订单合同管理制度.doc

订单合同管理制度

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一、总则

1.?为加强公司订单合同管理，规范合同的签订、履行和存档等流程，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

2.?本制度适用于公司与外部单位或个人签订的各类订单合同，包括但不限于销售合同、采购合同、服务合同等。

3.?订单合同管理应遵循依法合规、平等自愿、公平公正、诚实信用的原则。

二、订单合同管理部门及职责

1.?法务部门

-负责制定和完善订单合同管理制度，监督制度的执行情况。

-审核订单合同的合法性、合规性，提出法律意见和建议。

-参与重大订单合同的谈判和签订，提供法律支持。

-处理订单合同纠纷，维护公司合法权益。

2.?业务部门

-负责起草订单合同，明确合同的主要条款和业务要求。

-与对方单位或个人进行合同谈判，协商合同条款。

-按照公司审批流程提交订单合同审批，确保合同的签订符合公司规定。

-履行订单合同，跟踪合同执行情况，及时解决合同履行中的问题。

3.?财务部门

-负责审核订单合同中的财务条款，包括价格、付款方式、发票等。

-监督合同款项的收付情况，确保资金安全。

-参与合同经济效益评估，提供财务分析和建议。

4.?档案管理部门

-负责订单合同的存档和保管，建立合同档案管理制度。

-按照规定的期限保存合同档案，确保档案的完整性和可查阅性。

三、订单合同的签订

1.?合同的起草

-业务部门根据业务需求，起草订单合同草案。合同草案应包括合同主体、标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。

-合同起草应遵循法律法规和公司相关规定，确保合同条款清晰、明确、完整，无歧义。

2.?合同的审核

-业务部门完成合同起草后，填写《合同审批表》，连同合同草案一并提交给相关部门审核。

-法务部门审核合同的合法性、合规性，重点审查合同主体资格、合同条款的法律效力、合同的签订程序等。

-财务部门审核合同的财务条款，包括价格的合理性、付款方式的可行性、发票的开具要求等。

-其他相关部门根据各自职责审核合同的相关内容，如技术部门审核技术条款、质量部门审核质量标准等。

-审核部门应在收到合同审批表和合同草案后的[X]个工作日内完成审核，并在《合同审批表》上签署审核意见。如有修改意见，应明确指出并退回业务部门修改。

3.?合同的审批

-业务部门根据审核部门的意见修改合同草案，形成合同送审稿。

-合同送审稿按照公司规定的审批权限进行审批。审批权限应根据合同金额、业务性质等因素确定。

-审批人应在《合同审批表》上签署审批意见。审批通过的合同，由法定代表人或授权代表签字并加盖公司公章。

4.?合同的签订

-合同签订应由公司法定代表人或授权代表在合同文本上签字，并加盖公司公章。授权代表签订合同应持有法定代表人的授权委托书。

-签订后的合同文本，业务部门应留存一份原件，同时送法务部门、财务部门、档案管理部门各一份复印件。

四、订单合同的履行

1.?合同的交底

-合同签订后，业务部门应及时向相关部门和人员进行合同交底，明确合同的主要条款、履行要求和注意事项。

-合同交底应形成书面记录，并存档备查。

2.?合同的履行跟踪

-业务部门应指定专人负责跟踪合同的履行情况，定期检查合同的执行进度，及时发现和解决合同履行中的问题。

-财务部门应按照合同约定及时收付合同款项，确保资金安全。

-如合同履行过程中发生变更、解除等情况，业务部门应按照本制度的规定办理相关手续。

3.?合同的验收

-对于需要验收的合同，业务部门应组织相关部门和人员按照合同约定的标准和方法进行验收。

-验收合格的，应出具验收报告；验收不合格的，应及时通知对方单位或个人整改，并按照合同约定追究违约责任。

4.?合同的结算

-合同履行完毕后，业务部门应及时办理结算手续，核对合同款项的收付情况，确保合同结算准确无误。

-财务部门应根据业务部门提供的结算资料，进行财务结算，并办理相关账务处理。

五、订单合同的变更与解除

1.?合同的变更

-合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同的，业务部门应填写《合同变更审批表》，说明变更的原因、内容和影响，并附上相关证明材料。

-合同变更应按照原合同的审批程序进行审批。审批通过后，双方应签订书面的合同变更协议。

-合同变更协议作为原合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力。

2.?合同的解除

-合同履行过程中，如出现法定或约定的解除条件，业务部门应填写《合同解除审批表》，说明解除的原因和依据，并附上相关证明材料。

-合同解除应按照原合同的审批程序进行审批。审批通过后，双方应签订书面的合同解除协议。

-合同解除后，业务部门应及时处理合同解除后的相