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文员调查报告

一、调查的原因及目的

数日前，学校开展了广东省20xx届应用型然才供需见面会。为了让20xx届本科生提前感受职场文化，了解相应职业岗位基本信息，渐渐明确将来实习方向，为以后职场求职供应经验，学院特意要求我们藉此机会面向企业人事主管开展职业岗位调研工作，写一份职业调查报告。本人便采用人物访谈法向香港皇朝家私集团有限公司的一位人事主管对办公室文员这一岗位打开了调查。

二、调查时间、地方、对象及方式

1、调查时间：20xx年12月5日

2、调查地方：XX

3、调查对象：XX

4、调查方法：人物访谈法

（一）岗位基本信息及总体性质

办公室文员是文员的一个分类，所谓文员就是文职人员，在不同的公司，文员一职所做的工作都有所不同。通常情况下，文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听及处理办公室日常事务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）之类的工作。总之都是比较繁琐的事。另外，有些公司的文员还要帮忙做一些记帐工作。一般要求会基本的电脑操作（公司不同会有具体的要求：就是指对电脑的操作内容和娴熟程度有所不同，当然少数公司可能也不需要电脑的），一些大的公司对语言也有所要求的（普通话，英语之类的），另外就是当事人自身所具备的一些综合素养（工作态度、思想品德、工作本领等）。

办公室文员的的工作范围是办公室，其工作特征是：工作相对繁琐，待遇和环境较为清苦。但是不行不承认的是，办公室文员是一个培养人才的好岗位，是一个有利于提升自身，磨练自身的岗位。办公室文员既要有一颗细腻的心，又必必需有坐下能写，出去能干，进来能谋的综合素养。

（二）岗位的工作内容和工作流程

工作内容如下：

办公室紧要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发，具体是：

1.接听、转接电话；接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3.负责总经理办公室的清洁卫生。

4.做好会议纪要。

5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6.负责传真件的收发工作。

7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8.做好公司宣传专栏的组稿。

9.依照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12.管理好员工人事档案料子，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

13.社会保险的投保、申领。

14.统计每月考勤并交财务做帐，留底。

15.管理办公各种资产，合理使用并提高资产的使用效率，提倡节俭。

16.接受其他临时工作。日常工作流程如下：

1.招聘

通知应聘者面试时间，住址——接待应聘者，并请其填写应聘人员登记表

2.考勤

统计每日出勤，请假人数，并纪录每两周打印一次考勤纪录——经理签字

3.库存物品以及文具的领取

员工申请领取物品——在上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等——领取人签字——领取物品

4.库存的统计管理

逐一清点库存物品数量——在库存表上如实填写物品名称，规格，数量等

5.办公用品和日常消耗品的采购

提出采购申请——经理签字——在经理的监督引导下实施采购——所购物品收入库房——确定数量，登记入账，提交发票等

6.行政支出的纪录

行政支出的明确分类——行政支出的认真纪录

7.档案管理

对接受档案进行登记——按规定对档案进行整理（包含在职人员的档案管理，离职人员的档案调动，应试人员的资料管理收集）——编号入库

（三）岗位任职条件

1.文秘或管理类相关中专以上学历2.有从事两年以上企业文员的工作经验3.熟识办公室行政管理知识4.工作认真认真、责任心强、为人正直、敢于坚持原则5.有较强的沟通协调本领，有良好的纪律性、团队协作以及服务创新精神6.年龄在20至25岁左右

（四）岗位工作条件

工作地方紧要是办公室，通常是坐在一个狭小的办公桌，对着电脑工作八个小时左右。

办公室的同事之间的关系由于存在利益矛盾显得较为冷漠，竞争气氛较为激烈。

（五）岗位近期需求和一年后发展趋势

岗位的近期需求及将来趋势：国家机关、事业单位、全民全部制单位的文秘人员需求量在渐渐递减，而外资企业、民办企业的文秘人员需求量在渐渐递增。大型单位分工较细，文秘人员的需求量大，多以行政秘书工作为主，有专职文员、专职档案员、人事文员等，职责比较单一中小型单位的文秘人员需求量小，一般出任文秘人员实际上是一种“综合秘书”，也称为“办公室文员”，身兼多职，通过与从事此行业的人访谈所知，通常要照料到最基本的日常工作，即收发文件、接待来访客人、人员考勤等方面。需要提到的一点是由于国际贸易的日益发展，不难发现外企也需要用到文秘人员，但对于英语更加偏重，至少也要能用日常英语与人沟通即有cet—4以上的英语本领，职位多以外贸跟单