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集团公文管理办法

第一条目的

为完善集团内部管理体系，规范公文管理，使集团各类公文处理有

章可循，高效运作，保障集团内部信息上行下达的通畅、有序，保证各

单位各项事务及时、有效开展，结合集团实际，特制定本办法。

第二条公文定义

公文是指企业与政府职能部门、相关单位间传送的文件，以及企业

内部各单位相互传送的各类文件。

第三条管理职责

1.集团总裁办负责外部来文和内部各单位上报文件的接收、流转签

批、发文及相关拟文工作。

2.集团行政后勤部负责文件归档、存档、查阅、借阅工作。

3.子公司总经办、工厂综合办全面负责本单位文件的收、发、存及

传阅工作。

第四条集团常用公文

1.请示：请上级指示和批准，要求答复的用请示。

2.报告：向上级汇报工作，反映情况，陈述意见等用报告。

3.批复：答复请示事项，用批复。

4.通知：传达上级的指示，要求下级办理或知道的事项；批转下级

的公文或转发上级、同级、不相隶属单位的用通知。

5.决定、决议：对某些问题或者重大行动做出安排，用决定。经过

会议讨论通过，要求贯彻执行的事项用决议。

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6.函：平行的或不相隶属的单位、部门之间互相商洽、协调工作，

向有关主管部门请示批准等询问和答复问题用函。

7.会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵

守执行的，用会议纪要。

第五条公文格式

公文格式一般包括：标题、主送部门、正文、附件、印章、发文时

间、抄报单位、发文字号、主题词等。

1.公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文

公司（部门）和公文种类。

2.向上级请示的公文，只写一个主送单位。

3.成文日期以负责人签发的日期为准，职能部门联合行文以最后签

发单位负责人的签发日期为准。

4.发文字号一般包括年号、单位代号、顺序号（红头文）。

5.公文如有附件，应当注明附件的名称、页数。文字一律从左至右

横写横排。

6.公文纸统一用A4纸，在左侧装订；其余行文，根据实际需要确定

行文关系。

7.向集团报送的请示，应一文一事，仅主报集团，不要同时抄送其

它单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外)；向各部门的重要行

文，可以抄报直接上级领导。

第六条公文排版规范

1.凡属红头文件，必须严格按照《国家行政机关公文处理办法》规

范排版，规范选取主题词等。

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2.集团内部来往的一般公文，按照如下要求统一规范：

（1）一般情况下，除集团下发的人事任命、重要通知、管理制度、

办法、规定等以外，内部文件往来不提倡套用红头，特别是上行文，如

各单位上报的请示、报告等不提倡套用红头。

（2）文件的排版参数（红头文除外）:

页面边距：上边距2.2CM，下边距2.0CM，左右边距2.8CM；

标题：2号字，宋体、加粗，居中；

正文：4号字、仿宋体；首行缩进2个字，2页以上插入页码；结构

层次序号第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为：（“1）”，

第五层为“①”，第六层为“A”。

落款：4号字、仿宋体。

成文时间：在WORD文档状态下，用“插入”—“日期和时间”来实现“二

〇〇九”，不可用“二00九年”。

（3）文件有附件的，须在正文结束后下空一行、首行缩进2字，用

四号仿宋体加粗注明的“附件：”，并按照附件顺序标引，参照如下：

此请示如无不妥，请集团批准为盼。

附件:1.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx（共X页）

2.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx（共X页）

第七条内部行文规范

1.对内、外重要文件，必须填写文件处理笺，分送各级领导审核会

签完毕后，由公文管理部门统一编号，以单位统一格式的红头文件形式