序号,具体编码为“Ⅲ-1~Ⅲ-122”;二级类目“Ⅲ-X-X”代表测评标准对应的编号,用阿拉伯数字分别填写;三级类目“Ⅲ-X-X-X”代表该案卷在该标准所有案卷中所处的位置,具体编号时,从该测评标准的第一卷起用阿拉伯数字“1”依次编大流水号。
2、文件材料和文件目录的打印格式要求:
文件材料、文件目录统一用与市政府发文规格相同的A4纸,文件材料页面设置按规定文件格式。
《文件目录》格式统一设置为:标题用一号字标宋体,项目栏用小四号字宋体,填写内容用五号字仿宋体。表格格式为上下居中。
例:文件目录格式:
文件目录
Ⅲ-1-2-1
件号
责任者
文号
题名
日期
页号
备注
01
兴化市委
兴委组
[2009]
96号
关于调整兴化市创建省级文明城市指挥部领导成员、成员单位和工作机构的通知04
文件目录中文号项必须与文件中文号一致,文号格式分为三行,第一行为机关代字,第二行为发文年度(用方括号),第三行为发文顺序号,没有文号的软件资料则此项不填;注意如果同报期号不可放在此项内,用括号放在题名项的最后。责任者可用通用的简称;题名栏中可省略责任者项;日期项按8位数字填写,如2009年4月6日则填8位数字分为上下两排,每排四个数字),页号为该份文件第一页在本卷中所处的页号。各单位上报纸质文件目录时,同时必须将电子文稿上报至创建办软件资料组。
3、软件资料整理要求
创建软件资料统一规定以件为整理单位,一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;会议记录等一本为一件;成套的会议材料各为一件;重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示,定稿不存档的,将正文与发文稿纸为一件;正文与文件处理单为一件;来文与复文可为一件;经过若干环节、层次办理的来文、复文、超过两件的,则将的所有的来文、复文分别作为一件;报表、名册、图册等按其原来的装订方式,一册为一件;未装订的式样同一的表格,以一定的单位组合,可装订在一起作为一件。复印件均要加盖单位公章。
4、装盒、排序要求:
所有材料一律按单份文件装盒,绝大多数单位在任务分解表中的责任项目都在两项以上,因此,不同项目的文件资料要按项目分别排序装盒,同时在装盒时要注意,上级文件在前,本级文件和下级文件在后,行文时间早的文件在前,迟的在后,做到一项一盒或一项多盒,不同项目的文件材料不能混合装盒。同一项目中不同年度的文件应分别装盒。最后将打印好的文件目录放在每盒材料的最上面。
文件资料装盒后用铅笔在档案盒的侧面标上三级编号,以便最终统一归档迎接验收检查。
5、图片、声像资料的整理:
各成员单位、各乡镇在创建过程中,形成了大量的照片和影像资料,这些也是软件资料的收集范围,而且是相当重要的部分,因为它能很直观地反映我们的创建过程,这部分材料的收集和整理,有特殊的要求。照片首先要用专用照片夹放好,然后再装盒,同时要妥善保管好底片,每张照片下面要附说明,也要编制相应的目录。影像资料(录像带)要刻录成光盘,附上说明,编好目录,再装盒保存。
各成员单位、各乡镇在整理文字资料时,要配合整理相关随卷图片资料和说明,使软件资料图文并茂、生动形象
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