文秘接待工作课件.pptVIP

(一)接待活动的基本要素1.来访者2.来访意图3.接待者4.接待任务5.接待方式(二)接待工作的作用1.扩大交往合作2.树立良好形象3.保障活动效果4.解决实际问题

办公室接待工作v一、接待工作概述接待，是对来访者的迎送、接洽和招待等各项工作的统称，v是人们以及社会组织相互交往的一种方式，它是秘书部门履行职能的重要体现。(一)类型：接待工作可以分为多种vvv按接待对象可分为外宾接待和内宾接待；按相互关系可分为上级来访接待、下级来访接待和平行单位来访接待；按接待内容可分为工作接待、生活接待和事务接待。v

(三)秘书人员在接待活动中的职责秘书部门的接待工作有两个方面：一是招待来客，为来访者实现其目的提供服务，使其满意而归；二是为领导提供辅助服务。包括对领导时间的管理、为领导挡驾以至为领导直接做辅助工作。主要有以下职责：(1)帮助领导者分析来访者的来访意图及背景材料，确定接待任务和方式。(2)做好接待活动的各项准备工作，如拟写接待材料、拟选接待礼物、拟订接待方案、落实各项接待事项等。(3)为领导者正式出面接待与对方进行事先磋商，确定具体的接待日程和地点。(4)保证接待活动的顺利进行。(5)做好接待活动的善后工作。

(四)接待服务的原则v1、平等待人v2、热情周到v3、内外有别v4、相互尊重v5、精简务实v6、确保安全v7、合理“挡驾”

二、接待服务的基本礼仪办公室1.称呼与问候2.介绍(1)自我介绍日常(2)他人介绍3.握手交4.电话的使用5.名片的使用往礼仪

(二)接待迎送礼仪v1、确定接待规格v2、注意乘车次序v3、讲究宴请礼仪v(三)涉外接待礼仪v1.国际礼仪的基本原则v(1)在人际交往中，应遵守“信守时间”的原则v(2)在公共场合中，应遵守“不妨碍他人”的原则v(3)在社交活动中，应遵守“女士优先”的原则v(4)在相互关系中，应遵守“不得纠正”的原则v(5)在言语谈话中，应遵守“维护个人隐私”的原则v(6)在位置排列中，应遵守“以右为尊”的原则v(7)在日常生活中，应遵守“保护环境”的原则v(8)在对外交往中，应遵守“爱护动物”的原则

v2.涉外接待工作的原则v(1)统一管理，服从政治v(2)热情友好，礼遇适度v(3)相互尊重，不卑不亢v(4)内外有别，区别对待v(5)遵守纪律，不牟私利v(6)有的放矢，讲求实效v3.尊重宗教信仰，注意各种禁忌v三、秘书人员的礼仪形象要求v(一)仪容礼仪v头发；面容；手臂；腿部；化妆v(二)举止礼仪v(三)表情礼仪v眼神；笑容；面容v(四)服装礼仪v1.整洁大方；2.整体和谐；3.展示个性4.佩饰礼仪

接待的工作程序？了解来访者情况确定接待规格制定接待计划接待工作总结接待计划的实施做好接待准备工作

v问：接机两次？值班员及N市市委办公室有无责任？v如果有，哪一环节工作不够到位？

案例初萌是公司的一名新员工，她在前台负责接待来v访的客人和转接电话，还有一个同事小石和她一起工作。每天上班后一到两个小时之间是她们最忙的时候，电话不断，客人络绎不绝。一天，有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前20分钟到达。初萌马上通知人力资源部，部长说正在接待一位重要的客人，请对方稍等。初萌转告客人说：“何部长正在接待一位重要的客人，请您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了，初萌匆匆用手指了一下椅子，赶快接电话。客人面有不悦。小石接完电话，赶快为客人送上—杯水，与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。v请问秘书初萌有什么不妥的地方？秘书接待应做好哪几方面的准备工作？

商务接待

v结合以上案例，说说如何做好商务接待参观v至少做到以下几点：1.充分了解来访人员情况：身份、目的、人数等2.制定好完善的接待计划，接待周全。3.从严控制参观对象，做好参观地点的选择、线路的设计

会见和会谈中的事务v（一）会见的含义及相关术语v1、会见的含义v会见指与别人会面、相见，多指外交场合，亦称会晤。v2、相关术语v（1）接见、召见（2）拜见、拜会v（3）谒见、觐见（4）回拜、回访v(5)拜访

（二）会见的类型v1.礼节性会见（一般时间较短，通常在半小时以内，属于礼貌性的应酬）v2.实质性会见

（三）会谈的组织和安排v1.明确会谈目的v2.确定会谈议题v3.收集和分析信息v4.统一口径v5.确定参加人员（主谈人、其他谈判人员）v6.确定会谈时间、地点v7.通知对方v8.会谈现场布置会谈现场布置v9.会谈结束10.整理会谈文件

（四）会见与会谈的区别v1.身份的要求不同会见时，双方的身份可以是不同的，但会谈时双方的身份除特殊情况外通常应为对等。vv2.目的不同会见的目的