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会计原始单据数字化网上报销模式

原始单据实现数字化存储、网络化共享、可视化查询，带动了财务工作的全e

化变革。原始单据数字化有利于满足审批人员看到原始单据进行审批的管理习惯；

有利于提高单据查询的效率，优化单据查询的效果；有利于会计信息高度共享、

快速整合；有利于财务公开，加强廉政建设。行政事业单位可根据财务管理的实

际需要有选择地将原始单据进行数字化。会计原始单据资料的数字化可以采用集

中式或分布式录入的方式实现，也可以二者兼而采之。原始单据数字化的影像采

集发展方向必然是与财务软件深度集成。传统的报销模式采用手工报销的方式来

实现，报销人员填写好纸质单据找财务审批人员审批，最终到财务审核报销。网

上报销模式通过网络传递填写好标准化报销单据，进行流程化的业务审批，网络

化的财务审核，使财务报销实现跨地域、跨时空、跨部门进行流转。

 （一）原始单据数字化在网上报销的重要性

 一是原始单据数字化有利于满足财务审批人员需要看到原始单据进行审批的管

理习惯。传统的审批流程运转时，财务审批人一般先翻阅需要进行审批的原始单

据和相关的报告等，然后签注手工审批意见。而日前，一般的网上报销应用模式

并不是把原始单据扫描进电脑，而是由报销人根据原始单据内容（包括金额、事

由、费用类型、发票号码等相关信息）在网上报销系统中填写报销凭证，这种方

式下审批人无法看到纸质票据的影像。为了满足财务审批人需要看到原始单据的

管理习惯，有必要通过扫描仪、摄像头等终端设备将纸质的原始单据数字化后，

作为电子报销单的附件以备审批人调阅。同时报销系统根据预先配置的流程信息，

将电子单据和原始单据影像一起提交给审批人进行审批。这样审批人审批时对报

销内容有直观、感性的认识，使审批人做到心中有数。

 二是原始单据数字化有利于提高单据查询的效率，优化单据查询的效果。目前

很多财务软件，都没有设置对记帐凭证附件资料的存储管理功能，一般只是简单

地记录每张记帐凭证附件资料的份数。操作过程一般是依椐相应的原始单据制作

电子记帐凭证，将其打印出来后并附上原始凭证资料装订成册进行管理，电子核

算数据与原始单据资料是分离的。这种分离保存不便于发挥财务信息化的快捷优

势，如需查询某项内容的附件资料，就必须先查询电子凭证，然后再到档案部门

翻寻相关原始附件，效率的低下是显而易见的；原始单据资料正本是采用传统方

法的订本式管理，装订位置会占据一定的面积，复印正本资料时部分内容会被遮

盖；另外有些正本资料字迹随着时间的推移可能会出现不同程度的褪色，如果复

印效果也。会不理想。而实现原始单据数字化有利于提高单据查询的效率，查询

结果清晰、完整。

 三是原始单据数字化有利于会计信息高度共享、快速整合。单位领导在总结和

决策时，可能需要对某一个或某一类型的项目进行全面、综合了解、分析，而原

始资料已经进行了财务归档，必须通过先查电脑数据后再翻查会计记账凭证附件

资料，一一复印整理出来，困难较大，耗时耗力。而如果对所有会计信息都已经

实现原始单据资料数字化，并进行全面地整合、科学地分类管理，实现数据共享

查询，那么领导在做横向对比、纵向比较、综合决策时，将会事半功倍。

 四是原始单据数字化有利于财务公开，加强廉政建设。数字化的原始单据影像

在财务信息化平台里可以在线查询、调阅、对比等，增强了行政事业单位财务管

理和会计核算的透明度及规范性，形成多部门、多用户流程化运转，财务审批人、

工作人员广泛参与，多手段同时运用的立体监督格局，使财务事项在事前、事中、

事后实现全程监督。有利于推动行政事业单位财务公开制度，促进建立健全公开、

透明、规范的财务监督机制，加强廉政建设。

 （二）原始单据数字化的内容选择

 行政事业单位在日常进行的各种财务活动中取得的各种原始纸质票据凭证大小

不一、种类繁多。在目前的软件支持和硬件支撑条件下，并不一定需要将取得的

所有纸质原始票据都进行数字化，可以根据本单位财务管理的实际需要有选择地

将原始单据进行数字化。从当前金融行业的原始单据数字化工作实践看，他们对

财务活动产生的所有原始凭证等会计档案全部进行逐张采集，推行原始票据等会

计档案电子化管理：人民银行已经建立了中央银行会计凭证影像事后监督系统

（IAs），建设银行总行开发了会计档案管理及会计稽核系统（ADMAS系统），实

现了会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料的采集、加工、储存、调阅自动

化和电子化。这样做保证了纸质档案和电子档案的完整对应。但对于一般行政事

业单位而言，要实现金融行业的这种硬件和软件的高配置以及操作人员的高要求

还是有不小的难度。因此，行