企业合同管理办法.pdf

管理

制度

企业合同管理办法

1.为规范合同管理，有效地控制风险、预防纠纷、保障权益、

提高效益顺利实现经营目标，根据相关法律法规，结合企业实

际，特制订本办法。

2.本办法适用于以企业名义签署的所有合同，但劳动合同除

外。

3..合同”是指企业在经营活动和业务交往中，与作为平等主

体的自然人、法人及其他组织之间签署的，设立、变更、终止

民商事权利和义务关系的各类协议。

4职责

(1)归口部门，指总裁办，负责审定企业合同示范文本、进行合

同的法律审核、根据需要报告合同履行情况以及解释和修订本

管理办法。

(2)主办部门，指合同的提出部门(包括项目组)，负责组织、协

调合同文本的准备、审核、签署、归档、跟踪等。以项目组为主

办部门的合同，在项目组解散之前，应由项目组与相关职能部门

先行协商确定该等合同的接管事宜。

(3)会审部门，指参与合同审核的各部门，负责对与本部门职能

范围相关的合同条款进行审核并相应提出意见。

5.合同的文本准备

(1)订立合同，主办部门应事先查证对方当事人的主体资格、履

约能力、资信情况以及签约人的合法身份等。订立合同，均应采

用书面形式，但可即时结清或按照一般交易习惯更适宜采用口头

形式者除外。

(2)如已有合同文本，可予优先采用。

(3)已有合同文本是指企业制订的示范文本，政府主管部门/社会

机构提供的示范文本，合同相对方提供的文本。已有合同文本采

用顺序一般为企业制订的示范文本，政府主管部门/社会机构提

供的示范文本，合同相对方提供的文本。

(4)如主办部门决定采用上述已有合同文本，合同文本可交由总

裁办会同相关职能部门共同修订，但企业提供的示范文本或已经

确认且无任何实质性改变的合同文本除外。

(5)如无已有合同文本，合同文本的拟订由主办部门会同总裁办

及相关职能部门共同完成，包括拟订基本原则和主要

(6)合同条款应详尽、完整，用语应准确、精练。

(7)合同内容一般应包括合同主体标的或事由权利与义务价款或

酬金及其支付方式与期限履行的期限、地点、方式违约责任争议

的解决等。

(8)对于经常性发生的合同，企业制定并采用示范合同文本。(9)

示范合同文本的拟制，由主办部门向总裁办提出需求后，总裁办

应配合主办部门，共同拟制。

(10)草拟合同示范文本，主办部门负责商业条款内容合同内容涉

及其他部门职责的，相关部门应对职责范围内的合同内容负责草

拟与审核根据主办部门对合同的具体要求，总裁办法律顾问负责

合同框架、法律条款的拟制以及规范性、合法性审核。

(11)示范合同文本草拟后，应经相关部室会审、修改，并由总裁

办法律顾问对该文本最后审定并备案后，方可作为企业示范合同

文本使用。

6.合同的谈判

(1)合同的谈判一般由项目组或合同的主办部门组织进行。谈判

包括面对面的谈判以及电话会议等各种形式。

(2)项目所涉及各类合同以及其他重大合同的谈判均应当有企业

法律原问及其他相关专业人员一同参与，必要时可以聘请外部专

业人员参与。主办部门对于谈判过程中的重要事项应当予以记录。

(3)记载或反映谈判重大进展或变化及其他重要信息的传真、电

子邮件等,应当采用企业规定的传真、电子邮件模板，并由主办部

门按有关规定进行保管。

7,合同的审核

(1)主办部门将合同提交签署之前，应交相关部室进行审核，主

办部门应根据合同具体内容和关联程度及相关内控制度确定会

审部室,会审部宣胎总裁办外，还应包括与合同内容有实质关联

的相关部室。

(2)主办部门将合同交相关职能部室进行会审，应附有合同审核

5

表。各会审部室一般应在收到合同文本后个工作日内完成审核，

并在审核表上填写审核意见。

(3)使用企业制订的示范合同文本的合同，各会审部室审核时间

一般不应超过2个工作日。

(4)使用示范合同，不应对示范合同内容作实质性变更凡对示范

合同内容作实质性修改的，均应作出明显易见的标注或说明，并

依照程序进行会审。

(5)主办部门按照会审部室的意见将合同文本修改后，可重新提

交会审若主办部门和会审部室不能达成一致意见，主办部门应上

报其分管领导协调解决。

(6)需上报总裁办公会议或董事会审批级别的合同，在经部门审

核或经部门会审后，由主办部门提交总裁办公