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Excel数据批量转Word文档
模板文档主文件名命名的子文件夹,如选择的Word模板是“准考证.doc”时,会自动在“用户文档”文件夹下新建一“准考证”子文件夹,并且默认打开位置定位在该子文件夹(“准考证”子文件夹)下;
4、“VBS”文件夹:保存特殊功能的VBS脚本文件,该文件夹中的内容如果删除或丢失可能会影响程序的部分功能。
5、“视频教程”文件夹:软件“帮助-教程”菜单下的视频教程存放在这里。
三、?????????????数据文件和模板文件的要求
1、数据文件的要求:
要求是扩展名为“.xls”的Excel文件,工作表的第一行数据为标题行,标题名称必须符合Word书签的命名规则,即必须以字母或汉字开头,可包含数字但不能有空格。可以用下划线字符来分隔文字,例如,“标题_1”。
2、模板文件的要求:
要求是扩展名为“.doc”的Word文档,建议模板文档分类存放。“Excel数据批量转Word文档”软件在生成Word文档的过程中会根据Excel文件中工作表标题名称来查找Word文档中相关联的书签,找到后定位到该书签并插入工作表中当前行的相关数据。
四、?????????????模板书签的命名规则
为了能正确地将Excel表格的数据插入到Word文档的指定位置,需要在Word文档需要插入数据的位置添加书签,书签名称需要按照要求命名,下面以“考生考试安排.xls”工作簿和“准考证”模板为例说明各种模式的命名规则:
1、?普通模式:书签名称跟Excel工作表标题一样,在这个模式下一个Word模板最多只能插入Excel工作表一行数据,名称对应关系如下:
2、?重复模式:书签名=标题名+“_c”+序号,如“编号_c1”、“姓名_c1”、“考试地点_c1”,序号从1开始,同一列标题对应的书签名后缀的序号必须连续,如“姓名”在模板中出现3次,对应的书签名必须是“姓名_c1”、“姓名_c2”、“姓名_c3”,如果是“姓名_c1”、“姓名_c2”、“姓名_c4”,则只重复两次“姓名”,书签名“姓名_c4”
3、?多行模式:书签名=标题名+“_”+序号,如在“准考证-多行模式.doc”模板中有6张准考证,每张准考证对应Excel表格中的对应一行数据,第一个生成的文档对应Excel表格的1-6行数据(不包括标题行),第二个生成的文档对应Excel表格的第7-12条数据,依此类推。每个文档的第一条数据对应的书签名是“编号_1”、“姓名_1”、“考试地点_1”,第二条数据对应的书签名是“编号_2”、“姓名_2”、“考试地点_2”,依此类推。多行序号必须连续,序号不连续时有跳号之后的书签名将被忽略。
4、?多行重复模式:书签名=标题名+“_”+多行序号+“_c”+重复序号,如在“准考证-多行重复模式.doc”模板中有6张准考证,每3张准考证对应Excel表格中的对应一行数据,第一个生成的文档对应Excel表格的1-2行数据(不包括标题行),第二个生成的文档对应Excel表格的第3-4条数据,依此类推。每个文档的第一条每一次重复的数据对应的书签名是“编号_1_c1”、“姓名_1_c1”、“考试地点_1_c1”,第一条每二次重复的数据对应的书签名是“编号_1_c2”、“姓名_1_c2”、“考试地点_1_c2”,第二条每一次重复的数据对应的书签名是“编号_2_c1”、“姓名_2_c1”、“考试地点_2_c1”,第二条每二次重复的数据对应的书签名是“编号_2_c2”、“姓名_2_c2”、“考试地点_2_c2”,依此类推。多行序号、重复序号必须连续,序号不连续时有跳号之后的书签名将被忽略。
五、?????????????为Word模板文档添加书签
“Excel数据批量转Word文档”软件对数据的插入位置定位使用书签的方式,模板文档的制作除了需要在数据要插入的位置添加与Excel表格中数据列列标题名相关的书签外,其它均与普通文档制作一样。下面以在模板文档“准考证.doc”中插入书签为例,介绍操作步骤(您也可以通过本软件的“帮助-教程-Word模板插入书签视频教程”菜单项查看视频教程):
1、打开文件“准考证.doc”;
2、光标定位到文档中欲插入“编号”的位置;
3、选择菜单“插入-书签”;
4、输入书签名“编号”,点击“添加”按钮;
5、重复第4步分别添加“姓名”、“考试地点”的书签后,关闭书签对话框;
6、保存文档后关闭Word,完成。
六、?????????????Excel数据插入并保存到Word
使用该功能执行批量数据生成Word之前你需要准备好Excel数据文档和Word模板文档,具体步骤如下(您也可以通过本软件的“帮助-教程-数据插入并保存到Word视频教程”菜单项查看视频教程):
1、选择Excel文件:从“Exc
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