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总裁办文书管理制度

(一)总则

第一条为减少发文数目，提升办文速度和发文质量，充散发

挥文件在各项工作中的指导作用，依据文书办理的相关规定，联

合我企业的实质状况，特制定本制度。

第二条文件管理内容主要包含：上司函、电、来文，同级函、

电、来文，本企业上报下发的各样文件、资料。

第三条企业各种文件由总裁办公室归口管理。

(二)收文的管理

第四条公函的签收

1.凡来企业的公启文件(除企业领导订启的外)均由前台文秘登

记签收，并在文件签收登记表上登记（见附表：8）(直送总裁

办公室的机要文件除外)后交总裁办主管秘书拆封。在签收

和拆封时，前台文秘和主管秘书均需注意检查封口和邮戳。对

张口和邮票撕毁信件应查明原由，对密件张口和外国信件邮票

被撕应拒绝签收。

第五条文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格恪守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文

件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其余人阅看。

对还没有传达的文件不得向外泄漏内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当日阅完后应在下班前将文件交还总裁

办，阅批文件一般不得超出两天，阅后应署名以示负责。若有领

导导批改批改、、拟办建议拟办建议的总裁办应责成相关部门和人员按

文件所概要乞降领导批改办理相关事宜。

3.阅文时不得抄写全文，不得随意取走文件夹内任何文件及

附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防备丢掉泄密。

4.文件阅完后，应送总裁办主管秘书处，切忌横传。

5.总裁办公室秘书对文件负有催办检查敦促的责任，包办部门接

到文件、函电应立刻指定专人办理。不得将文件压放分别，

如需备查，应依据相关保密规定，并征得总裁办赞同后，予以

复印或摘抄，原件应实时归档周转。

(三)发文的管理

第八条发文的规定

1.企业上报下发正式文件的权利集中在总裁办公室，各部门一

律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各部门需要向上反应报告重要状况或向下安排部署重要工

作要求发文的应向总裁办提出发文申请，并将文件稿本分别交

总裁办审察。总裁办赞同发文，则按企业机构设置与业务分工

一致归口以中教育星×字发文。

3.对企业影响较大，波及两个以上企业领导分管范围的文件，

须由企业董事长和企业总裁赞同签发。其余文件均由主管副总

裁赞同签发。

第九条发文的范围：

1.凡是以总裁办公室名义发出的文件、通知、决定、决策、请

示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.总裁办公室下发文件主要用于：

(1)宣布企业规章制度；

(3)宣布企业体系机构改动或干部任免事项；

(4)宣布企业的重要生产、技术、经营管理、生活福利等工

作的决定；

(5)公布相关赏罚决定和通告；

(6)其余相关全企业的重要事项；

3.总裁办上行文、外发文主要用于：

(1)对董事会呈报工作计划、请示报告、办理决定；

(2)同兄弟单位联系相关企业重要生产、技术、人事劳资、

物质供给、科研、基建、经营管理等事宜。

4.在企业平时生产、技术、经营管理中，相关图纸、技术文件、

工艺改正、审批工作、安排部署、传达上司指示等事项，应按

相关制度办理，报经主管领导赞同后，由主管部门书面或口头通

知履行，一般不用总裁办发文。

5.凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不该发文，

不备查考，能够部门名义用《工作简讯》发会议纪要。

6.各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用部门的名

义对外发函(应各自编号备查)不用企业名义发文。

(四)发文程序与要求

第十条发文程序规定：

1.各单位需要发文，应预先向总裁办提出申请；

2.总裁办赞同发文时，主办单位应企业的主体工作精神及上

司指示或实质工作需要起草文件草稿；

3.起草文稿一定从企业角度出发，做到状况的确、看法鲜亮、

条理清楚、有条有理、文字简炼、标点符号正确、书写工整。

禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详尽写明文件标

题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，并署名、盖

章、标定日期和密级；

5.总裁办应依据企业的要乞降上司相关指示精神、相关