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管理者应掌握的沟通技巧
职场中,沟通的重要性不言而喻的。对于管理者来说,沟
通更加重要,职场专业人士认为,积极而有效地沟通能为职场
人营造一个良好的人脉关系,还能为个人职业生涯带来很多好
处。那么,如何进行人际沟通?人际沟通应注意什么?人际沟通
有哪些技巧?
管理者应掌握的沟通技巧
1.提高表达能力
良好的表达能力是沟通和合作的基础,表达能力是指在口
头语言(说话、演讲、作报告)及书面语言(回答申论问题、写
文章)的过程中运用字、词、句、段的能力。管理者与他人交
往、与组织联络,首要的问题是如把自己要说的话、要做和事
情表达清楚,让对方听明白。较强的表达能力,不仅能准确、
全面地表达上级的意图和管理者的感情,而且能给人一种美好
的印象,增强团队的凝聚力。
根据研究,为了实现更有效的沟通,需要注意以下几个具
体问题:(1)多使用对方在感情上容易接受的语言文字,多使
用陈述性语言,来表明自己的观点,避免评论性、挑战性的语
言文字。(2)要做到尽量多用数字。说话时多用数字,语言会
更加生动,说服力强,自己也会更加自信。(3)在非专业性交
谈中,避免专业性术语,措辞恰当,通俗易懂。(4)尽量使用
短句,长句使人产生累赘之感,不利于沟通。(5)说话要有的
放矢,这就好像走路一样,要有方向性的选择,这种“选择”
可以使你在说话中避免漫无边际的东拉西扯。(6)交流中人称
指代要明确,以免造成接收者的误解。(7)多说有力量的话。
有力量的话就是指说话时能够直截了当,行就是行,不行就是
不行。比如:你最好不要说“我看……”“我想……”,而应
该尽量说“我认为……”这样你的说话才够力量。
提高表达能力,着重加强以下几个方面的锻炼:(1)多说,
要有效地“说”,必须先明确我们要表达什么,除非我们在心
中已有明确的目的,否则,我们是很难组织语言。要有准备、
有计划、有条理地去说,或者是介绍,或者是演讲,要说得好、
说得精彩,必须有充分的准备,而这一准备过程和实际说的过
程,也就是在练习语言表达的过程。(2)多写,要有效的
“写”,我们应该简洁地告诉读者,与东西的目的,同时,我
们也应该明确表示要读者去做什么,去想什么,以及能感受到
什么。作为管理者,平日养成多动笔的习惯,把日常的观察、
心得以各种形式记录下来,定期进行思维加工和整理,日积月
累提高写作技巧。(3)多听,是在与别人交流的时候多听别人
的说话方式,从中学习其好的说话技巧,从而提高自己的语言
表达能力,也是为多说做准备。可以多看那些咨询性及访谈性
节目,这样能让你更好地学习别人的交谈技巧。(4)学一些新
语言。在日常的工作、学习中,经常学习和吸收一些新的语言,
能够更好地丰富你的语言词汇(5)训练判断力。这种能力对于
语言来说是至关重要的。在与别人交谈时,如果你判断失误,
就可能做出意思相反的回答,这就很可能导致不必要的误会越
来越深。
2.重视反馈手段
反馈是沟通的重要保证部分。沒有反馈,管理者无法知道
信息是否被传递到了接收者那里以及接收了多少。良好的反馈
有三个特征:一是语义明确。进行具体、真实、正面的描述,
避免含糊不清。二是心灵相通。尽力理解对方的目的,设身处
地地为对方着想。三是积极探询。避免问“为什么”型问题防
止产生防卫性反应。管理者可以通过直接或间接的询问“测试”
下属,以确认他们是否完全了解信息,以便及时调整陈述方式,
使接收者更好地理解信息。
管理者可以用下面的一些句子,尽量鼓励反馈,如“你能
提供一些指导建议,好让我重新编计划吗?”、“你认为好的
计划有什么样的特点呢?”、“我认为……你的看法呢”、
“对,请继续说!”、“你已经告诉了我一上值得考虑的事情,
你还有其他想法吗?”等等。在这样的鼓励下,接收者一般会
乐意地把反馈信息表达出来,管理者可从中得知的情况并可及
时调整自己的表达方式。当然,反馈并不一定完全是语言上的
表述,也可以是非语言式的,可以从对方的动作、表情等方面
看出,这种反馈有时更可靠,因为它们自言自语是接收者潜意
识的流露。
有效的反馈是沟通双方共同的责任,可以使双方共同受益,
是有效沟通的重要保证。为了进行的反馈,在反馈过程中需要
注意的以下几点:(1)反馈应主动,不能再被问到到时才说。
如在交谈中可以说出这样的话:“不知我是否了解你的话,你
的意思是……。”(2)反馈应具体准确,把握要害。(3)为反馈
更有效率,应优先选用口头反馈。(4
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