采购管理操作规范及实施细则.pdf

采购管理制度

第一章总则

一、目的

为规范公司采购管理工作，加强采购业务工作管理,做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端,降

低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。选择和维护合格供应商，确保采购物资质量，特制定本

制度。

二、原则

1、集中采购

2、合同管理

三、适用范围

本制度适用于XXX有限公司和各分公司（以下简称“公司”)所有物资、物品采购、验收等管理工

作.

第二章定义、组织与流程

四、定义

公司的物资、物品包括：

1、所有经营所用的设备、设施、原材料、工具等。

2、办公自动化设备、办公用品、劳保用品等.

五、组织与职责

1、行政部负责公司所有物资、物品的采购、验收、入库、发放等管理。

2、各分公司或部门根据业务计划，编制原辅材料需求清单（品名、厂商、规格、型号）；大型设备和

专业性强的物品要有指定的专业人员验收。

3、行政部根据各分公司部门报送的物资需求清单,核实仓库存量，结合物资库存安全定额，编制采购

计划，报经总经理批准后组织采购.

4、行政办公室负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公设施设备的日常维修申请计划并负责。

5、采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性、合法性、完全性负责。

6、财务部负责日常采购的价格、票据的审查，负责公司所有物资、物品采购的款项支付。

第三章申购与审批权限

六、采购计划管理

1、各分公司及部门要在每月26日之前做好下一个月的物资需求计划，经分公司或部门主管核批后，

递交行政部审核后

呈报总经理批准。

2、各部门要在每年12月15日之前做好下一年度的设备修理、物资需求计划，经部门经理核批后，报

财务部汇总，由财务部报呈总经理批准。

3、对于比较重要、且需求量较大的物资，无论是否已报月度计划、季度计划或年度计划，还应至少在

使用日之前一个月再次上报负责采购部门准备.以期既能保证运营正常、稳定进行，又能避免因资

金积压而造成公司资金流的困扰.

4、各部门在填报物资使用计划时，要持勤俭节约、严谨计划之宗旨，仔细核算，不得虚报、乱填;各

级主管要认真核实、签批，并能承担相应责任。

5、对于紧缺、急用物资，应至少提前2日、持部门主管核批后的〈领用单〉与仓库相应的物资管理员

取得联系,以便及时备货、保证使用。

6、严禁当日使用，当日采购。

七、物资、物品申购

1、行政部仓库管理员或分公司负责检查仓库的库存量后做库存统计表，及时申请订短缺的货物，编制

《采购申请》。

2、分公司的零星采购工作可先进行，待办理报销时统一完备采购报销手续。大宗采购则由公司行政部

采购按规定程序完成。

3、购买计划内物资、物品时,行政部经理依据库管员上报的库存和使用情况，进行采购计划制定.

八、采购审批权限

2、对于公司办公用品、清洁用品采购：由行政部采购员与仓库管理员结合后编制《办公、劳保用品

采购申请单》，经行政部经理审核，采购金额在100元以内的由行政部经理审批，100元以上的由

公司总经理审批后实施采购。

3、对于分公司：零星、特殊情况、急用的物品，分公司可自行采购，采购金额在5000元/月以内的

由店面经理部经理审批；采购金额在5000元/月以上的由总公司总经理审批后实施采购.

4、对于其它或金额较大的采购：由使用分公司或部门提出申请，经行政部根据仓库情况审核后，交

总公司总经理审批后实施采购。

九、采购控制

1、提出采购需求：各分公司联锁店、公司各部门负责确定需采购物资的品种、规格和数量及使用时间。

2、编制《物资申购单》：总公司仓库管理员或各分公司仓库负责人负责检查仓库的库存量后做库存统

计表，及时申请订短缺的货物，编制《物资申购单》.

3、编制《采购申请单》:行政部采购员负责寻找采购物资，选择供应商并进行管理,确定价格和帐期，

签订合同,编制《采购申请单》，进行估价，经审批后到财务办理采购借支手续.

4、实施采购：行政部负责与供应商进行沟通，付款之前检查价格是否正确，负责按采购物资申请的预

期时间到达，为紧急采购物资开辟绿色通道，满足申请部门的需求。

5、验收：采购结束后由提出采购