收文管理办法.docVIP

收文管理办法

本办法所指的文件是

1.外部社会机构与公司之间关于管理、检查、监督、商请和业务衔接等事

务的所有往来文函。

2.公司内部公文。

收文处理。

一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。

1.集团公司或其他兄弟单位发来的文件和外来文件，均由文秘人员统一签

收，开拆，登记，粘贴《文件处理单》后，按不同类别进行分类处理。

2.对于阅件，行政部门可直接送领导或有关部门阅示。

3.对需要办理的公文，应先送行政部经理签注拟办意见，再呈本单位领导

批示。行政部经理在签注拟办意见时，认为不需送领导批示的一般性公文，可根

据公文内容和性质直接批有关部门办理。

4.各单位或部门收到急件时，应马上处理，一天内答复，一般要办理的文

件，三天内应办理，最迟不能超过七天。需要研究而不能马上处理的，也要先书

面或口头简要回复。

5.注有密级的文件，行政部在送有关部门传阅或办理时，应严格禁止对文

件进行复印。

6.加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的收文，要认真督促、

催办，避免积压或漏办。各分（子）公司、各部门对上级发出的文件，需要及时

汇报贯彻执行情况。

附件

《收文登记表》

《收文处理单》

-1-

收文登记表

收文收文来文份复文归卷归入备来文单位文件标题附件密级缓急承办单位签收人号字号数号日期卷号注月日

-2-

收文处理单

来文单位日期字号内容摘要：

附件主办部门

拟办意见：

领导批示：

办理结果：

归卷日期归入卷号

-3-

发文管理办法

本公司常用公文种类为：请示、批复、报告、通知、通报、通告、决

定、函、会议纪要等。

以分（子）公司名义向集团公司呈报的请示、报告以及集团公司发布

的文件等，发文字号为：XX司字【XXXX】第XX号。一般工作联系或业务往来可

采用便函方式。

公文制发

承办人拟稿后，由行政部门将《发文稿纸》附于清样之上并随文运转。如文件

涉及多个单位或部门时，由主办单位与有关单位协商，会签；会签单位在《发文稿

纸》中的会签部分签名表示同意。公文在签发前，须由单位负责人和行政部门审核；

行政部门有权对文稿进行修改，内容不符，格式不正确的文稿应予以退回；单位领

导终审后签发文件；分（子）公司对外的重要发文，须报集团公司行政策划部审核，

否则不得擅自发文。

行政部门负责定稿的缮印、用印或送交领导人签署。

行政部门负责发文的登记、传递或公布。有价值的发文草稿、定稿连

同《发文稿纸》一道整理归卷。

行政部门应对重要发文进行查办，督促收文单位解决有关问题或贯彻

落实文件精神。

附件

《发文稿纸》

《发文登记表》

-4-

发文登记表

日期顺序发文份归卷归入发文部门文件标题/事由收文单位印章用印人批准备注号字号数日期卷号月日

-5-

发文稿

签发：核稿：

会签：

标题：主办拟稿人：

单位负责人：

附件：

主送：抄送：

-6-

主题词：

打字：校对：准印：

发文号：湘芙集字[]第号年月日印发

合同管理办法

第一章签订

签订合同必须遵守国家法律、法规及相关政策。

对外签订经济合同，除法定代表人外，签约人必须持有法人委托书，

而且必须在授权范围内行使签约权，否则无权签约。

对外签订合同必须以维护公司合法权益和提高公司经济效益为宗

旨。

在签订经济合同之前，相关责任人必须认真了解对方当事人的情

况，确保所签合同有利、有效。

合同签订内容，如涉及公司内部其他部门的，须事先协调。

合同一律采用书面格式，有行业标准合同的，按标准执行。

合同对当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表述须清楚、

准确。

合同内容应注意的问题

1.金额在3000元（含）以上的采购和交易应签订书面合同，特殊情况经批

准可采取其它方式约定有关事宜，不签定书面合同。

2．文首部分，须写明签约双方的全称、签约时间和签约地点。

-7-

3．正文部分，须具体明确双方享有权利及承担义务，合同标的的具体情况，

明确付款方式及违约责任等。

4．结尾部分，须使用公章或合同专用章，不得使用财务专用章或业务章。

注明合同有效期限。凡金额在10万元以上的合同，必须一式陆份。

第二章合同审批与签定

1．部门负责人对合同的真实有效性予以审查。

2．分管领导对合同的专业技术性、经济性予以审查。

3．本公司法律代表或法律顾问对合同的严密性和合法性进行审核。

以上人员在认真评审后须在合同会签表上签名以示承担相应责任。

对于标的金额在10万元以下、定金或预付货款在1万元以下的合同，由分

（子）公司总经理负责