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...
总承包工程建设项目档案管理规定(试行)
1总则
1.1为做好总承包工程建设项目(以下简称总包项目)过程
文件和竣工资料的收集、整理、编制及归档工作,确保总包
项目档案资料的完整、准确、安全、有效,结合我公司具体
情况,特制定本规定。
1.2本办法适用于总包项目档案管理工作。
1.3总包项目档案是本单位在项目总包过程中即投标、招
标、勘察、设计、施工、调试、设备采购、监理及竣工验收
等过程中形成的文字材料、图纸、图表、计算、声像等以及
其他形式与载体的文件材料。
2总包项目档案的管理
2.1总包项目档案实行集中统一管理,档案部门负责监督、
检查和指导总包项目的档案收集整理工作。各总包项目档案
应在项目竣工验收后两个月,向我公司档案部门移交。
2.2如遇特殊情况不能及时进行竣工验收的总包项目,应在
设计、施工完成后两个月,向我公司档案部门先行移交设计、
施工过程中形成的文件资料,竣工验收合格后交齐全部竣工
资料。
2.3总包项目的档案工作要与项目建设进程同步,纳入项目
z
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建设管理程序。项目申请立项时,即应开始进行文件材料的
收集、整理、审查工作;项目竣工验收时,完成文件材料的
验收和归档工作。
3项目档案收集人员职责
3.1总包工程立项,在确定项目经理后,必须明确一位项目
负责人分管档案工作,并建立与总包档案工作任务相适应的
管理机构,指定一名专业技术人员作为项目秘书负责总包项
目全过程的文件收集、整理工作。
3.2总包项目档案负责人负责监督、指导、检查本项目全过
程文件的收集、整理、归档工作;并负责收集、汇总各分包
单位形成的工程档案。
3.3项目秘书负责(根据项目规模大小,参考总包项目文件
归档围)编制项目文件归档清单,一式两份,双方签字,交
档案科备案,作为项目竣工后归档文件的验收凭证,同时做
好总包项目过程文件的收集、整理、归档工作。
3.4建立项目经理档案收集责任制,签订责任书。
4文件的收集要求
4.1与总包项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的
各种载体的文件,应收集齐全。详见《附表4.1总承包项
目文件归档围》。
4.2收集的文件必须合理有效,字迹清楚,图样清晰,图表
整洁,签字手续完备。
z
...
4.3需永久、长期保存的文件不应用易退色的书写材料(红
色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。
4.4复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像应清晰和着
色牢固。
4.5声像文件材料应保证载体的有效性。并应全面反映项目
开工、竣工、隐蔽工程验收以及上级领导到现场视察、指导
工作等容。
4.6长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
5文件的整理与归档
5.1应遵循工程文件的自然形成规律,保持文件的有机联
系,应根据文件的性质、容分别按年度、项目和单项或单位
工程进行整理,便于档案的保管和利用。
5.2总包工程由多个单位分包组成时,工程文件应按单位工
程组件。
5.3每件(册)文件不宜过厚,一般不超过40mm。
5.4不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。
5.5声像材料整理时应附文字说明,照片档案必须对每进行
著录,即注明项目、事由、时间、地点、人物(照片上如果
有领导人,则要注明领导人的姓名和职务)、作者等容。每
一总包项目照片档案至少归档20。
5.6件文件的排列:一件有数份文件组成的,应编制件目录,
包括序号、名称、起始页,最后一份填写起始和终止页号。
z
...
件目录:
目录
1、XXXXXX………………1
2.XXXXXX………………X
…
…
…
n.XXXXXX……………………
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