采购控制管理程序.docx

有限公司管理文件

采购控制管理程序

拟

定:

行政部

审

核:

批

准:

文件编号:AS-2011-09-06

文件状态: 试行发放编号:

2011年09月06日编制 2011年 月 日实施

1、目的

有限公司

采购控制管理程序

文件编号版本/版次

页 码

AS-2011-09-06

A/1

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为规范采购流程，合理控制采购周期、采购成本，加强公司的采购管理工作，确保公司所需的采购物料按时保质保量到位，以满足生产运营需求。

2、范围

采购过程、信息、质量的管理与控制。

3、职责与权限

供应部负责本制度的制定与解释，以及采购活动的实施。

各部门负责采购需求计划的制定与申报工作。

总经理负责采购需求和资金的审批工作。

财务中心负责采购活动所需资金结算和账务的监督管理工作。

4、内容

采购需求管理

各部门根据生产或工作需要，提出物料需求，并填写《物料申购请单》一式三联

（申购部门、采购部、仓库组各执一联），经部门经理审核，分管副总或总经理批准后生效。

申购物料时，必须写明所需物料的类别、名称、规格/型号、申购数量、需到货日期及用途说明。对非标物料必须要附相关图纸及列明具体的要求，申购整机物料的名称须与技术图纸名称相符。

对于生产所需物料，生管部应依据当月生产任务，结合安全库存量和采购周期，制定物料需求计划，按计划做到定期申购并至少按采购周期的到货时间提前三天申购，以便于采购人员有充分时间寻找货源与供应商进行业务谈判，保证所需物料按时到货。

所有物料的申购，必须做到事先查看库存，避免重复或过多采购。

供应计划管理

供应部依据各部门提供的《物料申购单》，区分物料需求的轻重缓急，并对物料内容进行确认，如有不清楚的采购内容，应在当班次与申购人进行确认，避免出错。

采购人员依据供应需求，做好采购作业计划，依计划对重要紧急物料先行安排到位。如物料的到货日期不能满足要求时，须在接到采购需求的当班次内与申购部门协商确认需延迟交货的时间，经确认后方可延期。

供应作业管理

采购下单

采购人员接到经审核批准的《物料申购单》方实施采购。如遇紧急临时采购需求，可凭需求部门经理电话或口头通知先予采购，但事后必须由申购部门补办申购手续。

编制：行政部 审核： 批准:

状 试行

态

有限公司

采购控制管理程序

文件编号版本/版次

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AS-2011-09-06

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物料采购分定点、零星采购。定点采购指公司根据需要，由固定供应商提供物料的采购（如生产所用的原材料、整机装配所需的外购件、生产辅助所用的工量具等大部分物料均为定点采购）。零星采购是指定点采购的供应商在不能提供公司所需物料时，所选择的采购方式。

采购人员根据采购需求，属定点采购的物料，以电话或亲临现场的方式，将《物

料申购单》上信息反馈给公司现有的供应商，在价格适宜，以及符合公司质量与交期要求后，下“订单”给供应商。

对零星采购的物料，采购人员通过网络、电话、黄页、现场考察等方式寻找供应商，选择在满足质量的前提下，价格优惠的供应商进行下单采购。（通常先在合作过的供应商当中进行评选）。

对批量物料和重要物料的采购，采购人员需填写《订购单》，经常务副总审批,财务复核后，将《订购单》交供应商签字回执，经供应商回执的《订购单》一份采购部留存作为下单凭证，并复印一份交财务部作为结款依据。

所有物料的采购，采购人员应实时了解掌握市场动态信息，做到货比三家，在保证质量的前提下，积极主动地通过询价、比价、议价方式降低采购成本。对货款的支付方式和税票的提供，应在咨询公司财务中心后，与供应商进行谈判。

采购跟单

采购下单后，采购人员须跟踪供应商的交货进度，确保供应商及时、保质、保量提供公司所需物料。

对需先付款后交货的物料，采购人员在下单后的一个工作日内，将《订购单》、

《物料申购单》一并交财务部，财务部根据物料的到货要求支付货款，以确保不因付款原因导致供应商延迟交货。

采购物料到货后，一律由仓库根据《物料申购单》接收，仓库负责在到货后的一个工作日内告知采购人员到货时间，并按《原材料、零部件仓库管理制度》办理物料入库手续。采购人员在入库单上签字确认。

因质量、运输等原因，不能按时交货时，采购人员应在需到货日期前告知物料申购部门，便于申购部门及时掌握物料到位动态。

货款结算

供应商货款按定期结算（有合同的按合同办理）。结款时凭入库单、发票或收据，经采购签字确认和常务副总审核批准后方可到财务办理结算手续。

编制：行政部 审核： 批准：

状 试行

态

有限公司

采购控制管理程序

文件编号版本/版次

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AS-2011-09-06

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现金购买零星的物料和紧急需求的物料，采购