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学校电子文件归档与管理办法

第一章总则

第一条为适应新时代信息化建设需要，规范电子文件的归档与管理工作，确保电子文件安全有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及上级有关规定，结合我校实际，特制定本办法。

第二条电子文件（基本术语见附件一）按照学校统一标准、档案馆分类指导、部门协调配合、集中归档的原则进行管理。

第二章职责

第三条校属各单位的职责：

（一）在原有档案管理工作格局的基础上，明确兼职档案员为电子文件管理员，负责本单位电子文件的收集、管理和移交。

（二）细化电子文件归档管理制度，将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的工作职责。

（三）对电子文档的保密性进行确认。

第四条档案馆的职责：

（一）对电子档案的形成、积累、归档、保管、移交进行指导；负责对电子文件归档管理的检查、监督和开发利用。

（二）配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读和数据管理。

（三）组织全校档案人员集中培训学习，逐步掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能。

第三章收集

第五条各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并及时拷贝进行脱机保存；盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内积累、妥善保管；采用物理归档归到档案馆后的电子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。

第六条电子文件类型

本办法推荐采用的载体，按优先顺序依次为：光盘、磁带、移动硬盘、U盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

(一)电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

1.定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者；对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。

2.正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明；正式电子文件必须进行禁止写操作的技术处理，文本文件用PDF格式存储，以确保其真实性和有效性。

(二)电子文件信息类型

电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件等。

1.文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件；归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件；文字型电子文件以XML、RTF、TXT等为通用格式，归档前应转换为PDF格式，以确保电子文件的真实性和不可改动。

2.图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件；对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集；扫描型电子文件以JPEG、TIFF等为通用格式。

3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息；对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据，图形文件一般采用通用格式。

4.视频文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件；对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件；要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5.音频文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件；音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6.超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

7.计算机程序文件：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

8.数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等；数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集归档。

第七条电子文件的整理：

(一)把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中分类组织存储载体。

(二)归档电子文件以件为单位进行整理，整理方法按国家档案局有关规则进行。

(三)电子文件的分类方案按本校制定的《学校关于文件材料归档范围和档案保管期限的规定》（科大政发〔2011〕156号）编制实体分类号。

(四)把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列，将必要著录项目输入计算机数据库内，编制机读目录和简要的检索工具；其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号