成人教育档案管理中信息技术的应用.docx

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成人教育档案管理中信息技术的应用

一、现代信息技术对成人教育学籍档案管理的作用

进入新世纪以来，信息技术的发展速度日益加快，应用的范围不断扩大。随着办公自动化的普及，将信息技术尤其是计算机应用到学籍档案管理中，已成为学籍档案管理的必然趋势。这对成人教育学籍档案管理无疑具有重要的意义和作用。首先，计算机系统具有信息处理速度快，存储容量大，信息查找方便等特点。利用计算机技术建立一套完整的档案管理系统软件，可以快速地输入、阅读、输出和利用学籍档案信息，方便快捷。

其次，计算机巨大的内存容量，满足了当前招生规模扩大，学籍档案数量迅速增加而需要的存储空间需要。一台计算机可以存储历届学生的学籍档案，并且能够安全高效地完成各级学生学籍档案的日常管理。由于实行专人管理，档案的保密性强，工作效率高。

第三，计算机的搜索查询功能，也为学籍档案的查询利用提供了方便，管理人员可以随时输入查询条件，调取任一考生的信息，用传统方式需要数小时甚至更长时间才能找到的数据现在仅需几分钟甚至更短的时间就可做到，为管理人员节约了大量的时间和精力。

第四，利用计算机中某些软件，可以对相关学籍信息进行分析处理，对每个学生的信息进行综合处理，为学生加深对自身的了解、高校提高管理水平、用人单位找到更合适的员工和制定合理的用人计划提供方便。第五，利用计算机技术管理学籍档案可以大大提高工作效率，节省人力。原来需要几人才能完成的工作，现在仅需一到两人就可做好，减少了档案管理的人力成本。

二、将信息技术应用于成人教育学籍档案管理的措施

高校要将计算机技术应用于成人教育学籍档案的管理，实现学籍档案管理的信息化，可以从以下几个方面展开。

（一）要引进一套规范、标准的学籍档案管理软件

目前，在高校中使用的学籍档案管理软件一般是通过购买软件公司开发的通用的档案管理软件或有实力的高校根据本校的实际情况自行开发的管理软件这两种途径获得的。软件公司开发的档案管理软件，虽然其设计原理遵循了国家档案实体分类法的规定，基本适应高校学籍档案管理的需要，但是这类软件更适用于文书档案的管理，用于高校的学籍档案管理稍显牵强。另一类学校自行开发的软件，完全根据本校实际进行设计，比较符合本单位档案管理工作的特点，但其分类标准却欠规范。因此，高校引进软件时，可与软件公司约定，要求开发人员根据本校实际，在原有通用软件的基础上做适当的修改，或有条件的高校在自行开发软件时，在基于本校工作实际的基础上，严格按照国家档案实体分类法的规定制定分类标准，使其在适应自身学籍档案管理需要的同时，更加标准和规范。

（二）配备专职管理人员并加强培训

实现学籍档案管理工作的信息化，除了先进的管理软件之外，还必须建设一支掌握信息技术知识，同时能熟练操作使用这些管理软件的专职管理队伍。要保障学生学籍档案管理的现代化，必须充分发挥档案管理人员的积极性，大力提高他们的知识水平及管理能力，特别是熟练使用现代化办公设施的能力。由于信息技术不断更新，因此要重视和加强对档案管理人员的培训和继续教育，使这些人员及时学习新技能、新知识，提高他们的信息管理意识和水平，让他们更好地为本职工作服务。

（三）建立网络互联平台，实现信息共享

学校各级管理部门对要求了解的学生的信息是不同的，实现学籍档案管理系统与学校各部门管理系统的互联，各部门可以根据工作需要直接调用学籍档案中的信息，减少了重复劳动和查阅纸质档案的时间。由于成人教育的特殊性，各级教育主管部门也要对成人教育学籍档案的相关信息进行查询，因此还应该实现成人教育学籍档案相关管理模块与教育主管部门的对接，这不仅有利于提高办事效率，还可以促进区域教育网络的进步。同时，由于成人教育学籍档案管理工作涉及部门协调、人员管理、办公自动化等方面，实现与教育主管部门的互联，通过计算机管理同时辅以相应的规章制度的建立和完善，可以降低管理人员的工作量，保证成人教育学籍档案管理工作的准确性、全面性和效率。

（四）注意学籍档案的安全性和保密性

由于成人教育系统分布比较广泛，有多个校区和工作站，总校与各分校及各分校之间都要进行相关信息的交流和传递，因此学籍档案应有一定的开放性。同时学籍档案中又包含了很多涉及学生个人隐私的信息，这些信息是需要保密的，要求管理软件应具有一定的学籍信息安全与保密功能。一方面严格审查网上公布的信息，避免涉及学生隐私的信息及保密内容被发布到网上。另一方面确保学籍数据信息安全，采用防火墙、安全代理、控制权限等技术保护措施，防止泄密、数据丢失等问题，保障成人教育学籍档案信息的安全。

三、总结