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材料设备类供方选择管理流程
编制
日期
审核
日期
批准
日期
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
审批人
目的
提高材料设备类采购效率,降低采购风险。
适用范围
本流程适用于采用邀请招标、议标、询价委托方式选择材料设备类供方。
术语和定义
邀请招标:是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。
工程供方使用部门——项目部、环艺部、客户中心等。
供方等级名录——供方分6个等级认定:不合格供方待考察供方备选供方合格供方优秀供方战略供方。
职责
造价部
编制《项目工程采购方式》(全项目施工类和材料设备类采购方式的整体筹划,包括项目总分包的划分,甲供乙供材料的划分等);
(邀请招标)必要时计算标底,拟定单项成本目标;
(邀请招标)结合公司招标文件范本,汇编《招标文件》;
(邀请招标)对供方库中“待考察”的供方,组织考察;
(邀请招标)汇总各部门考察意见,填报《资格预审审批表》;
(邀请招标)向供方库中所有符合条件的“备选”和“合格”供方发出《招标文件》;
(邀请招标)组织召开答疑会并答复经济类问题;
(邀请招标)汇总形成《答疑会会议纪要》;
(邀请招标)发放《答疑会会议纪要》予所有投标单位;
(邀请招标)组织开标评标会;
(邀请招标)发出《中标通知书》予中标单位,发出《感谢函》通知未中标单位;
(邀请招标)组织按《合同管理流程》签订合同;
(议标)(议标)预算单项成本目标;
(议标)汇编《洽商邀请函》;
(议标)在供方库中选取“合格”或“备选”供方至少三家参加合同谈判;
(议标)汇总《合同洽商记录》并会签;
(询价委托)提供报价资料;
(询价委托)参加合同谈判。
(询价委托)备案《合同洽商记录》。
技术部(环艺部)
提出各种采购方式的单项采购需求;
(邀请招标)提供施工图及工程量清单供采购;
(邀请招标)提供产品技术要求(含设备数量),拟定质量目标;
(邀请招标)参与供方考察,并出具考察意见;
(邀请招标)参加答疑会答复产品技术类问题;
(邀请招标)参加答疑会答复图纸类问题;
(议标)提供产品技术要求,拟定质量目标。
(议标)提供施工图(含材料样板)及材料类工程量清单供采购;
(询价委托)提供施工图供采购。
工程部
审核《项目工程采购方式》;
项目部(环艺部)
审核《项目工程采购方式》;
(邀请招标)提供项目管理要求,拟定进度目标;
(邀请招标)参与供方考察,并出具考察意见;
(邀请招标)参加答疑会答复项目管理类问题;
(议标)提供项目管理要求,拟定进度目标;
(议标)参加合同谈判;
(询价委托)优先在供方库中选取“合格”或“备选”供方一到二家参与合同谈判;
(询价委托)项目部经理(环艺部经理)据谈判结果确定供方;
(询价委托)形成《合同洽商记录》并会签,并报造价部和市场副总(客服副总)备案;
(询价委托)组织签订《工程委托书》(简易合同)。
评标小组
评标小组内部成员由造价部经理、技术部经理、项目部(环艺部)经理、市场副总(客服副总)组成,相关部门经办人配合具体工作;评标小组外部成员由外部评标专家组成,由造价部统筹管理;
(邀请招标)内部及外部成员进行评标形成《评标报告》;
(邀请招标)内部成员进行投标文件的澄清。
工程副总
审核《项目工程采购方式》;
市场副总(客服副总)
(议标)通过审批《合同洽商记录》确定供方;
(询价委托)备案《合同洽商记录》。
行政副总
审核《项目工程采购方式》;
(议标)审核《合同洽商记录》。
总经理
审核《项目工程采购方式》;
(议标)备案《合同洽商记录》。
工作程序
项目工程采购计划
项目部编制施工进度计划和采购需求;
工程副总审批施工进度计划和采购需求;
造价部编制《项目工程采购方式》(全项目施工类和材料设备类采购方式的整体筹划,包括项目总分包的划分,甲供乙供材料的划分等);
造价部组织评审《项目工程采购方式》;
工程部评审《项目工程采购方式》;
项目部评审《项目工程采购方式》;
行政副总审核《项目工程采购方式》;
工程副总审核《项目工程采购方式》;
总经理审批《项目工程采购方式》;
邀请招标(预算>5万)
技术部/环艺部根据项目进度提出单项采购需求;
造价部编制《单项采购计划》;
造价部组织召开招标预备会,将《单项采购计划》的相关协作部门的配合工作和配合时间加以明确;
造价部组织考察供方库中“待考察”供方;
技术部参与供方考察,并出具考察意见;
项目部(环艺部)参与供方考察,并出具考察意见;
造价部汇总各部门考察意见,填报《资格预审审批表》;
电梯/变压器/外墙材料/屋面瓦/线缆的《资格预审审批表》由行政副总审核、总经理审批;其他工程的《资格预审审批表》由行政副总审批;
造价部将经审查合格的供方等级从“待考察”调整至“备选”;
技术部(环艺部)提供施工图(含
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