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合同管理流程

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流程图示

流程概述

流程目的

健全公司合同管理规范，规范公司合同管理程序，控制公司经营风险，提高合同审批效率。

适用范围

适用于公司（含本部及本地项目公司）所有对外签订的支付类合同。

定义

合同：指本公司在公司所属经营范围内，由公司法人或其授权代表人在授权范围内代表公司与公司外部的法人、自然人以及具有法人地位的社会团体和组织之间所订立的所有契约形式。

流程要素描述

支持文件外部催款管理流程

支持文件

外部催款管理流程

流程CP点

确定合同分类标准

合同签订审批授权

合同签订审核审批会签

责任部门

主导部门：合同经办部门

参与部门：

成本管理部、管理部、财务资金部

流程KPI

合同审批及时率

合同错漏控制情况

因合同疏漏导致的相关事故控制

标准化合同文本应用率

输入条件

合同分类标准

公司标准合同范本

招标或供方选定的结果及过程文件

业务部门起草的合同文本（初稿）

输出结果

签署合同文本

合同管理台账

立卷归档后的合同

合同管理

流程

流程CP点描述

CP点

对流程的影响

控制要点

难点／风险点提示

确定合同分类标准

清晰的合同分类、准确的合同编号，有助于公司合同管理体系的精细化管理

·合同分类

·合同的编号规则

——

合同签订审批授权

为保证公司合同审批效率，同时兼顾风险控制，明确合同签订审批授权，是合同日常管理的主要依据之一

·合同审批授权的统一管理

——

合同审核审批会签

日常合同签订过程中的主要环节，按照合同分类，明确会签发起部门、会签参与部门及审批人

·详见《合同审核审批一览表》

——

工作程序

合同分类

按照合同内容划分：

合同分类标准，详见《合约规划》。

部分四级分类可能不形成合同，以强制规定或协商方式形成双方之要约，此类情况亦参照合同管理程序进行相关的确认和付款申请审批，以下不再特别说明。

单个合同的分类确认，由成本部门提出意见，财务部门复核。

合同编号管理：系统自动生成。

合同审批授权

合同审批授权，是由授权人和被授权人签署《对外合同审批授权书》，授权人将一定范围和限度内的对外合同审批签署权利和责任授予被授权人，被授权人据此拥有相应的权利，并在授权书授予的权限内独立做出相应决策。

合同审批授权，按照授权人和被授权人不同分为以下两类：

总经理对公司副总经理、项目负责人的授权。

副总经理对项目负责人的授权。

合同审批授权的统一管理部门为公司办公室，主要负责：

对外合同审批授权管理办法的制定、修改、解释、指导和监督检查；

组织拟订授权方案并组织审批；

规范《对外合同审批授权书》等相关授权文书的登记、使用、保管、归档等管理；

组织授权期间的授权变更和授权解除。

合同审批授权程序：

办公室组织拟订公司合同审批授权方案，征询人力资源部、财务资金部、成本管理部、管理部意见后，提交公司总经理办公会审议、总经理审批。

办公室组织授权人和被授权人签署《对外合同审批授权书》，授权书正式文件四份，授权人、被授权人、公司行政管理部门、财务管理部门各留存一份。

授权时限：实行“一年一授权”制度。授权人对被授权人的授权时限为一年，每年年初进行授权，下一个年度重新授权并签订授权书。

授权的变更：

正常变更：授权人有权对被授权人的权限通过重新签署《对外合同审批授权书》的方式进行变更。在授权人和被授权人重新签署《对外合同审批授权书》前，被授权人仍按原有授权权限行使权力。

特殊变更：授权人有权提前解除、暂停或变更被授权人的权限，并由办公室出具相应通知文件通知被授权人和相关人员。

授权的终止

正常终止：授权至《对外合同审批授权书》规定的授权期限截止日自动终止。

特殊终止：授权人、被授权人在授权有效期内离职、被解聘或变动工作的，授权自其离职、被解聘或变动工作被批准之日起终止。

合同审批机构：效益小组工作制度

效益小组的组成

常务副总，规划设计部、成本管理部、工程管理部主管领导，采购管理部、成本管理部、管理部、财务资金部、规划设计部部门经理或指定人员，会议秘书。

组长：常务副总，成本管理部主管领导主持会议。

工作准则

效益小组在公司总经理和经理办公会的领导之下，深入开展“降成本、增效益”工作，及时分析总结公司工程建设等经济活动中出现的问题，切实将“降成本”工作抓出实效。

效益小组以公司相关管理制度为指导原则，审核各类经济合同。

效益小组根据公司领导的指示和工作需要，组长负责召集成员开会研究问题，确保各项目工作的顺利进行。效益小组的日常工作由组长指定一名成员负责，加强与项目部和相关部门的联系，沟通和办理相关的工作。

工作职责

审核公司本部全部合同和所属公司按照权限上报的合同。

工作程序

效益小组每周二上午8：45在公司四