模块五办公室礼仪及涉外事务管理课件.pptVIP

秘书理论与务实出版社社文分社模块五办公室礼仪与涉外事务管理第一部分办公室基本礼仪【知识目标】掌握办公室硬环境维护基本礼仪规范。了解办公室良好人际关系构建的基本礼仪规范。掌握办公室接待基本礼仪规范。掌握办公室拜访礼仪基本规范。【能力目标】能够做好办公环境维护。能够以规范礼仪进行办公室接待工作。能够以正确礼仪进行办公室拜访工作。1

秘书理论与务实出版社社文分社第一单元办公室礼仪规范一、办公室形象礼仪在办公室工作，工作人员的形象代表了企业单位的形象。一般而言，办公室形象以体现端庄、整洁、干练的职业形象为宜，仪表服饰要与企业文化及办公环境保持协调。（1）从仪容修饰的角度看，办公室工作人员头发须经常清洗，男秘书头发不宜太长，指甲、胡须应经常注意修剪。女秘书应淡妆上岗，短发应定期修剪，长发应尽量束起或盘起，不宜用香味浓烈的香水。男女秘书都应保持口腔清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。2

秘书理论与务实出版社社文分社（2）从着装角度来看，男秘书穿黑、灰、蓝等深冷色系的西服套装领带，领带须与西装、衬衫颜色相配。不得戴肮脏、破损或歪斜松弛的领带上班。女秘书则最好穿西装套裙、连衣裙或长裙，一般来说，短裙可短至膝盖上3耀6厘米，但不能短至只有大腿根部到膝盖处的二分之一长。穿短裙子时一定要注意弯腰、下蹲时不要露出内衣。女秘书须保持整体服装淡雅得体，不得过分华丽。同时女秘书在穿着套裙时，还须注意保持丝袜的整洁完好，不得穿有洞或抽丝的丝袜出现在办公场合中，一般来说，女秘书应在包中常备一双丝袜，以防袜子抽丝或钩破。3

秘书理论与务实出版社社文分社男士注意不要穿印花或大方格的衬衫，衬衫领口及袖口须保持清洁；女士则不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去，穿着过于暴露的衣服是不礼貌的。办公室人员工作时不宜穿大衣或过分臃肿的服装，也不能穿背心、短裤、拖鞋或赤脚穿鞋。作为女秘书，佩戴的首饰也不宜过多，走起路来摇来摇去的耳环会分散他人注意力，丁当作响的手镯也不宜戴。鞋子应保持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子的鞋。总体上来说，办公室人员应保持整洁、大方、美观的仪表，且其妆容及着装风格与气质应与就职单位的企业文化相协调。4

秘书理论与务实出版社社文分社（3）办公室工作人员应保持优雅的体态，主要要求有：站姿挺拔。其基本姿势为：头正，肩平，女士两腿并拢，男士两腿可分开也可并拢（若两腿分开不可肩宽），腰背挺直，挺胸收腹，两臂自然，不耸肩，保持身体重心平稳，不东倒西歪，体态优雅。在办公室会见客户或出席仪式站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前；坐姿端正，不得随意把腿前伸或后伸，不可将腿或脚随意架在办公桌或椅子上，要移动位置时，应先把椅子放在应放的地方，不应带着椅子移动。5

秘书理论与务实出版社社文分社二、办公室环境维护礼仪办公室环境由两方面构成，一方面是办公室的硬性环境，即办公室的布置及美化；另一方面则是办公室的软环境，即良好的办公室人际关系的构建。1.办公硬环境维护（1）禁止摆放与工作无关的个人用品（如餐具、玩具、照片、装饰品等），每天至少做一次保洁，做到窗明几净，地面无污物，桌面无灰尘；（2）物品摆放要做到整齐、美观、舒适、大方。个人办公桌及文件柜要经常清理，无价值或价值不大的东西一律丢弃。6

秘书理论与务实出版社社文分社（3）物品摆放部位要体现顺手、方便的原则，有利于提高工作效率；计算机硬件部分要保持整洁，键盘、屏幕擦拭干净，确保正常运转；（4）文件资料柜要贴墙摆放。各类资料、物品要编号，文件资料的摆放要合理、整齐、美观；（5）一般要求人离开办公室（在办公楼内），座位原位放置，桌面一般只摆放文件等工作资料，若桌面有文件，应将文件覆盖，若在操作电脑，应关闭工作界面；人离开办公室短时外出，座位半推进，一旦离开应将文件资料及时收好，不要摊放在办公桌上；人离开办公室，超过4小时或休息，座位完全推进，电脑关闭，切断电源，桌面保持整洁干净。7

秘书理论与务实出版社社文分社2.办公软环境——人际关系构建礼仪与同事友好相处，是做好秘书办公室工作的前提。秘书人员在同事间相处时需遵从基本的礼仪规范有：（1）尊重同事，相互尊重是处理好同事关系的基础，所以，处理好同事之间的关系，首先应尊重对方。（2）关心同事，不打探隐私，不背后议论。隐私与个人的名誉密切相关，背后议论他人的隐私，会损害他人的名誉，引起双方关系的紧张甚至恶化，因而是一种不光彩的行为。8

秘书理论与务实出版社社文分社（3）对自己的失误或同事间的误会，应主动道歉说明，征得对方的谅解；对双方的误会应主动向对方说明，不可耿耿于怀。（4）公司内与同事相遇应点头行礼表示致意；出入同事办公室时，进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。（5）递交物件时，如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如