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成本分摊遏制存储浪费

公司可以向使用存储的内部用户“收费”吗？只要方法合适，就会让公司明智地使用IT资源，控制成本，增加收入。

许多公司面临这种形势：存储数据量急剧增加，IT成本却不断压缩，存储及其他关键技术都未得到充分利用。这类“浪费”问题该如何解决？

其中一个解决办法就是借助成本分摊（chargeback）。成本分摊是一种有效的方法，可以影响用户的决策，同时更好地支持用户明智地使用IT资源。这样公司就能够向内部客户“收费”，有助于公司遏制成本，增加收入。但它也会带来几个常见的挑战，如：用户抵制、复杂性以及与其他财务流程缺少集成等。

最近，一家领先的金融服务公司实施了IT成本分摊项目，以便存储需求与实际业务需要相一致，这已经大大削减了成本。过去，该公司的业务部门担心存储容量不够，于是不停地增加存储容量。遗憾的是，这种做法导致存储利用率非常低，资本资产也没得到充分管理。

无论成本分摊的目标是收回成本还是创造收入，IT人员要想运用自如就要有销售信息服务给客户那样的心态。对任何成功的公司而言，重要的是，客户认为得到的价值与他们为此付出的成本相匹配。

影响成功的因素

决定利用成本分摊的公司面临着几个常见的挑战。首先，只提出使用成本分摊可能会引起争执，因为各业务部门会认为，任何成本分摊都是不公正的。一旦用户要为过去免费的东西付费，公司用户与IT部门之间的关系就会从合作关系变成敌对关系。所以，得到CIO的支持是大多数成本分摊项目的重要成功因素。

IT部门内部也有可能会抵制这种改变，因此得到CIO的积极干预显得更为重要。因为成本分摊使各业务部门能够看到IT成本，所以它们会与第三方IT服务的成本进行比较。这种比较会使IT部门在市场上具有竞争力。公司用户需要知道自己的IT部门与市场行情相一致，成本也与服务价值相一致。

引入成本分摊并传达给用户的方式是成功的基础。如果成本分摊的流程过于复杂或者过于仓促，用户往往不清楚收取的费用就会更加抵制变革。一条最佳实践经验就是，确定初始的转型期。在此期间，密切关注数量有限的存储参数，并向用户寄去发票，仅作参考之用。这种方法被称为“备忘回执（memo-back）”。一旦用户熟悉了这个流程，就可以添加额外的存储参数，寄去实际发票。

最后，成本分摊项目失败的原因往往是由于这种流程与其他IT财务管理流程分离。据调研公司Gartner声称，十有八九，公司实施的是基于电子表格的独立的成本分摊系统。许多项目会失败，是由于公司很难在成本分摊流程与规划、预算编制等其他财务管理流程之间建立必要的联系，也很难与IT服务等级、配置、变革、版本及性能管理等流程之间建立必要的联系。要有明确定义的系统以及符合IT基础设施库（ITIL）的流程来支持每个方面，成本分摊项目成功的可能性就会大大提高。

几个重要的流程如下：

1.明确目标

成功实施成本分摊项目的公司采用了一套明确的方法，它们一般都从定义解答下面这些问题入手：自己希望达到怎样的目标？如何简单、准确、公正地做到这一步？上述例子中的金融服务公司需要消除存储资源过度配置的现象，并且让用户意识到没有利用的存储容量所带来的成本。于是，它决定把利用率作为成本分摊项目的惟一重心。

2.准确评估成本

成本分摊小组必须制订准确的成本模型，评估要转变成财务成本的实际使用量。如果无法准确评估成本，就会有损于IT在用户当中的可信度，从而对其他相互依赖的财务管理流程（如容量规划）带来不利的连锁反应。成本模型可能包括：人力资源、设备、IT基础设施、软件、硬件和软件等成本。包括哪些实际成本，这取决于成本分摊项目的目标以及相关的细节程度，还应当确保模型中的成本没有重复计算。

3.分配成本

公司要确定如何分配给各业务部门的成本，并且考虑目标以及受影响用户的感受。方法有好多种，既有非常简单的：根据规模（员工数量和服务器数量等）划分存储总成本；也有比较复杂的：根据实际使用量来分配，这样可以更有效地把用户使用量与成本联系起来。

而更准确的一种方法就是建立服务等级目录。根据在特定服务等级下使用的服务量确定向用户收取多少费用。这种方案对促进与公司用户之间的对话很有帮助，因为它使用了对方能明白的术语。这会促使用户只选择真正重要的服务，或者选择成本与价值相一致的服务。

4.发票清晰

最后一步就是设计向用户表明成本的发票。发票内容清楚与否对用户是否接受极为重要，因为用户不会购买自己不知道的东西。用户必须清楚地知道自己的行动与成本有着怎样的直接关系、如何控制这些成