3 办公室事务管理_3 课件《管理秘书实务（二版）》同步教学（人民大学版）.pptxVIP

管理秘书实务

（第二版）

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第3章：

办公室事务管理;第3章办公室事务管理;3.3.1文件概述

1.文件定义

所谓文件，一般是指由法定组织依法制发，用来处理各种公务，如传布政令、颁布法律法规、提出工作意见、对外交往以及报告情况、请示问题、商洽事务、记载公务活动等，具有特定格式并要求行为客体具体实施办理的书面文字材料。;2.文件的特征

（1）文件是以文字表达的，非文字表达的不是文件。

（2）文件是由公务产生的，非公务产生的不是文件。

（3）文件是实际用于处理公务的，非实际用于处理公务的不是文件。

（4）文件是由法定作者制成的，非法定作者制成的不是文件。

（5）文件是有特定格式的，非具特定格式的不是文件。;3.3.2文件工作的管理

文件工作管理的主要任务包括两个方面：

一个是使文件工作构成要素（人、物、财、时间、信息等）确立最佳组合关系。这需要管理职能中的组织职能来实现；

另一个是使文件工作构成要素的流通过程有序、有效、顺畅、快捷，相互间取得最佳配合，这就需要管理职能中的监督控制、综合协调职能来实现。;

1.文件处理的基本任务

（1）创制文件

（2）传递文件

（3）办理文件

（4）处置办毕文件

（5）管理文件;2.收文办理的一般过程

（1）文件的收受与分流

具体包括：签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编、审核等。

（2）办理收文

具体包括：拟办、批办、承办、注办。

（3）组织传阅与催办督办

①组织传阅；②催办；③督办。

（4）处置办毕公文

包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。;3.发文处理的一般过程

包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。

（1）草拟

草拟公文应当做到：

①符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

②情况确实，观点明确，表述准确，???构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

③公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。;④拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

⑤人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

⑥结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。

⑦应当使用国家法定计量单位。

⑧文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

⑨公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。;（2）拟制

即撰拟公文文稿。

1）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；

2）如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。;（3）审核

公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。

（4）签发

指由机关领导人或被授予专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。

（5）复核

公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

（6）缮印;（7）用印

或称签署，即在印毕的公文上加盖发文机关的印章.

（8）登记

公文登记的主要形式有簿式、卡片式、联单式三种。

（9）公文的分发

包括分装、发出等环节：1）分装；2）发出

（10）处置办毕公文

包括：立卷归档、暂存、清退、销毁等.;3.4效率与时间管理;2.时间管理的分类

一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由