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规范化文件管理制度范文

文件管理制度范本

一、总则

为了规范文件的生成、使用、传送、保存与销毁管理工作，提

高文件管理的效率和规范性，保证文件的真实性和可靠性，制

定本文件管理制度。

二、适用范围

本制度适用于本单位所有的文件管理工作。

三、文件管理的基本原则

1.真实性原则：文件应当真实准确地反映事实和信息，不得伪

造、篡改、隐瞒或遗漏重要信息。

2.秘密性原则：按照国家机密和单位内部规定，保密文件应当

进行严格的保密管理，防止泄露和损失。

3.完整性原则：文件应当完整保存，不得随意毁损、遗失或丢

失。

4.便捷性原则：文件的存放、传送、取阅应当方便快捷，使文

件的获取和使用更有效率。

四、文件的分类与编码

1.文件的分类：按照文件的性质和用途，将文件划分为行政文

件、业务文件、财务文件、人事文件、档案文件等几大类。

2.文件编码：每个文件均应有唯一的编码，便于管理和查找。

编码的规则和方法应当统一制定，并按照文件类别进行编号。

五、文件的流转与传送

1.文件的流转：文件的发文、收文、核稿和签字应当按照规定

的程序进行，确保每个步骤的文件可以被追踪和控制。

2.文件的传送：文件的传送方式可以采用纸质传送、电子传送

或者混合传送的方式，但必须保证传送的安全和及时性。

六、文件的保存与销毁

1.文件的保存：根据文件的重要性和保管期限，将文件分为永

久保存文件、长期保存文件和短期保存文件，并按照不同的保

管要求进行保存。

2.文件的销毁：到达保存期限或者经过审批程序，符合销毁条

件的文件，应当及时进行销毁，采取安全可靠的方式进行销毁

并留存销毁记录。

七、文件管理的责任与监督

1.文件管理责任：每个部门和人员应当承担相应的文件管理责

任，确保文件管理工作的有效性和规范性。

2.文件管理监督：建立健全的文件管理监督机制，确保文件管

理工作得到有效的监督和检查，及时纠正文件管理中的问题和

不足。

八、文件管理的培训与宣传

为了提高全体人员对文件管理制度的认知和遵守程度，本单位

应当开展文件管理培训和宣传工作，让每个人都认识到文件管

理的重要性和基本要求。

九、附则

1.对于特殊类别的文件，应当按照特定的法律法规或者行政规

定进行管理，本制度作为基础，并加以补充和修正。

2.本制度的解释权由本单位文件管理部门负责。

十、制度的执行与改进

1.文件管理制度应当严格执行。

2.对于制度执行中发现的问题和不足，应当及时总结和改进，

保证文件管理制度的实效性和适应性。

以上就是一份文件管理制度的范本，仅供参考。根据不同的实

际情况和需要，可以进行必要的修改和调整。但无论如何修改，

都应当坚持保障文件真实性、完整性和可靠性的原则，同时提

高文件管理的效率和便捷性。