柳流州恒超物流公司程序文件.docx

柳州恒超汽车部件有限公司

物流管理管控体系文件

程序文件

编制：日期：2010.5.1

审核:日期：2010.5.5

批准:日期：2010.5.10

受控状态：手册编号：

发放序号：

2010.05.16发布2010.05.18实施

恒超物流

文件控制程序

1、目的：

确保使用场所得到的文件均为有效版本，防止使用作废的文件。

2、适用范围：

适用于与管理管控体系有关的所有文件的控制。

3．职责

3.1综合办是文件控制的归口管理管控部门，负责文件的发放、更改、控制和管理管控工作。

3.2经理负责管理管控方针、目标和管理管控手册、程序文件的批准。

3.3各部门负责与本部门有关的文件的控制和管理管控。

4．工作程序

4.l文件的分类和编制、批准按《文件管理管控标准》执行，并确保所有文件在发布前对其适宜性均得到批准。

4.2各种类别的文件的编号方法按《文件编号办法》的规定进行编号。

4.3各部门根据工作需要识别需编制的文件，填写“文件编制相关计划/文件清单”组织人员进行文件的编写。

4.4文件的签发

4.4.l综合办负责文件的签发，文件接收人在“文件收/发文记录单”上签字后领用相应文件。

4.4.2以传真、电子邮件传递的文件应记录时间、接收传真号和电子信箱号。

4.4.3文件在批准时应注明发放对象，具体按《文件管理管控标准》执行。

4.5文件的评审、更新与更改

4.5.1文件在实施过程中，应评审其适宜性。文件编制部门应适时（标准/法规、市场产品、企业机制及上级、顾客、供方等信息变化时）组织相关部门，对文件进行评审；内审及管理管控评审时应对文件评审，以确定是否更换。

4.5.2如文件需要更改时，由归口部门提出更改申请，说明更改意见及原因，组织有关部门评审后更改，并填写“文件更改/销毁记录”下达更改通知单到文件原持有人。

改动合适的内容较小时可采用划改方式，文件持有者按通知单要求划改；改动合适的内容较多时可采用换页的形式。将原页码收回销毁。文件持有人负责对文件修改条约条款换页/作出标识。

4.5.3文件更改应重新按本程序规定、批准发布。并由原审批人员负责审签，原审批人不在职时，由现任领导审批、签发，现任领导在审批前，应获得原审批文件所依据的背景资料，了解原文合适的内容、更改原因、依据等。

4.5.4多次更改或文件大幅度修改时应进行换版。换版后原版次文件作废，换发新版本。

4.5.5作废文件由发放部门按原发文登记记录收回，并在备注栏注明“作废”标识，作废文件，由文件管理管控人员填写“文件更改/销毁记录”经主管领导审批统一销毁，并在原文件登记表中记录销毁日期和文件数量。

留作参考有保存价值的作废文件，应在文件醒目处标“作废”标识，并在原文件登记表备注栏注明“作废留存”方可保留。

4.5.6各文件管理管控部门负责对发放到本矿外部的受控文件，应做好发放记录和更改/更换/作废控制，当本本矿文件更改/换版时及时给予更改和换发。

4.6文件的管理管控

4.6.1文件管理管控部门应编制“文件清单”。

4.6.2文件应分类存放在干燥通风和安全的地方，由文件管理管控部门监督实施。

4.6.3任何人不得在受控文件上乱涂乱改，确保文件的清晰易于识别和检索。

4.6.4需临时借阅的文件，借阅者应填写“文件借阅、复制记录”，经主管领导批准后借阅文件，由文件管理管控员负责收回；原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏，具体按《文印管理管控办法》执行。

4.6.5文件管理管控部门负责组织，全面检查各类在用文件的有效性，随时核查各使用者手中的文件以及作业现场的文件，发现问题及时处理。

4.7外来文件的控制

综合办负责外来文件的管理管控和控制，填写“外来文件清单”并做好发放记录。

4.8对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。

5．相关文件

5.1《文件管理管控标准》

5.2《档案管理管控制度》

5.3《文印管理管控办法》

5．4《文件编号办法》

6相关记录

6.1文件编制相关计划/文件清单

6.2文件收/发文记录单

6.3文件更改/销毁记录

6.4文件清单

6.5文件借阅、复制记录

记录控制程序

1、目的

反映体系运行的实际情况和保证体系