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档案管理培训教材

第一节文件管理

一、文件管理的相关概念和意义文件是档案的前身；文件管理是档案工作的基础。?文件：泛指在各项活动中直接形成的多种形式的信息记录。?文件整理：是指将办理完毕的经鉴别具有保存价值的文件材料，按其内容联系和形式特点，依据一定的规则和方法予以系统化梳理，形成便于管理的案卷及其他形式的保管单位。?文件归档：是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。

一、文件管理的相关概念和意义文件归档管理的意义：（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。（2）是档案管理的前提和档案工作的基础。

二、关于文件材料管理的法律规定及其含义《档案法》第十条规定：“对于国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得占为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”

二、关于文件材料管理的法律规定及其含义《档案法实施办法》第十二条规定：“按照国家档案局关于文件材料归档规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或业务机构收集齐全完整，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人不得据为己有。”

二、关于文件材料管理的法律规定及其含义《上海市档案条例》第十六条第一款规定：“法人和其他组织及其工作人员在职务活动中形成的材料,由文书部门或者业务部门收集齐全并整理,定期交档案机构集中管理。”

二、关于文件材料管理的法律规定及其含义含义：1.明确了文件材料管理的主体——文书或业务机构收集2.明确了文件材料管理的具体内容和任务整理归档责任和程序3.明确了文件材料归档应当遵循的有关规定范围和内容行政管理

第二节档案收集

广义：档案室的收集+档案馆收集狭义：档案馆的收集档案收集是档案馆馆藏建设的手段和基础。档案收集的具体内容和工作途径分为档案接收和档案征集。

一、档案的移交和接收1.档案移交、接收的含义n档案移交是指列入档案馆接收范围的单位按规定向档案馆送交档案的工作。n档案接收是指档案馆按照规定将有关单位移交的档案收集进馆的工作。移交单位档案馆接收档案移交和接收是直接改变档案权属关系的行为。

一、档案的移交和接收2.档案移交、接收的时限中央级、省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案20年一般时限10年延期移交县级档案馆接收范围的档案1.专业性较强，形成单位专业活动赖以开展，不具有普遍利用价值2.需要保密和特殊保护的1.撤销单位的档案特殊时限提前移交2.安全面临威胁的档案3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提前向综合档案馆移交。

注意把握的几个问题：1.撤销单位既包括常设性机构，也包括临时性机构；既包括机关、团体也包括企业事业单位。2.撤销单位档案移交进馆适用于独立的法人或独立行使职能的立档单位。非独立的、依附性的组织、机构撤销时不适用本规定。其档案应归属该组织的从属单位。3.向档案馆移交档案的撤销单位应是明确列入档案馆接收范围内的单位。4.撤销单位在产权变化、处置中附属产权部分档案，应随产权确定其归属和流向，可不移交进馆。5.关于撤销单位的档案处置，国家另有规定的，从其规定。

一、档案的移交和接收3.档案移交、接收的意义：（1）档案资源建设的重要措施（2）保障档案安全的管理的重要手段（3）丰富馆藏、实现服务功能的重要基础

二、档案征集档案征集是指档案馆通过与档案权属人协商并经同意，将其档案收集进馆的工作。合同/契约行为

二、档案征集1.档案征集与档案接收的异同：档案接收档案征集1.工作主体都是档案馆相同点不同点2.都是改变档案归属权的行为强制性非强制性法定性(局限性)时限性宽泛性非时限性

二、档案征集2.档案征集的方式：有偿征集无偿征集：应当给予奖励

第三节档案登记

★档案登记是地方性档案法规的创新性规定，《上海市档案条例》在全国率先提出了实施档案登记制度。一、概念档案登记是档案行政管理部门受理特定范围内的法人、其他组织或者个人按规定向其注册说明重要档案的形成及管理状况的行为。

二、档案登记范围1.档案登记对象：重点档案，即在重大的政治、经济、科学、技术、文化、教育、宗教等活动中形成的档案。与重大活动无关的非重点档案不在登记之列。2.重点档案的范围：（1）重点档案的范围由档案行政管理部门确定。（2）重点档案的范围按不同的行政区域分别确定。

2009年上海市档案局印发的《上海市重点档案管理办法》第七条规定的市重点档案基本范围市重点收集、保管和监督管理档案的范围由市档案行政管理部门确定。市重点档案基本范围如下：（一）本市市级党和国家机关保存的具有永久保存价值的档案。（二）本市市级国家档案馆、部门档案馆保存的具