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档案管理作业指引

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目的

为强化公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，为公司各项工作提供有力的支持，根据国家相关法律、法规、档案管理相关规定并结合公司档案管理的具体情况，制定本指引。

适用范围

适用于公司及各分公司的档案管理工作。

术语和定义

档案：指公司在房地产开发、经营等活动中直接形成的，对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证；

公司档案的分类：文书档案、工程档案、影像档案、实物档案、经营档案。

职责

总经办

公司档案管理工作的归口管理部门；

负责公司的档案管理工作，负责公司档案工作的统筹规划、计划安排和组织协调重大档案活动；

根据国家及地方档案工作方针、政策、法律、法规和公司档案管理规定制订和组织实施公司档案制度，并负责监督、指导和检查各部门执行情况；

监督、指导和检查各职能部门、项目部档案材料的形成、积累、整理、归档等档案业务工作，定期组织各职能部门、项目部配备的专兼职档案人员开展档案业务活动；

负责接收（征集）、集中统一保管公司的档案；

编纂档案史料，开发档案信息资源，为公司、分公司及各项目部提供档案利用服务；

逐步实现档案管理现代化，开展文件、档案、图书、资料、情报信息的整体化建设，建设知识管理工程，加强信息交流，以达信息资源共享。

项目部

配备项目资料员具体负责项目档案管理工作；

对项目部形成的文件及承建项目的勘测、设计、施工、监理等单位所形成的项目建设档案管理实行监督、检查、指导；

负责项目部各类档案的收集、整理、鉴定、统计和保管；

编纂档案史料，开发项目部档案信息资源，为项目部提供档案利用服务；

负责向总经办移交应移交的档案。

财务部

财务部在遵照本制度和财务管理相关法规性文件的前提下，负责公司会计档案的管理。

人力资源部

人力资源部在遵照本制度的前提下，负责对公司人事档案进行直接管理。

公司其他部门及各分公司

公司各职能部门及分公司需指定专人担当兼职档案管理人员，积累、整理本部门及分公司应归档的材料，按要求及时归档；

负责本部门及分公司现行活动中形成的文件材料的跟踪收集，督促本部门相关人员交回或登记相关文件材料，将形成的文件材料纳入档案管理，并及时进行文件的预整理；

编制归档文件清单，按时向总经办移交归档文件，办理归档手续。

工作程序

档案收集和归档

公司档案工作坚持“谁经办谁归档”的原则，在公司的各项活动中，各部门必须负责在其负责业务过程中产生的文件档案的收集整理，由部门兼职档案管理人员在规定时间内移交总经办集中管理；

任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案；

多个部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档；

归档的文件材料，必须满足以下要求：

办理完毕的；

文件书写和载体材料应耐久保存；

完整、准确、系统，具有保存利用价值；

经过系统整理，符合归档规范的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存；

办理归档手续。

公司各专项档案的搜集和归档要求：

行政档案是指公司各职能部门及项目部的行政、事务管理、收发文、资质、法律事务等档案，收集与归档规定如下：

总经办负责收集公司的大事记、工商登记、商标、专利、资质证照和公司的会议材料，各类收发文，法律事务、监察文件材料，党、工、团文件，由经办人员在办理完毕后进行预整理交总经理秘书统一管理；

人力资源部负责收集管理制度、机构设置，部门（含部门）以上的工作计划、总结，由经办人员预整理后交人事专员保管；

项目部负责收集项目部的收发文、工作计划、总结、报表、会议材料，并由经办人员在办理完毕预整理后交项目资料员统一管理；

公司各职能部门及分公司兼职档案管理人员经部门经理审核同意后，于第二年第二季度分别集中系统整理上年所形成的行政类档案，经检查合格后于6月底前按规定向总经办移交。项目部项目资料员经项目部经理审核同意后，在项目结束三周内集中系统整理该项目的行政类档案，经检查合格于项目结束后1个月内按规定向总经办移交。

经营决策档案是指公司战略发展规划、经营计划与指标文件，各种重大会议决议等档案，收集与归档规定如下：

总经办负责日常经营决策文件的收集工作，总秘进行预整理并负责保管；

经营决策类档案由总经办于第二年第二季度集中整理，经部门经理审核同意，于6月底前按规定移交归档。

市场营销档案主要包括市场调查、产品策划、策划营销、广告宣传、销售文件、客户调查资料，以及其他有保存与利用价值的策划营销资料等，收集与归档规定如下：

市场部负责市场调查、产品策划、策划营销、客