接待流程及管理规定.pdf

接待流程及标准

一、目的

为树立公司良好形象，扩大对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务

周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则做好各种接待

工作。

二、范围

本标准适用于公司各种接待工作和相关部门.

三、管理

综合办公室负责接待工作的安排和管理,拟定重要来宾的接待计划、

行程安排，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司其他部门在

接到重要来访预约后，填写访客接待表（如已拟定行程，需附于访客接待

表后）,报至综合办公室,并协助拟定接待计划，需公司领导出面、综合办

公室协调的重要接待,需提前2天告知综合办公室.

四、计划与准备

1、综合办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，应详细

了解来访人员的基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、逗留日期、

目的和接待要求等。在此基础上拟定接待计划，编制日程安排表,酌情安

排接待标准.

2、综合办公室根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、

落实会晤时间及场所.

3、综合办公室根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，

酌情安排酒水、香烟、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预订来宾下

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榻酒店。

4、综合办公室根据情况安排来宾用餐地点、游览路线、购物商场、

娱乐项目。

5、因会议需要，综合办公室需准备会场花卉、水果、烟茶、音响设

备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,

并安排现场摄影摄像等.

6、综合办公室根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性

能良好,重要接待期间，项目经理部所有车辆由综合办公室协调安排，统

一调度.

7、如有需要，综合办公室应根据情况提前为客户购买车票及机票.

五、接待标准

(一)、一级接待标准：

一级接待标准对象：中国国家元首、中国国家部委级领导、股份公司

领导、集团公司领导、业主主要领导、项目监理总负责人及其他重要客人。

陪同人员：总经理、副总经理、综合办公室经理及相关部门经理

流程安排：

1、迎接:总经理、副总经理、综合办公室经理及相关接待人员在机场

或车站、公司门口迎接，注意迎候时间，提前在迎接地点等候。接待人员

要提前落实航班到达时间，及时更新航班信息，安排好接机车辆,并提前1

小时到达机场。

未赴机场迎接的公司其他人员应统一穿着公司服装，在来宾抵达营地

前在公司门口列队相候,来宾到达后应鼓掌欢迎,访客介绍握手问候时态

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度要不卑不亢;如需张挂相关横幅，应在来宾抵达前一日即张挂完毕。进

入办公室后,请来宾在贵宾留言薄上留言，并拍照留念。

接待人员按照来宾人数提前备好当地电话卡及手机,保证手机电量充

足，手机卡通讯运行畅通。将所有来宾的临时手机号码及接待人员联系方

式列表打印，连同手机一道,交给各位来宾并做相关解释。

2、参观考察：总经理、副总经理、综合办公室经理陪同，陪同人员详

细介绍公司信息；如参观考察城市或其他地方,陪同人员沿途介绍城市基

本情况以及参观考察地的相关信息，并根据实际情况安排警察陪同。综合

办公室人员负责拍照、摄像等工作.

3、座谈及会议:根据会议要求提前准备好会议汇报材料,确保公司环

境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、

纸笔、茶水杯摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指

示牌,调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备，茶水间备好咖啡、茶、

热水等。如有需要，安排专人进行会议记录,并形成会议纪要。

4、用餐标准：

正餐要求：综合办公室根据情况预定酒店就餐或营地内就餐,提前统

计就餐人数及陪同人员。

(1)如在酒店用餐，需提前做好预定并派专人先期赴酒店做好各项准

备，如安排座次、提前点菜、酒水饮料准备、烟茶准备及来宾到达酒店时

的迎接引导.用餐标准为酒店最高标准，根据人数准备高品质红酒、高品

质白酒若干.

（2）如在营地就餐，需提前安排好餐桌，放置好就餐桌签，摆放好

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碗筷,备好餐具：红酒杯、茶杯、白酒杯、小号饭碗、餐盘、筷子、勺子