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国企文件材料归档及保管期限的规定
1总则
公司档案是公司生产经营活动中形成的一种真实历史记录,是信息流的组
成部分,是信息工作的一项重要内容。属于存储的固定信息范畴。
按照公司文件材料系统地收集归档,保证完整齐全,利于档案信息科学管
理和开发利用的要求,特就公司文件材料的形成、积累、归档和保管过程作出
规定。
2文件材料归档要求与工作程序
2.1归档文件材料,应符合完整性、准确性、系统性的要求,必须经过系
统的整理和编目,线条清晰,字迹清楚,纸质优良,签署完备。
2.2为确保归档材料的完整和质量,在材料归档前,应填写“文件材料归
档审核表”随同档案材料一起交档案部门。
2.3文件材料归档时,档案管理人员应认真检查文件的质量,交接双方必
须在移交清单上签字、盖章。移交清单一式两份,一份存档案部门,一份留移
交部门。
2.4文件材料归档的质量保证措施
2.4.1产品试制、科研课题研究、基建工程或其他技术项目活动过程中的
文件材料,平时应由项目负责人或责成专人组织积累、整理和归档。项目周期
短的应在完成、鉴定、验收后两个月内组织归档;项目周期长的,可分阶段归
档。凡是设备随机所附文件,应在开箱后立即归档,再提供利用。关于上述项
目以外须归档的文件材料,应由各职能部门责成专人组织平时积累、整理,在
次年四月份前提交档案部门归档。
2.4.2工作人员因公外出参观学习、考察和参加上级有关业务会议所得的
具有查考利用价值的文件材料,须交总经理办公室按文书处理程序统一上呈、
下达、归档。
2.4.3负责组织新产品和科技成果鉴定、基建工程竣工验收、设备开箱验
收的相关职能部门必须通知档案部门一起参加上述活动。
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2.4.4文件材料的形成、积累、组卷和归档工作,要列入各职能部门管理
工作程序和有关人员的岗位责任制。
2.4.5产品和基建工程创优、科研成果评奖,有关部门必须主动做好文件
材料归档,并经档案室签署意见。
2.4.6引进国外的科技资料,凡由国外直接寄来的,首先由档案室接收登
记;凡是由出国人员带回来的,首先向档案部门移交,然后再复制供翻译和借
阅利用。
2.4.7档案部门负责对各部门文件材料的形成、积累、组卷和归档工作进
行业务指导、监督和检查。
2.5文件材料归档份数,一般是一式一份;对经常查阅使用的科技文件材
料,应归档一式两份(有底图的一式一份),其中一份供日常借阅利用;基建工
程文件材料凡需向上级档案机构归档的,亦应归档一式两份。
3文件材料的保管期限和划定保管期限的原则
3.1文件材料的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管为五十年
以上,长期保管为十五年以上至五十年(含五十年),短期保管为十五年以下(含
十五年)。
3.2文件材料对国家、社会、行业、公司有长远利用价值和保存价值的,
其保管期限为永久。
3.3文件材料对公司在较长时期具有利用价值的,其保管期限为长期。
3.4文件材料对公司在短期内,具有利用价值的,其保管期限为短期。
3.5会计档案保管期限分列如下:永久保管期限为二十五年以上,长期保
管期限为十五年至二十五年(含二十五年)短期保管期限为十五年以下(含十五年)。
3.6公司文件材料的保管期限,应由有关领导、项目负责人或档案管理人
员根据划分保管期限的原则和保管期限表直接划定。
4文件材料归档范围及保管期限
文件材料归档范围及保管期限按下列规定执行:
表1党群工作类文件材料归档范围及保管期限表
表2行政管理类文件材料归档范围及保管期限表
表3经营管理类文件材料归档范围及保管期限表
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表4生产技术管理类文件材料归档范围及保管期限表
表5产品类文件材料归档范围及保管期限表
表6科学研究类文件材料归档范围及保管期限表
表7基本建设类文件材料归档范围及保管期限表
表8设备仪器类文件材料归档范围及保管期限表
表9会计类文件材料归档范围及保管期限表
表10人事类文件材料归档范围及保管期限表
(详见附表)
表1党群工作类文件材料归档范围及保管期限表
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