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采购管理控制程序
内容提要:为规范公司的采购作业流程,确保适时、适量、优质地采购物品,在确保生产顺利的情况下降低成本,提高物流速度。
1.0[目的]
为规范公司的采购作业流程,确保适时、适量、优质地采购物品,在确保生产顺利的情况下降低成本,提高物流速度。
2.0[适用范围]
适用于公司所有采购。
[定义]
主要材料:直接构成产品的原材料.
辅助材料:辅助生产用的材料(如助焊剂、锡条等。
工具材料:生产检验时所需的工具、设备、仪器、仪表等。
[职责]
PMC:负责材料安全库存量的制定、材料请购、物料点收入库。
采购部:依据PMC提报的《材料采购申请单》进行采购及采购进度的跟催.
品保部:负责主要材料和辅助材料的进料检验。
PE部:负责工具材料的请购以及验收。
各职能部门:负责本部门所需工具、设备、仪器向PE提出申请。
厂部经理:负责500元以下工具材料请购单的核准.
[程序内容]
主要材料和辅助材料的采购及跟踪
采购申请:
PMC部依据《订货通知单》所需数量、库存数量、安全库存量、物料基本资料表,制定《材料采购申请单》交采购部,采购员根据需求量和需求时间编制《采购订单》给部门主管核准。
《采购订单》下达:
采购员将审核后的《采购订单》传真给合格供应商,并要求供应商签回,采购员将签回的《采购订单》确认回签登记后较交给财务中心,同时在《材料采购通知单》中填写交货日期、采购单号后返回PMC部。
采购部编织《每日预计进料表》作为物料跟踪依据,采购员根据物料交期进行跟进。
采购过程中,如遇特殊情况,供应商不能如期交付,采购部根据实际情况作出调整和处理。
在采购过程中,如遇特殊情况,不能在合格供应商处采购时,必须得到厂部经理或总经理的批准。
采购信息的要求:
采购订单等资料应清楚的说明订购产品的资料:品名、规格、型号、数量、单价、要求交期、品质要求、交付方式等内容。
工具材料的采购及跟踪:
采购申请:各需求部门于每月30日前向PE部提出申请,由PE部统一按需求量填写《请购单》经厂部经理或总经理批准,PE部每月5日前将批准后的《请购
单》交采购部,由采购部在每月10日前予以集中购回,特殊紧急情况除外,但批准权限不变。
《采购订单》下达
有合格供应商的工具材料,则由采购员填写《采购订单》经部门主管核准后直接购买,设备、仪器必须签定《购销合同》。
无合格供应商的工具材料,则由采购部按《请购单》所要求的型号、规格、质量要求等寻找两家以上供应商报价,并在报价中进行比价、议价,最终结果经经理或其授权人员批准后,采购部方可下《采购订单》进行采购。
采购产品的验收:
物料验收:
采购产品的验收
采购回厂的物料由品保按《产品监视和测量控制程序》进行验收,当顾客或本公司有特殊要求需在供应商处进行验证时,由采购部通知供应商,本公司品保部将按有关要求在供应商处进行验收。
若须由顾客或本公司在货源处验证时,应在相关的采购文件中加以说明。
工具材料采购回公司后,由PE部验收,验收合格由PMC部按一进一出原则入库和出库发往PE部,由PE部建立相应台帐;验收不合格由PE开出《通知单》知会采购部
设备、仪器必须由PE按《购销合同》内容验收。
6.0[流程图]
无
7.0[相关记录]
《材料采购通知单》、《请购单》、《购销合同》、《采购订单》、《每日预计进料表》
8.0[相关文件]
《产品监视和测量控制程序》
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