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采购控制程序

第

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目的

确保项目设备、材料采购全过程得到有效控制。

范围

本程序适用于工程总承包项目、单纯的采购项目的设备、材料采购全过程的控制。

职责分配

采购经理

在项目经理领导下，负责采购的策划、组织和管理，对采购的质量、进度、费用负责；

负责组织采购供方的招评标工作，并对供方进行控制；

负责采购过程中与顾客、供方等的协调；

负责采购产品的催交、验证、包装运输、现场验收、现场移交等工作。

项目经理

负责审批《采购实施计划》；

督促、指导和检查采购工作。

设计经理

参与组织设备、材料供方选择；

负责组织按不同设计阶段汇总、提出项目的设备、材料等实物采购清单；

负责组织编制采购技术文件；

负责组织对供方报价进行技术评审，并组织填写《设备、材料采购技术评审表》。

施工经理

负责组织采购产品到达现场后的交接。

采购与施工管理部

负责组织建立、保持和修订《合格供方名录》；

负责督促、检查、指导采购经理的工作。

各专业室/事业部

负责提出本专业的采购技术文件；

参与本专业相关供方的报价技术文件评审、合同洽谈和供方选择。

过程及其控制措施

项目采购过程包括：

建立《合格供方名录》；

采购策划；

采购招评标；

采购合同的签订；

采购产品的中间控制；

采购产品的验证；

现场交接。

建立《合格供方名录》

采购与施工管理部负责组织有关人员对供方进行调查，并负责建立《合格供方名录》。建立《合格供方名录》是公司项目采购过程中选择合格供方的基础。

对供方进行调查的方式有三种：

实地考察；

书面调查；

业绩调查（包括：供方以往业绩、同行使用情况等）。

根据供方提供的产品对工程的最终影响程度，采用不同的调查方式。对供方的调查内容包括：

质量保证能力；

制造过程能力；

检测/验证能力；

业绩和人力资源状况；

交付能力。

调查人员对供方调查后，负责填写《供方调查表》。采购与施工管理部依据《供方调查表》及其相关证明材料负责组织对供方进行评价。评价合格的厂商，经采购与施工管理部部长批准，重要设备、材料的供方或必要时，还需报公司分管领导批准后，列入《合格供方名录》中。

当《合格供方名录》中供方提供的设备和材料不能持续满足要求时，须对其进行重新评价和选择。评定不合格的供方，从《合格供方名录》中删除。

采购策划

采购经理应认真研读项目合同及其附件，并按照《项目实施计划》要求编制

《采购实施计划》，经项目经理审批后，发送至有关部门及人员。

在采购过程中，采购经理可根据项目实施的具体情况，以备忘录的形式对采购实施计划进行修订和补充，经项目经理审批后实施。

采购招评标

编制询价文件

采购经理负责组织询价文件的编制。

设计经理组织相关专业设计人员编制询价文件的技术部分，内容包括：供货范围；技术要求和说明、工程标准；图纸、数据表；检验要求；对有危险性的或运输可能超限的设备、材料应提出明确要求；供货厂商提供文件的要求等。

采购经理组织编制询价文件的商务部分，内容包括：报价须知，合同主要条

款等,会同询价文件技术部分形成询价文件。

询价供方的选择

专业室/事业部在合格供方中推荐询价供方名单。采购经理会同设计经理、专业主要设计人共同商定，报项目经理审批后向询价供方发出询价文件。

报价评审

采购经理负责组织有关人员对供方提交的报价文件进行评审。评审包括技术评审、商务评审和综合评审（必要时）三个部分。

技术评审由设计经理组织，并填写《设备、材料采购技术评审表》。

技术评审的主要内容包括：设备和材料的规格、性能是否满足规定的技术要求；报价技术文件是否齐全。

技术评审后应有明确的“推荐”或“不推荐”结论。

技术评审结论为“不推荐”的供方，不再进行商务评审和综合评审。

商务评审由采购经理组织，并填写《设备、材料采购商务评审表》。

商务评审主要内容包括：价格；交货期、交货地点和方式；保质期；货款支付方式和条件；检验、包装、运输（特别是超限/有危险性的设备及材料）是否满足规定的要求。

商务评审后应有明确的推荐意见。

必要时由项目经理负责组织综合评审，并填写《设备、材料采购综合评审表》。适用时，商务评审和综合评审可同时进行。

报价评审后，由于询价供方的报价不能满足项目规定的要求，需要增加询价供方时，应重新按本程序有关规定进行。

采购经理根据评审结论，向中标供方发出中标通知书。

对需在工程现场就近采购的设备、材料/临时采购的设备、材料/零星设备、材料，可采取到货验证的方式选择供方，但须办理必要的审批手续。

采购合同的签订

采购经理组织采购合同洽谈。

设计经理组织合同附件的签署确认；采购经理组织合同文件的签署确认。

由公司法定代表人授权的代表签订采购合同。

采购产品的中间控制

设计控制

设计变更

当制造图发生设计修改时，采购经理或采购工程师及时通知设备供方，并