办公自动化意义.pdf

政府要上网，企业要效益，办公自动化已成为机关和企业现代化管理的必

然趋势。在目前政府机构及企事业单位大力改革的外部环境下，办公自动化对

提高政府机关或者企业各部门的办公效率，提高决策的科学性、正确性，提高

综合管理水平和竞争能力都有着十分重要的意义。构筑企业内部网，实现办

公自动化，成为许多领导和信息主管部门的主要工作。

本文总结办公自动化在内涵、软硬件技术等各方面发展历程，提出一些实

施办公自动化过程中值得注意的问题，并探讨现代办公自动化系统的特点。

1.关注办公自动化内涵的变迁

办公自动化，英文OfficeAutomation，简称OA，是办公信息处理的自动

化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机

信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生

产率的目的。

办公自动化由70年代未80年代初在我国的提出，到现在已有了近二十年

发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的浮现，

办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。最早的办公自动化指的是传真机、打

字机、复印机等办公设备的使用。接着，办公自动化指的是用电脑进行文书存

贮、排版、及输出工作，用电脑进行人事、财务等进行管理。现代的办公自动

化系统观点认为：办公实际上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交

换、组织、分类、传递及处理，活动的协调，从而达到企业整体目标的过程。

传统的办公自动化多是指字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统，无法

实现信息的共享、交换、传递，无法实现单位、企业内部的协调，难以对非文

本的如：声频、视频、图形、OLE对象、扫描图象等多媒体信息、超文本信息

进行有效的处理。同时，传统的电子邮件系统没有对办公过程中的工作流提供

良好的支持，难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施，更好的

跟踪事务的处理过程。因此，现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共

享、交换、组织、传递、监控功能，提供协同工作的环境。

从这个意义上说，现代的办公自动化系统的作用相当于动物或者人类的神

经系统。目前成熟的基于客户/服务器结构的电子邮件系统和协作系统，较先

进的

/

Intranet/Internet(WEB)方式的办公自动化系统系统，都是企业数字神经系统

的重要组成部份。因此，我们在实施办公自动化时，必须注意到办公自动内涵

的发展变化，清晰认识到昨日的OA不是今天的OA，明天的OA也将不同于今

天的OA，要密切注意办公自动化技术及产品发展的最新发展。用这种观点来制

定办公自动化的有关规划，办公自动化才干用至少的资金，取得最好的效果。

2.办公自动化应用范围的发展

向来以来，许多人对向来以来，许多人对办公自动化办公自动化的理解有误，认为办公自动化只是政府机

关的事。实际上，在市场化的经济环境中，企业面临着激烈的竞争，企业成功

与否最终取决于企业人员是否可以快速、有效地协调作业。而办公自动化系统

是企业的数字神经网络的重要部份，没有一个快速反应的神经网络的协助，任

何企业将难以获得长期、稳定、快速的发展。

随随着企业对着企业对办公自动化办公自动化理解的进一步加深，越来越多的企业已经把办公自

动化提到日程上来，不少企业都在不同的层次上实现了办公自动化。事实上，

有一些企业已成功地实施MRP或者ERP系统，他们在生产、经营数据的采集、

分析、处理方面已实现了自动化。但是，普通的MRP或者ERP系统并没有在办

公、行政事务方面，提供计算机处理功能，这方面的工作，只能依旧利用手工

进行。不能全面实施办公自动化，工作、生产效率难以得到进一步提高。

因此，通过办公自动化系统的实施，对于企业提高运作效率与快速反应能

力，加强企业的制度化、规范化管理，增强企业的市场竞争能力具有重要的意

义。

3.办公自动化对人员素质的要求的变化

不同层次的办公自动化系统对办公人员的要求也不同。从前的办公自动化

是个体工作的自动化，不要求所有的办公人员都要懂得办公设备的使用，懂得

电脑的操作，懂得电脑打字。这些工作，由秘书或者文员来完成就可以了。那

时，由于技术的原因，学会电脑的操作(如DOS、WPS)，学会汉字输入，还

真的要下点功夫，将许多人拒于办公自动化大门之外。现代的办公自动化系统

通过计算机网络将所有员工联系起来，通过网络来完成大部份