管理信息化信息化知识档案信息化建设讲义整合.pdf

目录

引言4

第一节档案信息化的意义1

一、档案管理网络化应用1

二、有效保护档案原件1

三、文档管理一体化1

四、档案及时更新1

五、提升档案业务流程1

第二节档案信息化的环境3

一、技术环境3

二、政策环境3

第三节档案信息化概况5

一、档案信息化的国际概况5

二、我国档案信息化的进程及现状5

（一）进程5

（二）“十二五”期间我国档案信息化的发展现状7

（三）档案信息化的市场容量9

第四节档案信息化的必要条件11

一、建立起统一的档案管理平台和网络系统11

二、实现文档一体化管理11

三、搞好档案数据库建设12

四、强化标准化建设12

第五节档案信息化的措施保障14

一、技术力量的支持14

二、人员素质的提高14

三、制度健全15

四、经费到位15

第六节档案信息化的具体操作16

一、构建档案管理信息系统16

（一）系统架构要求17

（二）功能模块设置17

二、纸质档案的数字化加工21

第七节档案管理信息系统软件23

一、量子伟业24

二、清华紫光电子档案26

（一）系统设计26

（二）数据录入、数据转换和收集整编等输入27

（三）光盘制作、数据维护、统计报表和档案查询等输出27

三、世纪科怡28

四、珠海泰坦档案管理软件32

五、易度档案管理系统36

引言

随着公司集团化紧锣密鼓的进行，档案工作将如何开展才能适应

适应公司的发展需求，也成为我们思考的重点。集团化的环境下，我

们的档案数量和种类也将随之急剧增加，档案的整理、保存、维护和

查找都将会增加我们的工作量。然而，对于大量的档案文件，依靠人

工记忆、查找都将会变得很困难。因此，档案的管理工作也需要上一

个新的台阶，如何才能完整、高效地管理档案呢？档案的信息化管理

随之应运而生。

第一节档案信息化的意义

一、档案管理网络化应用

通过档案信息化建设，档案管理将有效改变归档立卷、整理编目、

统计检索等传统模式，解决档案整理耗时费力、利用检索效率低等问

题，形成档案网上接收、实时监控、远程共享的工作体系。

二、有效保护档案原件

档案信息资源采用数字介质保存，便于管理和提供利用，从而减

少了档案原件的反复调阅，减轻了档案原件的损坏，提高了档案管理

的安全性。不仅有利于档案的永久保存，还能减少复制和备份的成本。

三、文档管理一体化

通过档案管理平台的标准接口与办公系统规范化衔接，各部门形

成的电子文件可以做到实时接收、及时管理，从而减少档案管理过程

中的重复录入和原件扫描过程。实现文档管理一体化，减少纸质文件

发放数量，各部门间的信息发布和公务处理更加快捷，创建起一个高

效、全面协同的工作环境。

四、档案及时更新

由于我公司重要文件由档案室保存，随着项目进展，档案随时进

出档案室。部分文件资料随着项目进展需要变更，不利于档案安全、

及时的管理和更新。通过档案管理系统有效、及时地完成新形成的档

案资料归档管理。

五、提升档案业务流程

档案管理是一项全员参与的工作，而不只是档案员的任务，也不

是一切档案业务都得在档案室完成的，档案管理的目的就是方便快捷

地让每位领导和员工在自己的岗位都能够查找到所学的档案资料并

得以安全利用。

第二节档案信息化的环境

一、技术环境

档案信息化发展的技术环境已经具备。计算机网络的普及促进了

信息化的进程，网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的

迅猛发展，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的

技术条件，网络基础设施不断改进完善也为档案信息化建设创造了良

好的硬件环境；同时实现档案信息资源共享，为社会提供全面、准确、

快速、方便的档案信息服务提供保障。

二、政策环境

2000年，王刚同志提出了全国档案信息化建设任