大型亲子活动执行总案.docx

花样童年·花样城大型亲子活动执行总案

活动时间：2012年8月18日—8月19日

活动地点：8月18日 西山公园

8月19日 花样年 花样城项目地

华易营销

2012年8月6日

活动前期工作进度表

日 期

8月6日

8月7日

8月8日

8月9日

8月10日

8月11日

8月12日

8月13日

8月14日

8月15日

8月16日

8月17日

工作内容

确认活动日期、明确职责任务、进行任务分解制定前期媒体宣传计划

确定活动VI设计样稿、同时进行三方审定签订活动三方协议

完成活动总案详细及活动细化分解说明书

活动平面布局图、分区注释、活动细化及规则落实活动演艺公司及节目单、签订下游服务合同按总案物料清单明确活动器械、物品、工具的规格、型款、价格及供货商

志愿者招募

完成活动所需VI视觉系统设计及报广秀稿完成并确定活动游园图样稿（含报名表设计）三方在活动两现场进行场地布置确认并定稿

按既定前期媒体宣传计划投入宣传

召开亲子联盟商家协调会、明确任务和职责、保证活动基数和品质、签订各自的活动参与协议确认活动活动前期资金到位

检查活动物料及器具准备情况和进度节点

检查并再次明确各联盟商家的参与情况和协作环节情况并收集各商家反馈意见

志愿者第一次集中培训（桂林晚报七楼会议室）检查演艺公司及下游服务商活动准备情况

桂林晚报亲子联盟教育版打面积铺垫宣传检查活动所有物料落实情况

落实保险公司、医疗急救单位的参与协作志愿者第二次集中培训

桂林晚报亲子联盟商家协调会对活动所有相关环节进行全方位推定

志愿者第三次集中培训

活动三方召开战前会议、逐一对活动总案、活动流程、游戏规则细化及执行、应急情况预想、保安交通维护等进行全方位协同推演

活动硬广整版（游园图及报名表）见报

西山公园布展开始、（花样年华外场布置同时进行）

西山公园布展后期完善及花样年华外场同时进行志愿者熟悉现场并进行预演、培训相关急救、控场技巧

责任单位/个人华易、桂林晚报、桂林晚报、李黎

华易

花样年、华易华易

华易华易

桂林晚报、华易桂林晚报

华易华易

花样年、桂林晚报、华易

桂林晚报桂林晚报、华易

花样年、华易华易

桂林晚报

桂林晚报、华易华易

桂林晚报桂林晚报、华易

桂林晚报华易

桂林晚报、华易华易

桂林晚报、华易

桂林晚报华易、晚报

桂林晚报、花样年、华易桂林晚报、华易

活动组织及物料篇

序号项目名称数量备注1

序

号

项目名称

数量

备

注

1

舞台H60-80

90

规格15×5（m）

2

舞台红地毯

105

与舞台占用面积相同、加围边

3

舞台背景架

75

规格为15×5（m）

4

背景喷绘

75

规格为15×5（m）、含制作安装

5

音响设备

2

配置另见详单

6

引导路牌

10

引导路牌、主路口、活动入口指示

7

嘉宾胸花

20个

西山公园

8

充气拱门

2组

西山公园

19日花样年场地

9

舞台H60-80

90

规格15×5（m）

10

舞台红地毯

105

与舞台占用面积、加围边

11

舞台背景架

75

规格为15×5（m）

12

背景喷绘

75

规格为15×5（m）、含制作安装

13

音响设备

2

配置另见详单

14

引导路牌

16

赴花样年项目远程引导路牌

15

签到桌

1

花样年场地

16

嘉宾桌

24张

花样年场地

17

嘉宾椅

32

花样年场地

18

藤椅

300张

花样年场地

19

嘉宾胸花

20个

花样年

20

帐篷

360平方

花样年场地

21

充气拱门

1组

花样年项目1

由华易负责

B、会务组织部分

序

项目名称 数量

号

1项

2工作牌三个课时

2

工作牌

三个课时

60个

课时培训

工作人员及会务演出人员

华易

3

主持人

2名

两场

华易

4

记者证

30个

记者识别及工作凭证

华易

5 志愿者太阳帽、 70

花样年LoGo志愿者手贴、帽子

华易

备 注

招募60-70名志愿者，需要集中进行3个

责任单位

晚报、华易

6

手贴

急救及保安人员

20

活动现场控制与急救

晚报

7

工作餐

200份

2天盒饭中餐含花样年外场机构人员

晚报、华易

8

糕点及水果

1批

12日花样年现场糕点、冷餐供应

华易

9

能量加油站

1

饮用水供应

晚报

10

自聘工作人员

30

现场协助保护、防止儿童走失及水岸巡防、

晚报

11

礼仪及演出人员

18

西山及花样年双场

华易

12

活动印刷品

VI视觉识别系统及其展架印刷品

华易

13 与交通及相关部

门的协调工作

现场交通引导等工作

晚报、华易

C、活动物料部