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【会计实操经验】为什么不能取消会计的库存明细账？

取消会计明细账无法防范舞弊

假设有一销售提货单是假造的，仓库管理员未能识别出来而发货

了，总之，货被人提走了而未收到款项。此后，提货单同时也录入

系统，这笔存货被扣除。单从仓库管理的角度来看，“账实相

符”，显得一切正常。也就是说，依靠仓库管理系统的自身机制，

是无法杜绝此类问题的。在当前ERP下，会计能发现这一问题吗？

ERP的设计特点是模块化，一般划分为总账、固定资产、销售订单

处理、存货控制、应收账款、应付账款、采购订单处理和工资等八

大块（正应了“大卸八块”的成语），会计人员掌管总账，有关的

业务模块掌管明细账，并在业务发生时，自动生成只有金额没有数

量的总账分录发送到总账模块。所以，销售模块向会计的总账模块

发送分录“借：银行存款（应收账款）贷：主营业务收入”，仓库

模块也向会计总账模块发送分录：“借：主营业务成本贷；库存商

品”。

既然在ERP中，会计自身不设明细数量账，只能依赖仓库明细账

的查询功能，而仓库账中确有其事，会计总账模块只好全接收了，

其结果当然是，在会计系统中，这笔业务没有“借：银行存款贷：

主营业务收入”的记录，却有“借；主营业务成本贷：库存商品”

的记录，这一票货毫无回报地说没就没了，其成本则混进其它已销

售商品的成本中，被掩盖起来，这就是“管货的也管明细账，只向

会计报总金额”的直接后果，可见，ERP的设计者连基本的会计常

识都没有，其思路是大有问题的！

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正确的做法应当是，财务会计也同时开设库存明细账，依据多联

式原始凭证的“财务联”记账，进行数量与金额的双重登记，并与

仓管员的仓库数量账相互核对，通过在实物数量上的“账账相符”

（如有差异，应可以解释）来保证企业的资产完整。上述业务有两

种可能：

一、造假行为只局限于出货环节。假销售提货单是直接交到仓库

去提货的，属盗窃行为，则会计手头不可能有原始凭证的“财务

联”，在会计的库存账上当然没有任何记录。通过仓库存货账与会

计存货账的明细数量比对，就能锁定这一笔有差异的业务，进而采

取追查报案、完善单据识别手段等措施来“亡羊补牢”；

二、造假行为是系统性的，延伸到全套“多联式原始凭证”，其

“财务联”也送到了会计手中，这就启动了复式簿记的“资产保护

机制”了：

如果是本期销售本期收现，那么与之对应的银行存款汇进了哪个

账号，或者谁经手收取了现金？

如果是冲销已收的预收账款，单据上指明的客户在本公司账上是

否确有预收账款余额？经手人是否得到该客户的授权委托？

如果是赊销，单据上指明的客户是否通过了本公司的信用评估，

从而可以将其欠款挂在应收账款上？经手人是否得到该客户的授权

委托？

……

为该笔出货配上对应科目的努力，也是寻求对这些问题解答的过

程，加上与相关客户的及时对账沟通，很轻易地就能揭露舞弊行

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为，这就是复式簿记在企业对外交易中所发挥的，难以绕过去的

“保护资产”的作用。

取消会计明细账易导致账账不符

取消会计明细账的另一严重后果是，ERP下的库存明细账与会计

总账不符。我们先来考察类似的例子，从银行存款调节表的编制说

起。它是从银行对账单和企业银行存款账开始的，这两个余额可能

不一致，因为同一笔款项会有一方已收、已付而另一方未收、未

付，或某一方错记、漏记和重记的情况。查清后，调节表为双方分

别补上已方未记的款项，改正单方错记、漏记和重记的款项，直至

两个余额相等为止。这就说明，银行与企业的两套账具有重迭性或

相似性，但在一定时点上，两者之间又可能存在差异。编制银行存

款调节表的过程，并不是去修改双方的账面记录使其一致，而是要

达到”差异可解释”的状态。

与此类似，仓库存货账与会计库存账之间当然也有差异，原因至

少有：

一、错误的业务处理。双方难免会发生单方的错记、漏记和重记

二、未达业务。会计和仓库在相同业务的处理上存在着“时间

差”，如在月末“货已到，款未付”。仓库是一定要记录的；会计则

由于发票等单据未到无法及时记录。

三、